■概要
海外の取引先から送られてくる請求書や申込書など、外国語で書かれた書類の対応に手間を感じていませんか。
内容を把握するために都度翻訳ツールにコピー＆ペーストしたり、関係者への共有を手作業で行ったりするのは、時間がかかるだけでなくミスの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Google DriveにアップロードされたファイルをOCRによってテキスト抽出し、AIで翻訳後にGmailで通知するまでの流れを自動化できます。
言語の壁を超えたスムーズな情報共有を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外との取引が多く、外国語で記載された書類を日常的に扱う方
- Google Driveに保存されたファイルの情報を手作業で翻訳し、関係者に共有している方
- 書類の確認や翻訳、共有にかかる時間を削減し、本来の業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルがアップロードされると、テキスト抽出から翻訳、通知までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのコピー＆ペーストやメール作成が不要になるので、転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- オペレーションでAI機能の「翻訳する」アクションを設定し、抽出したテキストを指定の言語に翻訳します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、翻訳結果を含んだメールを指定の宛先に自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、ワークフローを起動する対象のフォルダを任意で設定してください。
- OCR機能では、読み取りたいファイルの項目や範囲などを自由に指定することが可能です。
- AI機能による翻訳では、翻訳先の言語（日本語、英語など）を自由に設定できます。
- Gmailでの通知アクションでは、宛先（To/Cc/Bcc）や件名、本文を任意で設定でき、本文にOCRで抽出した原文やAIによる翻訳結果を変数として埋め込めます。
■注意事項
- Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら。 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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