■概要
Boxに保存されたファイルの状況確認や定期的な報告を手作業で行っていませんか。こうした定型業務は手間がかかるだけでなく、確認漏れや報告忘れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、指定した日時にBox内のファイル情報を自動で取得し、内容を要約した上でSlackへ通知できます。面倒な定期報告業務から解放され、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxでファイルを管理しており、定期的な状況報告に手間を感じている方
- Slackを主要なコミュニケーションツールとして利用し、情報共有を効率化したい方
- 定型的な報告業務を自動化し、より付加価値の高い業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動で情報取得から通知までを行うため、これまで手作業での確認や報告作成に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で処理するので、手作業による確認漏れや報告内容の誤りといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定した日時になったら」フローを起動するよう設定します。
- オペレーションでBoxの「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションを選択し、通知対象としたいフォルダ内のファイル情報を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を選択し、取得したファイル情報をもとにSlackへ通知するメッセージを作成します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成したメッセージを指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローボットを起動する日時（毎日、毎週特定曜日など）を自由に設定できます。
- AI機能で通知文を生成する際の指示（プロンプト）は自由に編集でき、定型文に加え、Boxから取得したファイル名などの情報を組み込んだ柔軟な文章作成が可能です。
- Slackへの通知先チャンネルは任意で選択できます。また、通知メッセージもAIの生成結果だけでなく、固定テキストや変数を埋め込んで自由に作成できます。
■注意事項
- Box、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
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