Outlookで特定の件名のメールを受信したら、TeamleaderにCompanyを作成する

■概要

Outlookで受信したお問い合わせメールの内容を、手作業でCRMツールのTeamleaderに転記していませんか。こうした定型的な入力作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスも起こりがちです。

このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の件名のメールを受信した際に、AIがメール本文から会社名などの情報を自動で抽出し、TeamleaderにCompanyとして登録します。手作業によるデータ入力を自動化し、顧客管理の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取った顧客情報を手作業でTeamleaderへ登録している営業担当者の方
• TeamleaderとOutlook間のデータ入力作業を自動化し、チームの生産性を高めたい方
• 顧客情報の入力ミスをなくし、データ管理の正確性を向上させたいと考えているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookで受信したメールをトリガーにTeamleaderへCompanyが自動で作成されるため、これまで手入力に費やしていた時間を短縮できます
• システムが自動で処理を行うことで、手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ精度の向上に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとTeamleaderをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、フローボットを起動したいメールの件名を指定します
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、受信したメール本文から会社名などの必要な情報を抽出します
4. 最後に、オペレーションでTeamleaderの「Create Company」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報を各項目にマッピングして登録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストからデータを抽出する」では、受信するメールのフォーマットに合わせて、会社名や連絡先など、どの情報を抽出するかを任意で設定できます。
• TeamleaderにCompanyを作成するオペレーションでは、企業名やメールアドレスなどの各項目に、前段のAI機能で抽出した値を埋め込んだり、固定の値を入力したりすることが可能です。

■注意事項

• Outlook、TeamleaderのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。