■概要
Web会議後の議事録作成や、カスタマーサポートでの問い合わせ内容をZendeskへチケットとして起票する作業に手間を感じていませんか。手作業での文字起こしや転記は時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Web会議の開始をきっかけに自動で会議内容を文字起こしし、その内容を基にZendeskのチケットを自動で作成するため、こうした一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Web会議でのヒアリング内容を基に、Zendeskでチケットを手動作成しているカスタマーサポート担当者の方
- 会議の議事録や決定事項を文字起こしし、Zendeskでタスク管理を行っているプロジェクトマネージャーの方
- 煩雑な情報転記作業をなくし、会議後のフォローアップを迅速化したいと考えている全ての方
■このテンプレートを使うメリット
- Web会議が始まると自動で文字起こしからZendeskのチケット作成まで実行されるため、手作業での転記や入力にかかる時間を削減できます
- 会議内容の聞き間違いやZendeskへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報に基づいたチケット管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、ZendeskをYoomと連携します
- 次に、トリガーで「Web会議トリガー」を選択し、特定のWeb会議が開始されたらフローが起動するように設定します
- 次に、オペレーションで「AI機能」の「テキスト抽出」を設定し、会議の文字起こしデータからチケット作成に必要な任意の情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでZendeskの「タスクを作成」を設定し、文字起こしテキストから抽出した任意の情報を引用してチケットを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Web会議トリガーの設定では、自動化の対象としたいWeb会議の招待URLを任意で設定してください
- AI機能の設定では、会議の文字起こし結果から特定のテキスト項目のみを抽出するように設定できます
- Zendeskでチケットを作成する際に、文字起こしした全文や特定のアクションアイテムなど、前段で取得した情報を引用してチケットの件名や詳細といった各フィールドに自由に設定できます
■注意事項
- ZendeskとYoomを連携してください
- Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます
- Web会議トリガーの設定方法や注意点は「Web会議トリガーの設定方法」をご参照ください。
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