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「Trelloで新しいタスクカードを作成したら、関連資料を保管するためにBoxでフォルダを手動で作成している…」
「完了したタスクの添付ファイルを、一つひとつBoxの指定フォルダにアップロードし直すのが面倒…」
このように、日々のプロジェクト管理でTrelloとBoxを併用する中で、二つのツール間での手作業によるデータ連携に手間や限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Trelloでのカード作成や更新といったアクションをきっかけに、Boxでのフォルダ作成やファイル保存が自動的に完了する仕組み</span>があれば、こうした定型業務から解放され、プロジェクトの計画や実行といった、より本質的な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、これまで自動化に触れたことがない方でもすぐに実践可能です。ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">TrelloとBoxを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
TrelloとBoxのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのツール間の情報登録やファイル移動を自動化できます。
これにより、作業時間の短縮はもちろん、入力ミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることが可能になります。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Trelloで新しいタスクカードが作成された際に、そのカード名に対応するフォルダをBoxに自動で作成します。
この連携により、<span class="mark-yellow">タスクごとに関連資料を格納するフォルダを手動で準備する手間がなくなり、フォルダの作成漏れも防げる</span>ため、プロジェクトの資料管理をスムーズに開始できます。
Trelloのカードが「完了」や「承認済み」など特定のリストに移動したタイミングをトリガーとして、カードに添付されているファイルを自動的にBoxの指定フォルダへ保存します。
この仕組みによって、<span class="mark-yellow">タスク完了後のファイル整理や保管作業が完全に自動化され、重要な成果物や資料を確実に一元管理</span>できるようになります。
それでは、実際にTrelloとBoxを連携したフローを作成する手順を解説していきます。今回は、ハイパーオートメーションツール「Yoom」を使用して、ノーコードで連携フローを構築しますので、プログラミングの知識は一切不要です。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
▼今回連携するアプリの公式サイト
Trelloはこちら
Boxはこちら
[Yoomとは]
今回は「Trelloでカードが作成されたら、Boxでフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にTrelloを入力し、表示された候補をクリックします。
連携のため必要事項を入力しましょう。
詳しいマイアプリ登録方法はこちらをご確認ください。
マイアプリにTrelloが表示されていれば連携完了です。
「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択してください。
検索窓にBoxと入力し、表示された候補からBoxをクリックしましょう。
以下のようにログイン画面が表示されるので、今回使用するアカウントでログインを行います。
認証画面が表示されるので、画面下部の「Boxへのアクセスを許可」をクリックしましょう。
マイアプリに戻り、Boxが表示されていればマイアプリ連携完了です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Trelloで新しいカードが作成されたことを自動化のトリガーにするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するTrelloのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
ユーザー名をTrelloで確認し入力しましょう。
ボードIDは表示される候補から選択します。
入力ができたら「テスト」をクリックし、テストに成功しているかを確認しましょう。
確認ができたら「次へ」をクリックします。
以下の設定画面が表示されるのでTrelloでカードを作成し、「テスト」をクリックしましょう。
テスト成功後、以下の画面のように取得した値にTrelloの内容が表示されます。
この後、この取得した値の内容を入力に使用することができます。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
Boxでフォルダを作成するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するBoxのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
API接続設定が表示されます。
フォルダ名は以下のようにTrelloの取得した値から「カード名」をクリックし、フォルダ名に設定しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
親フォルダのコンテンツIDはBoxで確認し入力します。
入力ができたら「テスト」をクリックし、実際にBoxでフォルダが作成できているかを確認しましょう。
確認ができたら「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
今回はTrelloからBoxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBoxでのアクションをきっかけにTrelloを操作する自動化も可能です。BoxからTrelloへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Boxの特定のフォルダに新しいファイルがアップロードされたことをトリガーとして、Trelloに新しいカードを自動で作成します。
この連携を活用することで、<span class="mark-yellow">受領した請求書や契約書の確認依頼タスクなどを自動で起票できる</span>ため、対応漏れを防ぎ、ファイルベースのワークフローを迅速に開始できます。
Boxにアップロードされた請求書や申込書などのファイルをOCR（光学的文字認識）機能で読み取り、そのテキスト情報を基にTrelloのカードを自動で作成します。
このOCR処理を含む連携により、<span class="mark-yellow">ファイルの内容を手動で転記する必要がなくなり、取引先名や金額といった重要情報を正確かつスピーディにTrelloのタスクに反映</span>させることが可能です。
Yoomでは、TrelloとBoxに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
TrelloとBoxでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Trelloに新しいカードが作成されたら、Microsoft TeamsやLINE WORKSに自動で通知できます。
また、Googleスプレッドシートに自動でデータを連携したり、Backlogに課題を追加したりすることで、タスク管理とチーム内の情報共有を効率化できます。
Boxにファイルがアップロードされたら、自動でGoogleスプレッドシートに情報を記録したり、SlackやGmail、Microsoft Teamsに通知を送ったりできます。
また、アップロードされたPDFファイルをOCRで読み取り、AIで分析してSlackに通知するなど、ファイル管理と情報共有を効率化できます。
TrelloとBoxの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたカード作成に伴うフォルダ作成や、完了タスクの添付ファイルを整理・保管する作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクも削減できます。</span>
これにより、プロジェクト管理とファイル管理がシームレスに繋がり、担当者はより迅速かつ正確に業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定のカードだけを自動化の対象にできますか？
A：はい、可能です。ミニプラン以上で使用できる「分岐」機能を使用することで、「要対応」など特定のキーワードをカード名に含む場合など特定の条件で自動化を起動させることができます。「分岐」についてはこちらをご確認ください。
Q：BoxとTrelloで双方向の同期はできますか？
A：はい、可能です。「BoxのデータをTrelloに連携したい場合」でご紹介したようにBoxとTrello方向へのデータも設定ができます。既存のテンプレートをカスタマイズしたり、一からのフローボットを作成することも可能です。
ぜひ運用したい業務にあわせてフローで作成してみてください！
基本的なフローボットの作成方法はこちら
Yoomではさまざまなテンプレートを用意しています。こちらもご活用ください。
Q：連携が失敗した場合の対処法はありますか？
A：連携が失敗した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
また以下のサポート窓口を使用することも可能です。
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