TeamleaderでContactが作成されたらOutlookに通知する

■概要

Teamleaderに新しいコンタクトを追加した際、関係者への通知を都度Outlookで行っていませんか？この作業は定型的ですが、漏れなく迅速に行う必要があり、手間がかかるものです。
このワークフローを活用すれば、Teamleaderへコンタクトが作成されたら、指定した宛先へOutlookから自動でメール通知を送信できます。これにより、TeamleaderとOutlookのスムーズな連携が実現し、手作業による通知業務から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Teamleaderのコンタクト情報を、Outlookを使って手動でチームに共有している方
• TeamleaderとOutlookの連携を自動化し、情報共有の速度を向上させたいと考えている方
• 顧客情報を扱うチームで、新規コンタクトの発生を迅速に把握し対応したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Teamleaderへのコンタクト登録をトリガーに自動で通知されるため、これまでOutlookで手動作成していたメール送信の時間を削減できます
• 手作業による通知漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、Teamleaderの最新情報をOutlook経由で確実に共有できます

■フローボットの流れ

1. はじめに、TeamleaderとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでTeamleaderを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでTeamleaderの「コンタクト情報を取得する」アクションを設定し、トリガーで検知したコンタクトの詳細を取得します
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報を本文に含めた通知メールを送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookの「メールを送る」アクションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できます。特定の担当者やチームのメーリングリストなどを指定してください
• 送信するメールの件名や本文は自由に編集可能です。固定のテキストに加え、Teamleaderから取得したコンタクト名や会社名などの情報を変数として埋め込めます

■注意事項

• Outlook、TeamleaderのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。