Outlookでメールを受信したら、TeamleaderにContactを作成する

■概要

Outlookで受信した顧客情報を、都度Teamleaderへ手作業で入力する業務に手間を感じていませんか。こうした定型的な入力作業は、時間がかかるだけでなく、転記ミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用することで、Outlookのメール受信をきっかけに、AIが本文から顧客情報を抽出してTeamleaderにコンタクトを自動で作成し、TeamleaderとOutlookのスムーズな連携を実現して、手作業による課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• OutlookのメールからTeamleaderへの手動登録に時間を要している営業担当者の方
• TeamleaderとOutlook間のデータ連携を自動化し、業務効率を改善したいチームリーダーの方
• 顧客情報の入力ミスを防ぎ、データ管理の正確性を高めたいと考えている管理者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでメールを受信するだけでTeamleaderにコンタクトが自動登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
• メール本文からの情報転記を自動化することで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとTeamleaderをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から必要な情報を抽出するよう設定します
4. 最後に、オペレーションでTeamleaderの「Create Contact」アクションを設定し、AIが抽出した情報を紐付けてコンタクトを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、メール本文のどの部分から、どのような情報（氏名、会社名、連絡先など）を抽出するかを任意で設定できます
• Teamleaderにコンタクトを作成するアクションでは、AI機能で抽出した氏名やメールアドレスといった値を連携するだけでなく、固定の値を入力することも可能です

■注意事項

• Outlook、TeamleaderのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。