「Web会議が終わった後、録画データを聞き返して議事録を作成するのが面倒…」
「会議内容をもとにZendeskでチケットを手作業で作成していて、時間がかかるしミスも起きやすい…」
このように、会議後の情報整理やチケット作成に追われ、より重要な業務に十分な時間を割けないと感じていませんか？
もし、Web会議が終了すると自動で文字起こしが行われ、その内容がZendeskのチケットとして自動で登録される仕組みがあれば、手作業による手間を削減でき、顧客対応の準備やプロジェクト管理といった重要な業務に集中しやすくなります！
今回ご紹介する方法は、専門的な知識がなくてもノーコードで手軽に設定できます。ぜひこの機会に自動化を導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには、Web会議の内容を自動で文字起こしし、Zendeskのチケットを作成する業務フローの自動化テンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして自動化を体験してみましょう！
Web会議を開始すると自動で文字起こしし、Zendeskでチケットを作成する
試してみる
Web会議の文字起こし結果をZendeskに連携するフローを作ってみよう
ここから代表的な例として、Web会議が終了したことをきっかけに会議内容を自動で文字起こしし、その内容をもとにZendeskのチケットを登録するフローの作り方を解説します！
ここでは、Yoomを使用してノーコードで設定します。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zendesk
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Zendeskのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Web会議トリガーとZendeskアクションの設定
- トリガーをONにしてフローの動作確認
Web会議を開始すると自動で文字起こしし、Zendeskでチケットを作成する
試してみる
ステップ1：Zendeskのマイアプリ連携
ここでは、YoomとZendeskを連携し、操作できるようにします。
手順は以下のナビをご覧ください！
※Zendeskは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトでエラーが発生するためご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には、2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、通常は制限されているアプリや機能も問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
ステップ2：テンプレートをコピーする
下記バナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
Web会議を開始すると自動で文字起こしし、Zendeskでチケットを作成する
試してみる
テンプレートがコピーできたら、「OK」をクリックします。
ステップ3：Web会議トリガーの設定
ここでは、Web会議が終了したら会議内容を自動で文字起こしするための設定を行います。
マイプロジェクトから、「【コピー】Web会議を開始すると自動で文字起こしし、Zendeskでチケットを作成する」を選んでください。
テンプレートを開いたら、最初に表示される「Web会議トリガー」をクリックします。
文字起こしの詳しい設定手順やミーティングの予約・開始方法は、Web会議トリガーの設定方法をご確認ください。
はじめに、ZoomまたはGoogle Meetで会議を作成します。
ここでは例として、Zoomを使用します。
続いて、発行された会議URLに入室します。
テンプレートに戻り、「Web会議の招待URL（テスト用）」に、現在入室している会議のURLを入力します。
入力できたら、「文字起こしのテストを開始」をクリックしましょう。
YoomのボットがWeb会議に入室したことを確認し、発話を開始します。
※ボットの入室リクエストが表示された場合は、権限を持つ参加者が承諾してください。
録音がはじまると、以下のレコーディング画面が表示されます。
発話が終わったら、Web会議を終了するか、テンプレート画面の「書き起こしを停止」をクリックします。
その後、自動で文字起こしが開始され、以下のように取得した結果が表示されます。
内容を確認したら、保存しましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、テストを実行して得られたデータを指します。
このデータは、後続のオペレーション設定時に利用でき、フロー実行のたびに最新のデータに更新される動的な値となります。
ここで取得した値は、後続のステップで使用します。
ステップ4：AIによるテキスト抽出の設定
このステップでは、会議内容からZendeskのチケット登録に必要な情報を抽出する設定を行います。
テンプレート内の「テキスト抽出」をクリックしてください。
はじめに、オペレーションを設定します。
「変更」をクリックすると、オペレーションの選択肢が表示されます。
想定される会議の長さに合わせて、オペレーションを選択してください。
今回は、デフォルトの「GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」を使用します。
続いて、抽出する情報を設定します。
対象のテキストは、ステップ3で取得した「会議内容の文字起こし」が自動で選択されています。
空欄の場合は、入力欄をクリックして「取得した値」タブを開き、「Web会議トリガー」から「会議内容の文字起こし」を選択してください。
抽出したい項目には、あらかじめ「タスク名,詳細」が設定されています。
項目を追加する場合は、「,（カンマ）」で区切って入力してください。
指示内容には、指定した項目を抽出できるように指示文を入力します。
ここでは例として、以下のように入力しました。
【指示文例】
あなたは、会議内容からタスクを抽出する専門アシスタントです。
文字起こしを読み、次の要素を漏れなく抽出してください。
【出力要件】
1.タスク名
・一言で分かる明確な名称
・動詞からはじめる（例：ログ解析を実施、再現テストを行うなど）
・40文字以内
2.詳細内容
以下の要素をすべて自然に含めてまとめる
・背景（なぜ必要か）
・作業内容（何をするか）
・必要な情報（端末情報、発生条件など）
・関係者（担当者や依頼元が分かる場合は記載）
・期限※文字起こし内に存在する場合は必ず文章中に含める
例：「期限は今週金曜まで」「◯月◯日までに対応」など
※箇条書きでも文章形式でも可。
※文字起こしに期限がなければ「期限の記載なし」と明記。
すべての設定が完了したら、テストを実行しましょう。
テストに成功すると、抽出結果が画面に表示されます。
想定どおりにテキストが抽出できない場合は、以下をお試しください。
- 指示文をより具体的な内容に変更する
- ページを再読み込みして再度テストを実行する
指定した項目が抽出できたら、必要に応じて詳細設定を行い、保存しましょう。
ステップ5：Zendeskのアクション設定
このステップでは、ステップ4で抽出した項目を使って、Zendeskのチケットを作成する設定を行います。
テンプレート内の「チケットを作成」をクリックしてください。
はじめに、アクションとアカウント情報を確認します。
- アクション：「チケットを作成」が自動で選択されています。
- アカウント情報：ステップ1で連携したアカウントが自動で選択されています。別のアカウントを使用したい場合は、「＋ 連携アカウントを追加」から変更可能です。
設定内容を確認したら、次へ進みましょう。
次は、APIの接続設定です。
「サブドメイン」は、Zendeskの管理画面のURLから取得できます。
以下の赤枠で囲まれた部分をコピーして、入力欄に貼り付けます。
「件名」と「詳細」は、あらかじめ入力されています。
空欄の場合は、入力欄をクリックして「取得した値」タブを開き、「テキスト抽出」から該当するデータを選択してください。
その他の項目は、必要に応じて設定してください。
- 担当のエージェントID
- 優先度：緊急・高・普通・低から選択してください。
- タイプ：問題・事象・質問・タスクから選択してください。
- カスタムフィールド：カスタムフィールドIDと値を設定します。
すべて設定できたら、テストを実行しましょう！
テストに成功すると、以下のような画面が表示されます。
Zendeskを開き、新しくチケットが作成されていれば連携は成功です！
必要に応じて詳細設定を行い、「完了」をクリックしましょう。
ステップ6：トリガーをONにしてフローの動作確認
お疲れさまでした！
「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
さっそくフローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
これで、Web会議が終了したら自動で文字起こしが行われ、その内容をもとにZendeskのチケットが作成されるようになります！
Zendeskを使った自動化例
チケットが作成・更新されたら、チャットやメールツールへ通知、業務DBにコメントを自動投稿、メール配信サービスのコンタクトリストに情報を追加します。
また、外部システムでのイベント発生をトリガーに、チケットを自動作成・更新することも可能です。
問い合わせの迅速な受付、関係者への確実な通知、複数ツール間のステータス同期を実現し、サポート業務を効率化します。
Asanaでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新する
試してみる
Asanaでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新するフローです。
GitHubで特定の新しいIssueが作成されたら、Zendeskにチケットを追加する
試してみる
■概要
開発チームが利用するGitHubと、カスタマーサポートで利用するZendeskの連携はスムーズに行えていますか。
GitHubで新しいIssueが作成されるたびに、手作業でZendeskにチケットを起票する作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、GitHubで特定のIssueが作成された際にZendeskへチケットが自動で作成されるため、チーム間の情報連携を円滑にし、対応品質の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
・GitHubのIssueを基に、Zendeskのチケットを手作業で作成している方
・開発チームとカスタマーサポート間の情報連携を効率化したいと考えている方
・ZendeskとGitHubの連携による業務自動化の仕組みを構築したい方
■注意事項
・Zendesk、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。
・【Zendesk】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Zendeskにチケットを作成する
試してみる
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Zendeskにチケットを作成するフローです。
Intercomでユーザーが新しい会話を作成したら、Zendeskでチケットを作成する
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■概要
顧客からの問い合わせ対応でIntercomを利用し、その後の詳細なタスク管理をZendeskで行っているものの、二つのツール間の情報連携が手作業になっていませんか。手動での転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Intercomで新しい会話が作成されたタイミングでZendeskのチケットを自動で作成するため、ZendeskとIntercomのスムーズな連携を実現し、これらの課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・IntercomとZendeskを併用し、手作業での情報連携に非効率を感じている方
・カスタマーサポート業務のプロセスを自動化し、対応の迅速化を図りたいチームリーダーの方
・ZendeskとIntercomの連携を通じて、顧客対応の品質向上を目指している方
■注意事項
・Intercom、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・Intercomのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5723277
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・IntercomのWebhookの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6003975
Outlookで特定のメールを受信したらZendeskにチケットを作成する
試してみる
Outlookで特定のメールを受信したらZendeskにチケットを作成するフローです。
Typeformの回答をもとにZendeskでチケットを作成する
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■概要
「Typeformの回答をもとにZendeskでチケットを作成する」ワークフローは、Typeformで収集したデータを自動的にZendeskのチケットとして登録する業務ワークフローです。これにより、顧客からのフィードバックや問い合わせをスムーズにサポートチームへ伝達し、効率的な対応が可能になります。ZendeskとTypeformの連携を活用して、手間なく正確なチケット管理を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Typeformを使って顧客の意見や問い合わせを収集しているが、手動でZendeskに転記する作業に時間を取られている方
・サポートチームへのフィードバックを迅速化し、顧客対応のスピードを向上させたいZendeskユーザー
・顧客対応のプロセスを自動化し、業務効率を高めたいカスタマーサポート担当者
■注意事項
・TypeformとZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーでのアウトプット取得方法は下記を参考にしてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Zendeskでチケットが作成されたらDiscordに通知する
試してみる
Zendeskでチケットが作成されたらDiscordに通知するフローです。
Zendeskでチケットが作成されたら、Microsoft Teamsで通知する
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■概要
Zendeskで新しいチケットが作成されるたびに、手作業でチームに共有するのは手間がかかるうえ、通知の遅れや漏れが発生しがちではないでしょうか。
このワークフローは、Zendeskでチケットが作成された際に、その情報をMicrosoft Teamsの指定チャネルへ自動で通知するため、手作業による情報共有の手間や伝達ミスといった課題を解消し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zendeskで顧客対応を行い、チームへの情報共有を効率化したいと考えている方
・Microsoft Teamsを主要な連絡手段とし、Zendeskとの連携を模索している方
・手作業による通知の遅れや漏れを防ぎ、対応速度の向上を目指しているマネージャーの方
■注意事項
・Zendesk、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Zendeskでチケットが作成されたら、SendGridでコンタクトリストに新規コンタクトを追加する
試してみる
■概要
Zendeskで受けた問い合わせ顧客の情報を、手作業でSendGridのコンタクトリストへ登録する作業に手間を感じていませんか。
このような手作業での情報登録は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、ZendeskとSendGridの連携を自動化でき、チケットが作成されると同時に、顧客情報をコンタクトリストへ自動で追加するため、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zendeskで受けた問い合わせ情報をSendGridのリストへ手動で登録している方
・ZendeskとSendGridを連携させ、顧客へのアプローチを効率化したいと考えている方
・顧客情報の転記作業における入力ミスや登録漏れなどの課題を解消したい方
■注意事項
・Zendesk、SendGridのそれぞれとYoomを連携してください。
・【Zendesk】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zendeskでチケットが更新されたらkintoneにコメントを投稿する
試してみる
■概要
「Zendeskでチケットが更新されたらkintoneにコメントを投稿する」フローは、カスタマーサポートと業務管理をスムーズに連携させるワークフローです。
Zendeskでのチケット更新情報をkintoneに自動で反映させたいとお考えの方に最適なこのフローです。手動での情報転記を減らし、スピーディーにデータ共有を実現します。
これにより、サポートチームと他の部署との連携が強化され、業務効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zendeskとkintoneを既に利用しており、両者のデータ連携を強化したい方
・カスタマーサポートのチームがチケット情報を他部署と迅速に共有したいと考えている方
・手動でのデータ転記によるミスを減らし、業務の効率化を図りたいIT担当者の方
■注意事項
・ZendeskとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zendeskに新しいチケットが作成されたら、Gmailでメールを送付する
試してみる
Zendeskに新しいチケットが作成されたら、Gmailにメールを送付するフローです。
まとめ
Web会議の文字起こしとZendeskへのチケット作成を自動化することで、これまで手作業で行っていた会議内容の転記やチケット作成の手間をなくし、スピーディーな情報共有を実現できます。
これにより、担当者は会議後すぐにチケット内容を確認して対応を開始できるため、顧客対応のスピードと質が向上し、より付加価値の高い業務に集中できるようになります！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で業務フローを構築することが可能です。自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：AIで抽出する項目は自由に追加・変更できますか？
A：
はい、可能です。
Zendeskのチケットに反映したい情報を、必要に応じて自由に追加・変更できます。
たとえば、会議内容のタイプや優先度など、運用に合わせて柔軟に項目をカスタマイズできます。
Q：会議内容に応じてZendeskの担当者や優先度を自動で振り分けられますか？
A：
はい、できます。
その場合、「Web会議トリガー」直下に「分岐」や「進行先を切り替える」オペレーションを追加してください。
ただし、有料プランでのみ利用可能です。
※有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
Q：文字起こしやZendeskの連携に失敗した場合、どうなりますか？
A：
運用中にエラーが発生すると、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
また、Slack・Chatworkなどのチャットツールでエラー通知を受け取ることも可能です。
通知には、エラーが起きたオペレーションや、その詳細を確認できるリンクが記載されており、原因を迅速に把握できます。
なお、エラーが発生するとフローの再実行は自動で行われないため、手動での対応が必要です。
エラーが発生した際の対応方法は、以下のヘルプページをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口からお問い合わせいただけます。
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