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「Web会議が終わった後、録画データを聞き返して議事録を作成するのが面倒…」
「会議内容をもとにZendeskでチケットを手作業で作成していて、時間がかかるしミスも起きやすい…」
このように、会議後の情報整理やチケット作成に追われ、より重要な業務に十分な時間を割けないと感じていませんか？
もし、Web会議が終了すると自動で文字起こしが行われ、その内容がZendeskのチケットとして自動で登録される仕組みがあれば、手作業による手間を削減でき、顧客対応の準備やプロジェクト管理といった重要な業務に集中しやすくなります！
今回ご紹介する方法は、専門的な知識がなくてもノーコードで手軽に設定できます。ぜひこの機会に自動化を導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには、Web会議の内容を自動で文字起こしし、Zendeskのチケットを作成する業務フローの自動化テンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして自動化を体験してみましょう！
ここから代表的な例として、Web会議が終了したことをきっかけに会議内容を自動で文字起こしし、その内容をもとにZendeskのチケットを登録するフローの作り方を解説します！
ここでは、Yoomを使用してノーコードで設定します。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zendesk
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、YoomとZendeskを連携し、操作できるようにします。
手順は以下のナビをご覧ください！
※Zendeskは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトでエラーが発生するためご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には、2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、通常は制限されているアプリや機能も問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
下記バナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
テンプレートがコピーできたら、「OK」をクリックします。
ここでは、Web会議が終了したら会議内容を自動で文字起こしするための設定を行います。
マイプロジェクトから、「【コピー】Web会議を開始すると自動で文字起こしし、Zendeskでチケットを作成する」を選んでください。
テンプレートを開いたら、最初に表示される「Web会議トリガー」をクリックします。
文字起こしの詳しい設定手順やミーティングの予約・開始方法は、Web会議トリガーの設定方法をご確認ください。
はじめに、ZoomまたはGoogle Meetで会議を作成します。
ここでは例として、Zoomを使用します。
続いて、発行された会議URLに入室します。
テンプレートに戻り、「Web会議の招待URL（テスト用）」に、現在入室している会議のURLを入力します。
入力できたら、「文字起こしのテストを開始」をクリックしましょう。
YoomのボットがWeb会議に入室したことを確認し、発話を開始します。
※ボットの入室リクエストが表示された場合は、権限を持つ参加者が承諾してください。
録音がはじまると、以下のレコーディング画面が表示されます。
発話が終わったら、Web会議を終了するか、テンプレート画面の「書き起こしを停止」をクリックします。
その後、自動で文字起こしが開始され、以下のように取得した結果が表示されます。
内容を確認したら、保存しましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、テストを実行して得られたデータを指します。
このデータは、後続のオペレーション設定時に利用でき、フロー実行のたびに最新のデータに更新される動的な値となります。
ここで取得した値は、後続のステップで使用します。
このステップでは、会議内容からZendeskのチケット登録に必要な情報を抽出する設定を行います。
テンプレート内の「テキスト抽出」をクリックしてください。
はじめに、オペレーションを設定します。
「変更」をクリックすると、オペレーションの選択肢が表示されます。
想定される会議の長さに合わせて、オペレーションを選択してください。
今回は、デフォルトの「GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」を使用します。
続いて、抽出する情報を設定します。
対象のテキストは、ステップ3で取得した「会議内容の文字起こし」が自動で選択されています。
空欄の場合は、入力欄をクリックして「取得した値」タブを開き、「Web会議トリガー」から「会議内容の文字起こし」を選択してください。
抽出したい項目には、あらかじめ「タスク名,詳細」が設定されています。
項目を追加する場合は、「,（カンマ）」で区切って入力してください。
指示内容には、指定した項目を抽出できるように指示文を入力します。
ここでは例として、以下のように入力しました。
【指示文例】
あなたは、会議内容からタスクを抽出する専門アシスタントです。
文字起こしを読み、次の要素を漏れなく抽出してください。
【出力要件】
1.タスク名
・一言で分かる明確な名称
・動詞からはじめる（例：ログ解析を実施、再現テストを行うなど）
・40文字以内
2.詳細内容
以下の要素をすべて自然に含めてまとめる
・背景（なぜ必要か）
・作業内容（何をするか）
・必要な情報（端末情報、発生条件など）
・関係者（担当者や依頼元が分かる場合は記載）
・期限※文字起こし内に存在する場合は必ず文章中に含める
例：「期限は今週金曜まで」「◯月◯日までに対応」など
※箇条書きでも文章形式でも可。
※文字起こしに期限がなければ「期限の記載なし」と明記。
すべての設定が完了したら、テストを実行しましょう。
テストに成功すると、抽出結果が画面に表示されます。
