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「Outlookで受信した問い合わせメールの内容を、Teamleaderに手作業でコピー＆ペーストしている…」
「手入力だから、会社名や担当者名を間違えて登録してしまい、後で修正するのが面倒…」
このように、OutlookとTeamleader間のデータ連携を手作業で行うことに、手間やストレスを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Outlookで受信したメール情報をもとに、Teamleaderの会社情報や連絡先を自動で作成・更新する仕組み</span>があれば、こうした日々の面倒な作業から解放されるでしょう。
また、入力ミスによるトラブルを防ぎ、より重要な顧客対応や営業活動に集中できる貴重な時間を生み出せるかもしれません。
今回ご紹介する方法は、プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で簡単に設定できます。
ぜひこの機会に日々の業務を自動化し、作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OutlookとTeamleaderを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
OutlookとTeamleaderのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた情報登録や更新、通知といった様々な業務を自動化できます。これにより、データ入力にかかる時間と手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーのない正確な顧客管理を実現します。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
問い合わせフォームなどから特定の件名で届くメールをトリガーにして、メール本文に含まれる会社名や担当者情報などをTeamleaderに自動で会社情報（Company）として登録します。
この連携により、<span class="mark-yellow">新規リードの情報を手動で入力する手間が減るため、迅速かつ正確に顧客情報をTeamleaderに蓄積</span>できます。
Outlookで受信したメール情報をもとに、Teamleaderに新しい連絡先（Contact）を自動で作成する連携です。
メールの差出人や本文から名前やメールアドレスを抽出し、Teamleaderに登録することで、<span class="mark-yellow">手作業による連絡先の登録漏れや入力ミスを防ぎ、スムーズな顧客管理を実現</span>します。
それでは、さっそく実際にOutlookとTeamleaderを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとTeamleaderの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Outlookで特定の件名のメールを受信したら、TeamleaderにCompanyを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
OutlookとTeamleaderをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
2.右上の検索窓に「Outlook」と入力し、検索結果からOutlookのアイコンを選択します。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
表示された画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしましょう。
3.次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。
4.続いてTeamleaderをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からTeamleaderを検索します。
次の画面で、メールアドレス・パスワードを入力し、「Log in」をクリックしましょう。
マイアプリにOutlookとTeamleaderが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Outlookで特定の件名のメールを受信したら、TeamleaderにCompanyを作成する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するOutlookに、メールを送信しておきましょう！
※後続のOutlookのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は下図のようなメールを送信してみました。
テスト用のため、メール内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定の件名のメールを受信したら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「メールフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「キーワード」は、入力欄下の説明に沿って、入力しましょう。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
1.続いて、メール本文のからデータを抽出する設定を行います。
「テキストからデータを抽出する」をクリックしましょう。
2.アクション選択設定は、テンプレートを使用しているためデフォルトで完了しています。
設定内容を確認し、次へ進みましょう。
()内のタスク数を消費します。
3.詳細設定を行います。
「対象のテキスト」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなくトリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。
「抽出したい項目」は、データから抽出したい項目を設定します。
ここで抽出したテキストデータを用いて、Teamleaderにデータを追加するため、Teamleaderに追加したい項目を全て設定するようにしましょう。
複数の項目を設定する場合、カンマ（,）区切りで入力してくださいね！
今回はテンプレートを活用して、以下画像のように入力しています。
入力が完了したら「テスト」を実行し、正しくデータが抽出されていることを確認しましょう。確認後、「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「Create Company」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「Company Name」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
「Email List」「Telephone List」「Custom Field List」の各項目は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
Type選択は、プルダウンから選択してください。
※プルダウンで選択した項目は、今後作成されるすべての会社に適用されるので注意してください。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にTeamleaderにデータが追加されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
今回はOutlookからTeamleaderへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にTeamleaderでのアクションをきっかけにOutlookへ通知するといった連携も可能です。もしTeamleaderからOutlookへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Teamleader上で取引（Deal）のステータスが更新された際に、その内容をOutlookに自動でメール通知します。この仕組みにより、<span class="mark-yellow">営業担当者は重要な案件の進捗状況をタイムリーに把握でき、関係者への迅速な情報共有が可能</span>になります。
Teamleaderに新しい連絡先（Contact）が作成されたタイミングで、担当者や関係者にOutlookでメール通知を送る連携です。新しいリードや顧客が登録されたことをすぐにチームで共有できるため、<span class="mark-yellow">アプローチのタイミングを逃さず、スピーディーな営業活動やフォローアップを実現</span>できます。
他にもOutlookとTeamleaderを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
メールの受信をトリガーに、タスク管理ツールへのタスク追加、データベースへのレコード追加、添付ファイルのアップロードなどを自動で行います。
また、データベースやフォームといった外部ツールからの情報をトリガーに、自動でメールを送信し、顧客対応や情報共有を効率化します。
手動でのデータ転記やメール送信の手間をなくし、業務効率を向上させましょう。
会社や商談が作成・更新された際に、チャットツールやメールツールに通知を送ったり、別の顧客管理ツールに情報を反映させたりできます。
また、CRMツールで取引先に新規レコードが登録されたら、自動で顧客管理ツールに会社を作成することも可能です。
これにより、手動でのデータ入力や情報連携の手間を削減し、営業活動と顧客管理をよりスムーズに行うことができます。
OutlookとTeamleaderの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメールからの情報転記や、システム間のデータ入力といった定型業務をなくし、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は顧客情報の登録や更新作業から解放され、営業活動や顧客とのコミュニケーションといった、本来注力すべきコア業務に集中できる理想的な環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも、画面をクリックしていくだけの直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q:既存の会社や連絡先情報を更新できますか？
A:はい、可能です。
Yoomでは、そのほかにも更新できる項目があります。
以下のページの「フローボットオペレーション」を確認してみてください。
Q：既存の顧客情報を新しいメール内容で上書き更新できますか？
A:はい、できます。
アクションを「Update Contact」に変更することで実現可能です。
なお、トリガーを「メールを受信したら」「本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら」に変更することも可能です。
Q:連携が失敗した場合、エラーに気づく仕組みはありますか？
A:自動化が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「権限が無い」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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