「Web会議が終わった後、録画データを聞き返して議事録を作成するのが面倒…」
「会議内容をもとにZendeskでチケットを手作業で作成していて、時間がかかるしミスも起きやすい…」
このように、会議後の情報整理やチケット作成に追われ、より重要な業務に十分な時間を割けないと感じていませんか？
もし、Web会議が終了すると自動で文字起こしが行われ、その内容がZendeskのチケットとして自動で登録される仕組みがあれば、手作業による手間を削減でき、顧客対応の準備やプロジェクト管理といった重要な業務に集中しやすくなります！
今回ご紹介する方法は、専門的な知識がなくてもノーコードで手軽に設定できます。ぜひこの機会に自動化を導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには、Web会議の内容を自動で文字起こしし、Zendeskのチケットを作成する業務フローの自動化テンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして自動化を体験してみましょう！
Web会議を開始すると自動で文字起こしし、Zendeskでチケットを作成する
試してみる
■概要
Web会議後の議事録作成や、カスタマーサポートでの問い合わせ内容をZendeskへチケットとして起票する作業に手間を感じていませんか。手作業での文字起こしや転記は時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Web会議の開始をきっかけに自動で会議内容を文字起こしし、その内容を基にZendeskのチケットを自動で作成するため、こうした一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Web会議でのヒアリング内容を基に、Zendeskでチケットを手動作成しているカスタマーサポート担当者の方
- 会議の議事録や決定事項を文字起こしし、Zendeskでタスク管理を行っているプロジェクトマネージャーの方
- 煩雑な情報転記作業をなくし、会議後のフォローアップを迅速化したいと考えている全ての方
■このテンプレートを使うメリット
- Web会議が始まると自動で文字起こしからZendeskのチケット作成まで実行されるため、手作業での転記や入力にかかる時間を削減できます
- 会議内容の聞き間違いやZendeskへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報に基づいたチケット管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、ZendeskをYoomと連携します
- 次に、トリガーで「Web会議トリガー」を選択し、特定のWeb会議が開始されたらフローが起動するように設定します
- 次に、オペレーションで「AI機能」の「テキスト抽出」を設定し、会議の文字起こしデータからチケット作成に必要な任意の情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでZendeskの「タスクを作成」を設定し、文字起こしテキストから抽出した任意の情報を引用してチケットを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Web会議トリガーの設定では、自動化の対象としたいWeb会議の招待URLを任意で設定してください
- AI機能の設定では、会議の文字起こし結果から特定のテキスト項目のみを抽出するように設定できます
- Zendeskでチケットを作成する際に、文字起こしした全文や特定のアクションアイテムなど、前段で取得した情報を引用してチケットの件名や詳細といった各フィールドに自由に設定できます
■注意事項
- ZendeskとYoomを連携してください
- Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます
- Web会議トリガーの設定方法や注意点は「Web会議トリガーの設定方法」をご参照ください。
Web会議の文字起こし結果をZendeskに連携するフローを作ってみよう
ここから代表的な例として、Web会議が終了したことをきっかけに会議内容を自動で文字起こしし、その内容をもとにZendeskのチケットを登録するフローの作り方を解説します！
ここでは、Yoomを使用してノーコードで設定します。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zendesk
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Zendeskのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Web会議トリガーとZendeskアクションの設定
- トリガーをONにしてフローの動作確認
Web会議を開始すると自動で文字起こしし、Zendeskでチケットを作成する
試してみる
■概要
Web会議後の議事録作成や、カスタマーサポートでの問い合わせ内容をZendeskへチケットとして起票する作業に手間を感じていませんか。手作業での文字起こしや転記は時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Web会議の開始をきっかけに自動で会議内容を文字起こしし、その内容を基にZendeskのチケットを自動で作成するため、こうした一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Web会議でのヒアリング内容を基に、Zendeskでチケットを手動作成しているカスタマーサポート担当者の方
- 会議の議事録や決定事項を文字起こしし、Zendeskでタスク管理を行っているプロジェクトマネージャーの方
- 煩雑な情報転記作業をなくし、会議後のフォローアップを迅速化したいと考えている全ての方
■このテンプレートを使うメリット
- Web会議が始まると自動で文字起こしからZendeskのチケット作成まで実行されるため、手作業での転記や入力にかかる時間を削減できます
- 会議内容の聞き間違いやZendeskへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報に基づいたチケット管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、ZendeskをYoomと連携します
- 次に、トリガーで「Web会議トリガー」を選択し、特定のWeb会議が開始されたらフローが起動するように設定します
- 次に、オペレーションで「AI機能」の「テキスト抽出」を設定し、会議の文字起こしデータからチケット作成に必要な任意の情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでZendeskの「タスクを作成」を設定し、文字起こしテキストから抽出した任意の情報を引用してチケットを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Web会議トリガーの設定では、自動化の対象としたいWeb会議の招待URLを任意で設定してください
- AI機能の設定では、会議の文字起こし結果から特定のテキスト項目のみを抽出するように設定できます
- Zendeskでチケットを作成する際に、文字起こしした全文や特定のアクションアイテムなど、前段で取得した情報を引用してチケットの件名や詳細といった各フィールドに自由に設定できます
■注意事項
- ZendeskとYoomを連携してください
- Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます
- Web会議トリガーの設定方法や注意点は「Web会議トリガーの設定方法」をご参照ください。
ステップ1：Zendeskのマイアプリ連携
ここでは、YoomとZendeskを連携し、操作できるようにします。
手順は以下のナビをご覧ください！
※Zendeskは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトでエラーが発生するためご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には、2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、通常は制限されているアプリや機能も問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
ステップ2：テンプレートをコピーする
下記バナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
Web会議を開始すると自動で文字起こしし、Zendeskでチケットを作成する
試してみる
■概要
Web会議後の議事録作成や、カスタマーサポートでの問い合わせ内容をZendeskへチケットとして起票する作業に手間を感じていませんか。手作業での文字起こしや転記は時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Web会議の開始をきっかけに自動で会議内容を文字起こしし、その内容を基にZendeskのチケットを自動で作成するため、こうした一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Web会議でのヒアリング内容を基に、Zendeskでチケットを手動作成しているカスタマーサポート担当者の方
- 会議の議事録や決定事項を文字起こしし、Zendeskでタスク管理を行っているプロジェクトマネージャーの方
- 煩雑な情報転記作業をなくし、会議後のフォローアップを迅速化したいと考えている全ての方
■このテンプレートを使うメリット
- Web会議が始まると自動で文字起こしからZendeskのチケット作成まで実行されるため、手作業での転記や入力にかかる時間を削減できます
- 会議内容の聞き間違いやZendeskへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報に基づいたチケット管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、ZendeskをYoomと連携します
- 次に、トリガーで「Web会議トリガー」を選択し、特定のWeb会議が開始されたらフローが起動するように設定します
- 次に、オペレーションで「AI機能」の「テキスト抽出」を設定し、会議の文字起こしデータからチケット作成に必要な任意の情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでZendeskの「タスクを作成」を設定し、文字起こしテキストから抽出した任意の情報を引用してチケットを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Web会議トリガーの設定では、自動化の対象としたいWeb会議の招待URLを任意で設定してください
- AI機能の設定では、会議の文字起こし結果から特定のテキスト項目のみを抽出するように設定できます
- Zendeskでチケットを作成する際に、文字起こしした全文や特定のアクションアイテムなど、前段で取得した情報を引用してチケットの件名や詳細といった各フィールドに自由に設定できます
■注意事項
- ZendeskとYoomを連携してください
- Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます
- Web会議トリガーの設定方法や注意点は「Web会議トリガーの設定方法」をご参照ください。
テンプレートがコピーできたら、「OK」をクリックします。
ステップ3：Web会議トリガーの設定
ここでは、Web会議が終了したら会議内容を自動で文字起こしするための設定を行います。
マイプロジェクトから、「【コピー】Web会議を開始すると自動で文字起こしし、Zendeskでチケットを作成する」を選んでください。
テンプレートを開いたら、最初に表示される「Web会議トリガー」をクリックします。
文字起こしの詳しい設定手順やミーティングの予約・開始方法は、Web会議トリガーの設定方法をご確認ください。
はじめに、ZoomまたはGoogle Meetで会議を作成します。
ここでは例として、Zoomを使用します。
続いて、発行された会議URLに入室します。
テンプレートに戻り、「Web会議の招待URL（テスト用）」に、現在入室している会議のURLを入力します。
入力できたら、「文字起こしのテストを開始」をクリックしましょう。
YoomのボットがWeb会議に入室したことを確認し、発話を開始します。
※ボットの入室リクエストが表示された場合は、権限を持つ参加者が承諾してください。
録音がはじまると、以下のレコーディング画面が表示されます。
発話が終わったら、Web会議を終了するか、テンプレート画面の「書き起こしを停止」をクリックします。
その後、自動で文字起こしが開始され、以下のように取得した結果が表示されます。
内容を確認したら、保存しましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、テストを実行して得られたデータを指します。
このデータは、後続のオペレーション設定時に利用でき、フロー実行のたびに最新のデータに更新される動的な値となります。
ここで取得した値は、後続のステップで使用します。
ステップ4：AIによるテキスト抽出の設定
このステップでは、会議内容からZendeskのチケット登録に必要な情報を抽出する設定を行います。
テンプレート内の「テキスト抽出」をクリックしてください。
はじめに、オペレーションを設定します。
「変更」をクリックすると、オペレーションの選択肢が表示されます。
想定される会議の長さに合わせて、オペレーションを選択してください。
今回は、デフォルトの「GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」を使用します。
続いて、抽出する情報を設定します。
対象のテキストは、ステップ3で取得した「会議内容の文字起こし」が自動で選択されています。
空欄の場合は、入力欄をクリックして「取得した値」タブを開き、「Web会議トリガー」から「会議内容の文字起こし」を選択してください。
抽出したい項目には、あらかじめ「タスク名,詳細」が設定されています。
項目を追加する場合は、「,（カンマ）」で区切って入力してください。
指示内容には、指定した項目を抽出できるように指示文を入力します。
ここでは例として、以下のように入力しました。
【指示文例】
あなたは、会議内容からタスクを抽出する専門アシスタントです。
文字起こしを読み、次の要素を漏れなく抽出してください。
【出力要件】
1.タスク名
・一言で分かる明確な名称
・動詞からはじめる（例：ログ解析を実施、再現テストを行うなど）
・40文字以内
2.詳細内容
以下の要素をすべて自然に含めてまとめる
・背景（なぜ必要か）
・作業内容（何をするか）
・必要な情報（端末情報、発生条件など）
・関係者（担当者や依頼元が分かる場合は記載）
・期限※文字起こし内に存在する場合は必ず文章中に含める
例：「期限は今週金曜まで」「◯月◯日までに対応」など
※箇条書きでも文章形式でも可。
※文字起こしに期限がなければ「期限の記載なし」と明記。
すべての設定が完了したら、テストを実行しましょう。
テストに成功すると、抽出結果が画面に表示されます。
想定どおりにテキストが抽出できない場合は、以下をお試しください。
- 指示文をより具体的な内容に変更する
- ページを再読み込みして再度テストを実行する
指定した項目が抽出できたら、必要に応じて詳細設定を行い、保存しましょう。
ステップ5：Zendeskのアクション設定
このステップでは、ステップ4で抽出した項目を使って、Zendeskのチケットを作成する設定を行います。
テンプレート内の「チケットを作成」をクリックしてください。
はじめに、アクションとアカウント情報を確認します。
- アクション：「チケットを作成」が自動で選択されています。
- アカウント情報：ステップ1で連携したアカウントが自動で選択されています。別のアカウントを使用したい場合は、「＋ 連携アカウントを追加」から変更可能です。
設定内容を確認したら、次へ進みましょう。
次は、APIの接続設定です。
「サブドメイン」は、Zendeskの管理画面のURLから取得できます。
以下の赤枠で囲まれた部分をコピーして、入力欄に貼り付けます。
「件名」と「詳細」は、あらかじめ入力されています。
空欄の場合は、入力欄をクリックして「取得した値」タブを開き、「テキスト抽出」から該当するデータを選択してください。
その他の項目は、必要に応じて設定してください。
- 担当のエージェントID
- 優先度：緊急・高・普通・低から選択してください。
- タイプ：問題・事象・質問・タスクから選択してください。
- カスタムフィールド：カスタムフィールドIDと値を設定します。
すべて設定できたら、テストを実行しましょう！
テストに成功すると、以下のような画面が表示されます。
Zendeskを開き、新しくチケットが作成されていれば連携は成功です！
必要に応じて詳細設定を行い、「完了」をクリックしましょう。
ステップ6：トリガーをONにしてフローの動作確認
お疲れさまでした！
「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
さっそくフローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
これで、Web会議が終了したら自動で文字起こしが行われ、その内容をもとにZendeskのチケットが作成されるようになります！
Zendeskを使った自動化例
チケットが作成・更新されたら、チャットやメールツールへ通知、業務DBにコメントを自動投稿、メール配信サービスのコンタクトリストに情報を追加します。
また、外部システムでのイベント発生をトリガーに、チケットを自動作成・更新することも可能です。
問い合わせの迅速な受付、関係者への確実な通知、複数ツール間のステータス同期を実現し、サポート業務を効率化します。
Asanaでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新する
試してみる
■概要
Asanaでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zendeskを活用して顧客サポートを行う企業
・顧客情報の一元管理に活用している方
・顧客満足度向上のために素早い対応を行いたい方
2.Asanaを活用してチームプロジェクトを行う方
・タスク管理に活用している方
・プロジェクトの計画、実行、完了までのプロセスの可視化に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Zendeskは顧客管理に関する情報を一元管理することで、顧客対応業務を円滑に行うことのできるツールです。
さらにAsanaでタスクを管理し顧客情報と関連付けることで、顧客に関連するタスクの解消をスムーズに行います。
しかし、Asanaでタスクが完了になったら、毎回Zendeskに手入力で反映するのは、本来自動化できる業務に時間を割くことになります。
このフローを活用すると、Asanaでタスクが完了になったら自動でZendeskのチケットにも反映を行い、手作業による手間を省きます。
手入力をなくすことで、作業ではなくコア業務に時間を使うことができ、チーム全体の生産性向上に繋げます。
■注意事項
・Zendesk、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Outlookで特定のメールを受信したらZendeskにチケットを作成する
試してみる
■概要
Outlookで受信したお客様からの問い合わせや通知メールを、都度Zendeskに手入力してチケットを作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、対応の遅れや転記ミスに繋がる可能性があります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、自動でZendeskにチケットを作成できます。これにより、カスタマーサポート業務の効率化と対応品質の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとZendeskを併用し、顧客対応を行っているカスタマーサポート担当者の方
- メールからのチケット起票を手作業で行っており、対応漏れや遅延に課題を感じている方
- 定型的なチケット作成業務を自動化し、より重要な顧客対応に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで特定のメールを受信すると自動でZendeskにチケットが作成されるため、手作業での転記時間を短縮することができます。
- 手動でのチケット作成時に起こりうる、情報の入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、対応品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのOutlookアカウントとZendeskアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでZendeskの「チケットを作成」アクションを設定し、トリガーで取得したメール情報を元にチケットが作成されるように紐付けを行います。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、チケット作成の対象としたいメールのキーワードや、監視対象のメールフォルダIDを任意で設定してください。また、フローが起動する間隔も調整が可能です。
- Zendeskのチケット作成オペレーションでは、ご利用のZendeskアカウントのサブドメインを指定します。また、チケットの件名や詳細に、受信メールの件名や本文といった情報を動的に設定できます。
■注意事項
- Outlook、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GitHubで特定の新しいIssueが作成されたら、Zendeskにチケットを追加する
試してみる
■概要
開発チームが利用するGitHubと、カスタマーサポートで利用するZendeskの連携はスムーズに行えていますか？
GitHubで新しいIssueが作成されるたびに、手作業でZendeskにチケットを起票する作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、GitHubで特定のIssueが作成された際にZendeskへチケットが自動で作成されるため、チーム間の情報連携を円滑にし、対応品質の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GitHubのIssueを基に、Zendeskのチケットを手作業で作成している方
- 開発チームとカスタマーサポート間の情報連携を効率化したいと考えている方
- ZendeskとGitHubの連携による業務自動化の仕組みを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- GitHubでIssueが作成されるとZendeskへ自動でチケットが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を削減できます
- 手作業による情報の転記漏れや入力ミスを防ぎ、開発とサポートチーム間での正確な情報連携を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、ZendeskとGitHubをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGitHubを選択し、「Issueが新しく作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションの分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が進むようにします
- 最後に、オペレーションでZendeskの「チケットを作成」アクションを設定し、GitHubのIssue情報を基にチケットを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GitHubのトリガー設定で、連携の対象としたいオーナー名やリポジトリ名を任意で設定してください
- 分岐機能では、GitHubのIssueのラベルや担当者などの情報をもとに、チケットを作成する条件を自由にカスタマイズできます
- Zendeskのチケット作成アクションでは、チケットの件名や本文にGitHubのIssueのタイトルや本文を引用するなど、連携する項目を自由に設定可能です
■注意事項
- Zendesk、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。
- 【Zendesk】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Zendeskにチケットを作成する
試してみる
■概要
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Zendeskにチケットを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客情報の管理を効率化したい方
・カスタマーサポート担当者
・セールスマネージャー
・CRM管理者
2.手動での顧客情報連携作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・顧客対応の迅速化を図りたいサポートチームリーダー
3.HubSpotとZendeskを日常的に活用している方
・HubSpotを使用して顧客情報を管理しているユーザー
・Zendeskを利用してサポートチケットを管理している担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動作業を減らし、業務プロセスをスムーズに進めることができます。
・顧客情報が自動的に連携されるため、サポートチーム内での情報共有が効率的に行えます。
■注意事項
・HubSpot、ZendeskのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Intercomでユーザーが新しい会話を作成したら、Zendeskでチケットを作成する
試してみる
■概要
顧客からの問い合わせ対応でIntercomを利用し、その後の詳細なタスク管理をZendeskで行っているものの、二つのツール間の情報連携が手作業になっていませんか。手動での転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Intercomで新しい会話が作成されたタイミングでZendeskのチケットを自動で作成するため、ZendeskとIntercomのスムーズな連携を実現し、これらの課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- IntercomとZendeskを併用し、手作業での情報連携に非効率を感じている方
- カスタマーサポート業務のプロセスを自動化し、対応の迅速化を図りたいチームリーダーの方
- ZendeskとIntercomの連携を通じて、顧客対応の品質向上を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Intercomでの会話開始をトリガーにZendeskのチケットが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた転記時間を短縮できます
- システムが自動で情報を連携するので、手動でのコピー＆ペーストによる入力漏れや転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、IntercomとZendeskをYoomと連携します
- 次に、トリガーでIntercomを選択し、「ユーザーが新しい会話を作成したら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでZendeskの「チケットを作成（リクエスターを指定）」アクションを設定し、Intercomから取得した情報をもとにチケットが作成されるように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zendeskでチケットを作成するオペレーションでは、件名や詳細、リクエスター（依頼者）の情報などを柔軟に設定できます。特定のテキストを固定で入力したり、トリガーとなったIntercomの会話から取得した情報を変数として埋め込んだりすることで、業務に合わせたチケット作成が可能です
■注意事項
- Intercom、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
- Intercomのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
- Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- IntercomのWebhookの設定方法はこちらをご参照ください。
Typeformの回答をもとにZendeskでチケットを作成する
試してみる
■概要
Typeformで受け付けたお問い合わせやアンケートの回答を、都度Zendeskに手入力で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや対応漏れといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Typeformのフォームが送信されると同時に、Zendeskへチケットが自動で作成されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- TypeformとZendeskを併用し、手作業での情報転記に手間を感じている方
- 顧客からのお問い合わせ対応を迅速化し、サービス品質を向上させたいチームの方
- 手作業によるミスをなくし、問い合わせ管理業務の標準化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Typeformのフォームが送信されると自動でZendeskにチケットが作成され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手入力による情報の転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な顧客対応の実現に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、TypeformとZendeskをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTypeformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでZendeskの「チケットを作成」アクションを設定し、Typeformから取得した回答内容を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローでZendeskをご利用いただくには、チームプランまたはサクセスプランのご契約が必要です。
- フリープランやミニプランの場合、Zendeskのオペレーションがエラーとなりますのでご注意ください。
- Zendeskの有料プランには2週間の無料トライアルがあり、トライアル期間中にこの連携をお試しいただくことが可能です。
Zendeskでチケットが作成されたらDiscordに通知する
試してみる
■概要
Zendeskでチケットが作成されたらDiscordに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zendeskを利用するカスタマーサポートチーム
・Zendeskで発生したチケットをリアルタイムで把握して迅速な対応をしたい方
・チケットの優先度や担当者に応じてDiscordの通知先を柔軟に設定したい方
2.Zendeskのチケット状況を把握したいチームメンバー
・重要なチケットの発生をDiscordで通知を受け取り迅速に対応したい方
■このテンプレートを使うメリット
Zendeskで顧客サポートを効率的に行うためには、チケット作成時の迅速な対応が鍵となります。しかし、常にZendeskの画面を確認して新しいチケットを手動でDiscordに通知するのは、時間と労力の無駄遣いとなってしまいます。
このフローを導入すれば、Zendeskで新しいチケットが作成された瞬間に自動でDiscordに通知が届き、サポート担当者はチケットの存在をいち早く察知して迅速な対応が可能になります。また手作業による通知の手間が省けるため、より多くの時間を顧客対応に充てることができます。
■注意事項
・Zendesk、DiscordのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Zendeskでチケットが作成されたら、Microsoft Teamsで通知する
試してみる
■概要
Zendeskで新しいチケットが作成されるたびに、手作業でチームに共有するのは手間がかかるうえ、通知の遅れや漏れが発生しがちではないでしょうか。このワークフローは、Zendeskでチケットが作成された際に、その情報をMicrosoft Teamsの指定チャネルへ自動で通知するため、手作業による情報共有の手間や伝達ミスといった課題を解消し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zendeskで顧客対応を行い、チームへの情報共有を効率化したいと考えている方
- Microsoft Teamsを主要な連絡手段とし、Zendeskとの連携を模索している方
- 手作業による通知の遅れや漏れを防ぎ、対応速度の向上を目指しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Zendeskでチケットが作成されると自動でMicrosoft Teamsに通知されるため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での共有作業が不要になることで、通知の漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZendeskとMicrosoft TeamsをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでZendeskを選択し、「新しいチケットが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定することで、チケット情報を指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zendeskのトリガー設定では、連携するアカウントのサブドメインを任意で設定してください。
- Microsoft Teamsのオペレーション設定では、通知先のチームやチャネルを任意に指定できます。
- 通知するメッセージ本文には、Zendeskから取得したチケットの件名や担当者といった情報を変数として埋め込み、自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Zendesk、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 【Zendesk】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Zendeskでチケットが作成されたら、SendGridでコンタクトリストに新規コンタクトを追加する
試してみる
■概要
Zendeskで受けた問い合わせ顧客の情報を、手作業でSendGridのコンタクトリストへ登録する作業に手間を感じていませんか？
このような手作業での情報登録は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、ZendeskとSendGridの連携を自動化でき、チケットが作成されると同時に、顧客情報をコンタクトリストへ自動で追加するため、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zendeskで受けた問い合わせ情報をSendGridのリストへ手動で登録している方
- ZendeskとSendGridを連携させ、顧客へのアプローチを効率化したいと考えている方
- 顧客情報の転記作業における入力ミスや登録漏れなどの課題を解消したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zendeskにチケットが作成されると自動でSendGridへコンタクトが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、メールアドレスの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZendeskとSendGridをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZendeskを選択し、「新しいチケットが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、チケット情報から名前やメールアドレスなどの必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでSendGridの「コンタクトリストに新規コンタクトを追加」を設定し、抽出した情報を基にコンタクトを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zendeskとの連携設定時に、ご利用のサブドメインを任意で設定してください。
- AI機能のテキスト抽出では、Zendeskのチケット情報から抽出したい項目（氏名、メールアドレスなど）を任意で設定できます。
- SendGridでコンタクトを追加する際に、前段のオペレーションで取得した値を引用し、どのフィールドにどの情報を登録するかを自由に設定してください。
■注意事項
- Zendesk、SendGridのそれぞれとYoomを連携してください。
- 【Zendesk】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zendeskでチケットが更新されたらkintoneにコメントを投稿する
試してみる
■概要
Zendeskで管理している顧客からの問い合わせチケットが更新されるたびに、その内容をkintoneに手作業で転記していませんか？この作業は情報連携を円滑にする一方で、手間がかかり、転記ミスや反映漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Zendeskのチケット更新をきっかけに、自動でkintoneの該当レコードへコメントを投稿できます。これにより、手作業による情報連携の非効率を解消し、スムーズな顧客対応管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zendeskとkintoneを併用し、顧客対応履歴の二重入力に手間を感じている方
- kintoneで顧客情報を一元管理しており、サポート状況をリアルタイムで把握したい方
- 手作業による情報連携を自動化し、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zendeskのチケットが更新されると自動でkintoneにコメントが投稿されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、常に正確な情報をkintone上で管理することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZendeskとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZendeskを選択し、「チケットが更新されたら」アクションを設定します。これにより、Zendeskのチケット情報が更新されるとフローが自動で起動するようになります。
- 最後に、オペレーションでkintoneを選択し、「コメントの投稿」アクションを設定します。対象のレコードを指定し、投稿するコメント内容にトリガーで取得した情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneにコメントを投稿する際、Zendeskのトリガーから取得したチケットの更新内容や担当者名といった情報を、変数としてコメント本文に埋め込むことが可能です。これにより、いつ誰がどのような更新を行ったのかを、kintone上で詳細に把握できます。
■注意事項
- ZendeskとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zendeskに新しいチケットが作成されたら、Gmailでメールを送付する
試してみる
■概要
Zendeskに新しいチケットが作成されたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
Zendeskを業務に活用している方
・プロジェクト全体の計画や進捗を管理しているプロジェクトマネージャー
・ソフトウェア開発のタスク管理をしているエンジニアの開発チーム
・社内プロジェクトや日常の業務タスク管理をしている管理部門
■このテンプレートを使うメリット
・Zendeskに新しいチケットが作成されたら、自動的にGmailに通知されるので、情報をタイムリーに共有できます。
・Gmailで通知する内容などは自由にカスタマイズできます。
■注意事項
・Gmail、ZendeskのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まとめ
Web会議の文字起こしとZendeskへのチケット作成を自動化することで、これまで手作業で行っていた会議内容の転記やチケット作成の手間をなくし、スピーディーな情報共有を実現できます。
これにより、担当者は会議後すぐにチケット内容を確認して対応を開始できるため、顧客対応のスピードと質が向上し、より付加価値の高い業務に集中できるようになります！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で業務フローを構築することが可能です。自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：AIで抽出する項目は自由に追加・変更できますか？
A：
はい、可能です。
Zendeskのチケットに反映したい情報を、必要に応じて自由に追加・変更できます。
たとえば、会議内容のタイプや優先度など、運用に合わせて柔軟に項目をカスタマイズできます。
Q：会議内容に応じてZendeskの担当者や優先度を自動で振り分けられますか？
A：
はい、できます。
その場合、「Web会議トリガー」直下に「分岐」や「進行先を切り替える」オペレーションを追加してください。
ただし、有料プランでのみ利用可能です。
※有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
Q：文字起こしやZendeskの連携に失敗した場合、どうなりますか？
A：
運用中にエラーが発生すると、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
また、Slack・Chatworkなどのチャットツールでエラー通知を受け取ることも可能です。
通知には、エラーが起きたオペレーションや、その詳細を確認できるリンクが記載されており、原因を迅速に把握できます。
なお、エラーが発生するとフローの再実行は自動で行われないため、手動での対応が必要です。
エラーが発生した際の対応方法は、以下のヘルプページをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口からお問い合わせいただけます。
