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■概要
Wrikeでタスクを管理し、関連ファイルをGoogle Driveで保管している場合、タスクごとに手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローは、WrikeとGoogle Driveの連携を自動化するもので、Wrikeで新規タスクが作成されると、Google Driveに自動で対応するフォルダが作成されます。これにより、手作業によるフォルダ作成の手間や作成漏れといった課題を解消し、プロジェクト管理をより円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「Wrikeで新しいプロジェクトのタスクを作成するたびに、Google Driveで関連資料を保管するためのフォルダを手作業で作成している…」
「タスク名とフォルダ名を正確に一致させたり、そもそもフォルダを作り忘れて後から慌てて探したりと、地味に手間がかかって面倒…」
このように、プロジェクト管理ツールWrikeとオンラインストレージGoogle Driveを併用する中で、日々の手作業によるデータ連携に課題や非効率さを感じていませんか？
そこで便利なのが、Wrikeでタスクが作成されたことをきっかけに、対応するGoogle Driveフォルダが自動で生成される仕組み！
こうした定型業務から解放され、入力ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎながら、より創造的で重要なコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるため、これまで自動化に踏み出せなかった方でも実践可能な方法です。
ぜひこの機会に導入し、日々の業務をさらに効率化させましょう！
YoomにはWrikeとGoogle Driveを連携し、様々な業務フローを自動化するテンプレートが多数用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックして、さっそくスタートしましょう！
■概要
Wrikeでタスクを管理し、関連ファイルをGoogle Driveで保管している場合、タスクごとに手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローは、WrikeとGoogle Driveの連携を自動化するもので、Wrikeで新規タスクが作成されると、Google Driveに自動で対応するフォルダが作成されます。これにより、手作業によるフォルダ作成の手間や作成漏れといった課題を解消し、プロジェクト管理をより円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
WrikeとGoogle DriveのAPIを連携させれば、これまで手動で行っていた多くの作業を自動化でき、業務の効率を向上できるかもしれません。
例えば、WrikeでのアクションをきっかけにGoogle Drive上に必要なフォルダやファイルを自動で生成したり、逆にGoogle Driveへのファイル追加をトリガーとしてWrikeにタスクを起票したりといった連携が実現できます。
ここでは、具体的な自動化のユースケースをいくつかご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてくださいね！
Wrikeで新しいタスクを作成するたびに、関連資料を保管するためのGoogle Driveフォルダを手動で作成する作業は、単純ながらも時間と手間がかかりますよね。
このテンプレートを利用することで、Wrikeでのタスク作成をトリガーに、タスク名と同じ名前のフォルダがGoogle Driveに自動で作成されるため、手作業によるフォルダ作成の手間や命名ミス、作成漏れを効率的に防止できるでしょう。
■概要
Wrikeでタスクを管理し、関連ファイルをGoogle Driveで保管している場合、タスクごとに手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローは、WrikeとGoogle Driveの連携を自動化するもので、Wrikeで新規タスクが作成されると、Google Driveに自動で対応するフォルダが作成されます。これにより、手作業によるフォルダ作成の手間や作成漏れといった課題を解消し、プロジェクト管理をより円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
すべてのタスクにフォルダが必要なわけではない場合、このテンプレートがオススメ！
例えば「デザイン制作」や「資料作成」といった特定のキーワードを含むタスクや、特定の担当者が割り当てられたタスクがWrikeで作成された場合にのみ、Google Driveにフォルダを自動生成するよう設定できます。
これにより、不要なフォルダの乱立を防ぎ、Google Drive内を整理された状態に保つことが期待できそうですね！
■概要
Wrikeでプロジェクト管理を進める中で、タスクごとに関連資料をGoogle Driveへ保存するために、手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか？この単純作業は積み重なると時間を要し、作成漏れなどのミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Wrikeで特定の条件に合うタスクが作成された際に、Google Driveへ自動でフォルダが作成されるため、こうした連携の手間を解消し、よりスムーズなプロジェクト進行を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それでは、さっそく実際にWrikeとGoogle Driveを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでWrikeとGoogle Driveの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Wrikeでタスクが作成されたら、Google Driveにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
Wrikeでタスクを管理し、関連ファイルをGoogle Driveで保管している場合、タスクごとに手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローは、WrikeとGoogle Driveの連携を自動化するもので、Wrikeで新規タスクが作成されると、Google Driveに自動で対応するフォルダが作成されます。これにより、手作業によるフォルダ作成の手間や作成漏れといった課題を解消し、プロジェクト管理をより円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
検索窓にWrikeと入力し、表示された候補からアプリを選択します。
Wrikeのログイン画面に遷移するので、Yoomと連携するアカウントでログインしましょう。
ログインしたらYoomとの連携を「承認」し、連携完了です！
先ほど同様に検索窓にGoogle Driveと入力し、表示された候補から選択します。
「Sign in with Google」をクリックし、Yoomとの連携を進めていきましょう！
Googleのアカウント選択画面に遷移するので、Yoomと連携するアカウントを選択してください。
もしフローで使用したいアカウントが表示されていない場合は、「別のアカウント使用」を押して、該当のアカウントにログインしてくださいね！
YoomがGoogleアカウントにアクセスすることに対する権限許可画面が表示されるので、「続行」を押します。
以上でGoogleアカウントとYoomの連携は完了です！
※画面右上にある青枠部分に「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合は、「すべて選択」にチェックを入れてください。
ここから実際に、フローを作成していきましょう！
簡単に設定できるようにするため、テンプレートを使用しています。
以下のバナーをクリックして、まずはテンプレートをコピーしてください。
■概要
Wrikeでタスクを管理し、関連ファイルをGoogle Driveで保管している場合、タスクごとに手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローは、WrikeとGoogle Driveの連携を自動化するもので、Wrikeで新規タスクが作成されると、Google Driveに自動で対応するフォルダが作成されます。これにより、手作業によるフォルダ作成の手間や作成漏れといった課題を解消し、プロジェクト管理をより円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。
下図のようなポップアップが表示されるので、「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です。
まずは、Wrikeにタスクが作成された際にフローボットが起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレートの「タスクが作成されたら」をクリックしてください。
タイトルは自由に編集できるので、必要に応じて変更しましょう。
連携するアカウント情報はステップ1で連携した情報が反映されていますが、フローで使用するものであることを確認してくださいね！
トリガーアクションは変更せず、「次へ」を押してください。
次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択します。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、スムーズなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがオススメです！
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
設定が完了したら動作チェックのためにテストを行いますので、Wrikeにテスト用のタスクを作成してください。
この時に作成するタスクは、「Sampleプロジェクト」など架空の情報でOKです！
作成後、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほど作成したタスクの情報が「取得した値」にアウトプットとして抽出されるので、内容を確認しましょう。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご覧ください。
確認したら「保存する」をクリックし、次の設定に進みます。
続いて、Wrikeに作成されたタスク情報を使って、Google Driveにフォルダを作成する設定を行います。
「フォルダを作成する」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて変更し、連携するアカウント情報はフローで使用するものであることを確認しましょう。
アクションは「フォルダを作成する」のままにして、「次へ」を押してください。
最後に、API接続設定を下記のように行います。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、Google Driveにフォルダが作成されることを確認しましょう。
確認後、Yoomの画面に戻って「保存する」を押したら設定完了です！
これで全ての設定が完了しました。
「トリガーをON」にし、設定したフローが正常に動作することを確認しましょう！
以上が、「Wrikeでタスクが作成されたら、Google Driveにフォルダを作成する」フローの作成手順でした！
今回はWrikeからGoogle Driveへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle DriveでのアクションをきっかけにWrikeへデータを連携する自動化も可能です。
この場合は、以下のテンプレートもぜひ併せてご利用ください。
クライアントからの入稿ファイルや、チームメンバーが作成した資料などがGoogle Driveにアップロードされた際に、その後の確認やレビュー依頼のタスクをWrikeで手動作成していませんか？
この連携を活用すれば、Google Driveの指定フォルダにファイルが追加されたことをトリガーに、Wrikeに自動でレビュータスクを作成できます。
これにより、タスクの作成漏れを防ぎ、迅速なアクションを促すことが可能になるでしょう。
■概要
Wrikeでタスク管理を行い、Google Driveでファイルを管理していると、ファイル共有のたびに手動でタスクを作成する作業が発生し、手間に感じることはないでしょうか。このワークフローは、そうしたWrikeとGoogle Driveの連携に関する課題を解決します。特定のGoogle Driveフォルダにファイルが格納されると、自動でWrikeにタスクが作成されるため、タスクの起票漏れを防ぎ、プロジェクト管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
特定のファイルがアップロードされた場合にのみ、Wrikeにタスクを作成したい、というより詳細なニーズにも対応できます。
例えば「請求書」というファイル名が含まれるPDFファイルが特定のフォルダに格納されたら、経理担当者宛にWrikeで承認タスクを自動で作成する、といった運用が可能に！
このフローは業務プロセスをより具体的に自動化し、関係者へのスムーズな情報伝達と対応依頼を実現することをサポートします。
■概要
WrikeとGoogle Driveを併用する中で、ファイルの格納状況を確認しながら手動でタスクを作成する作業に手間を感じていないでしょうか。こうした繰り返し作業は、タスクの起票漏れといったミスにも繋がりかねません。このワークフローは、Google Driveの特定フォルダにファイルが格納されると、自動でWrikeにタスクを作成するものです。Wrike Google Drive間の連携を自動化することで、これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
WrikeやGoogle Driveを組み合わせることで、タスク管理やファイル整理を効率化し、業務の見える化と属人化の回避に貢献します。
タスクの追加・更新やファイルの受信をトリガーに自動処理を実現できる点が特長です。
Wrikeでタスクが作成・更新されたタイミングでGoogle スプレッドシートやGoogle カレンダー、Notionなど他のサービスに自動連携するのに適しています。
タスク情報の共有・可視化をスムーズに行いたいチームにおすすめです。
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらWrikeのタスクも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務に活用する方
・情報の一元管理場所として活用している方
・共有シートを活用して効率的な情報共有を行いたい方
2.Wrikeを活用してタスク管理をしている方
・プロジェクトの詳細タスクを管理して進捗状況を可視化させている方
■このテンプレートを使うメリット
Wrikeはタスクを可視化させ期限を明確にすることでプロジェクト進行を円滑にできるツールです。
しかしGoogle スプレッドシートに登録されるタスク情報が更新されたらWrikeの登録情報にも反映させるのは、情報の正確性を保つことを困難にするかもしれません。
チーム内で共有する情報の精度を保ちたいと考える方にこのフローは有益です。
このフローを活用することで、Google スプレッドシートで更新された情報を自動でWrikeにも反映を行い、情報の正確性と最新性を保ちます。
登録情報が自動で更新されることによって、手入力していた時間をタスク解決に充てることができ、業務を効率化します。
■注意事項
・Google スプレッドシート、WrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせや依頼内容を、プロジェクト管理ツールのWrikeに一つひとつ手作業で転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をトリガーにWrikeへ自動でタスクを作成し、こうした課題を解消して業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
Wrikeにタスクが登録されたらGoogle スプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Wrikeでタスク管理しGoogle スプレッドシートでデータ管理を行っている方
・Wrikeのタスク情報をGoogle スプレッドシートに自動で集約して一元管理したい方
・タスクの進捗や状況をGoogle スプレッドシートで可視化して分析に活用したい方
2.Wrikeを主に利用するプロジェクトマネージャー
・Wrikeでタスク情報を管理したい方
3.Google スプレッドシートを主に利用するチームメンバー
・Wrikeで登録されたタスクをGoogle スプレッドシート上で確認したい方
・WrikeとGoogle スプレッドシートの連携によって情報共有の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
Wrikeはプロジェクト管理に優れたツールです。
しかし登録されたタスクをGoogle スプレッドシートのデータベースに手動で転記するのは、情報共有の遅れや入力ミスに繋がる可能性があります。
このフローを活用すれることで、Wrikeでタスクが登録された情報を自動的にGoogle スプレッドシートのデータベースへ追加されます。
これにより、プロジェクトメンバーはWrikeとGoogle スプレッドシートの両方を確認する必要がなくなり最新の情報を効率的に共有することができます。
■注意事項
・Wrike、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Wrikeでタスクを管理しつつ、別途Googleカレンダーでスケジュールを管理していると、二重入力の手間や転記ミスが発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Wrikeでタスクが作成または更新された際に、その内容を自動でGoogleカレンダーに予定として同期できます。手作業による入力の手間を省き、スケジュール管理の正確性を高めることで、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
Wrikeでタスクを管理し、その内容を別途Notionにも記録している際、手作業による二重入力は手間がかかり、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Wrikeに新しいタスクが登録されると自動的にNotionへその情報が追加されるため、こうした手作業による課題をスムーズに解消し、業務の正確性向上にも繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Google Driveのファイルの格納やフォルダ管理をトリガーにOCR処理や通知などを実行でき、社内の情報共有やファイル管理を効率化します。
PDFや画像の内容を読み取ってGoogle スプレッドシートやYoomDBに追加できる点も魅力です。
■概要
GoogleDriveに格納された従業員の評価シートなどを各上長が閲覧できるように権限をするフローです。
権限をふるのは新規のフォルダを作る場合のみで、既存のフォルダにファイルが格納された場合と場合分けをしています。
■事前準備
・事前に対象ファイルの従業員と対になる上長の情報がわかるマッピングシートをスプレッドシートなどで用意します。
■使用しているマッピング用のスプレッドシート(閲覧権限のみとなるので、コピーするかまたは参考としてご確認ください)
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1PdxdTJyhhzVcOLbaZ42zKeFstcaQfU5w4-ovYN9v_zw/edit#gid=0
■作成方法
①アプリトリガーからGoogle Driveを選択し以下の設定を行い、保存します。
・トリガーアクション：特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら
・トリガー起動間隔：基本的には最短の5分で設定します。
・フォルダID：欄をクリックし、表示される候補から指定のフォルダを選択します。
・テスト：一度対象のフォルダに任意のファイルを格納し、テストすることで情報を取得します。
②＋マークを押し、データを操作・変換するオペレーションを選択して以下の設定を行いテスト・保存します。
・変換タイプ：データの抽出（2タスク）
・対象のテキスト：①で取得したファイル名のアウトプットを{{ファイル名}}のように埋め込みます。
・抽出したい項目：後にマッピングで使用するための項目を抽出します。
例：1111田中 とファイル名にある場合は社員番号氏名 と指定するとファイル名からその部分だけを抽出できます。
※アウトプットを埋め込む設定についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
③＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択し、以下設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索
・フォルダID：従業員ごとのフォルダが格納されている親フォルダを候補から選択します。
・ファイル名：②で取得したアウトプット名を{{〇〇}}のように埋め込みます。
④＋マークを押し、分岐するオペレーションを選択し以下の設定を行い、保存します。
・オペレーション：③のオペレーションを選択します。
・アウトプット：③で取得したファイルIDを選択します。
・条件：アウトプットが空になっているを選択します。
・値：空白のままとします。
⑤空白のルート(右ルート)の＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからスプレッドシートを選択し以下の設定を行い、テスト・保存します。
・アクション：レコードを取得する
・スプレッドシートID：候補から事前準備で用意したマッピングシートを選択します。
・スプレッドシートのタブ名：シート名を選択します。
・テーブル範囲：列名含む全範囲を選択します。事例用のシートの場合A1:Fと選択します。
・取得したいレコードの条件：列名は照合したい列を選択し、等しいとして、②で抽出したアウトプットを{{〇〇}}のように埋め込みます。
※このとき照合したい列内の値の形式と②で抽出したアウトプットの形式が合致するようにしておいてください。
⑥＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択し、以下設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：フォルダを作成する
・フォルダ名：②で取得したアウトプット名を{{〇〇}}のように埋め込みます。
・作成先のフォルダID：本フォルダを作成する親フォルダを候補から選択します。
⑦＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択し、以下設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する
・付与する権限：指定の権限を選択します。
・権限を付与するファイルID：⑥で作成したフォルダIDのアウトプットを{{作成したフォルダ}}のように埋め込みます。
・権限を付与するユーザーのメールアドレス：⑤のレコード取得時に取得した上長のアドレスを埋め込みます。
⑧＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択し、以下設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：ファイルの格納先フォルダを変更
・対象のファイルID：①で取得したファイルIDのアウトプットを{{ファイルID}}のように埋め込みます。
・現在のフォルダID：①で取得した親フォルダIDのアウトプットを{{親フォルダID}}のように埋め込みます。
・移動先のフォルダID：⑥で作成したフォルダIDのアウトプットを{{作成したフォルダID}}のように埋め込みます。
⑨空白でないルート(左ルート)の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択し、以下設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：ファイルの格納先フォルダを変更
・対象のファイルID：①で取得したファイルIDのアウトプットを{{ファイルID}}のように埋め込みます。
・現在のフォルダID：①で取得した親フォルダIDのアウトプットを{{親フォルダID}}のように埋め込みます。
・移動先のフォルダID：③で取得している既存のフォルダIDのアウトプットを{{ファイルID_〇〇}}のように埋め込みます。
■注意点
・ファイル名はマッピングシート上に格納されている値と共通化させてください。
・例えばマッピング上で社番氏名(1111田中)のような値がある場合は、ファイルにも1111_田中のような名前をつけ、その後に任意の名前をつけてください。
・例：1111田中評価シート etc
◼️概要
Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、Boxの指定フォルダにそのファイルを連携するフローです。
◼️注意事項
・各アプリとYoomとの連携が必要です。
■概要
Google Driveに格納されたPDFファイルを画像解析し、データベースへ追加およびチャットへの通知を行います。
途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。
■事前準備
・Yoomデータベースに追加したいPDF内の情報の列名を予め設定します。
※列名とは、このような項目を指します。「会社名」「氏名」「メールアドレス」 etc
■作成方法
①トリガーからアプリトリガーを選択し、Google Driveを選びます。
②特定のフォルダにファイル・フォルダが格納されたアクションを選択し、次のページで起動間隔と対象のフォルダIDを設定します。
③一度指定したフォルダに取得したい形式と同様のPDFをテストで格納し、Yoomに戻ってトリガーテストを行い取得を確認したら保存します。
④トリガー下の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択します。
⑤画像ファイル・PDFファイルをダウンロードするアクションを設定し、次のページでファイルIDの欄をクリックして表示されたアウトプットからトリガーを選択し、トリガーで取得しているファイルIDを{{ファイルID}}のように埋め込みます。このようにすることで、取得したファイルIDをそのまま動的に使用できます。
※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
⑥＋マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択します。
⑦アクションから「画像・PDFファイルを読み取る」を選択し、次に進みます。
⑧ファイルの添付方法で、「取得した値を使用」を選択し、候補から⑤で取得したファイルを設定します。
⑨追加で抽出したい項目に、そのPDF上から取得した文字列の項目名を入力します。
※ファイル全体の文字列や複数行などの、複雑な取得はAIの仕様上うまく作動しない場合がありますので、ご注意ください。
※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686
⑩テストを行い、値が取得できたか確認して保存します。
⑪＋マークを押し、担当者へ対応を依頼するオペレーションを選択します。
⑫任意の担当者を設定し、メッセージ欄をクリックして、⑩のテストで取得した値を{{●●}}のようにそのまま埋め込みます。このようにすることで、⑤と同様に取得した値をそのまま担当者依頼に表示させることができます。
⑬フォームを追加をクリックし、項目に⑩で取得した項目名をそのまま入力します。このようにすることで、⑩で取得したアウトプットをそのまま引き継ぐor担当者が修正した値を使用するといったアウトプットの引き継ぎを行う事が可能です。
※アウトプット引き継ぎについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6780877
⑭＋マークを押し、データベースを操作するからYoomを選択後、事前に用意したテーブルを選択して、レコードを追加アクションを設定します。
⑮次のページで事前に設定した列名が表示されるので、各列名の欄をクリックし、⑬の担当者へ対応を依頼するオペレーションで取得した項目をそれぞれ対応した列名のところに入力します。
⑯＋マークを押し、アプリと連携するからLINE WORKSを選択してトークルームにメッセージを送信アクションを選びます。
⑰次のページで、BotIDやトークルームIDを設定し、メッセージ内容に任意の内容を設け設定完了です。
※LINE WORKSの詳細設定はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6228178
■概要
Google Driveに格納されたPDFファイルを画像解析し、データベースへ追加およびチャットへの通知を行います。
途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。
■事前準備
Yoomデータベースに追加したいPDF内の情報の列名を予め設定します。
※列名とは、このような項目を指します。「会社名」「氏名」「メールアドレス」 etc
■作成方法
①トリガーからアプリトリガーを選択し、Google Driveを選びます。
②特定のフォルダにファイル・フォルダが格納されたアクションを選択し、次のページで起動間隔と対象のフォルダIDを設定します。
③一度指定したフォルダに取得したい形式と同様のPDFをテストで格納し、Yoomに戻ってトリガーテストを行い取得を確認したら保存します。
④トリガー下の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択します。
⑤画像ファイル・PDFファイルをダウンロードするアクションを設定し、次のページでファイルIDの欄をクリックして表示されたアウトプットからトリガーを選択し、トリガーで取得しているファイルIDを{{ファイルID}}のように埋め込みます。このようにすることで、取得したファイルIDをそのまま動的に使用できます。
※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
⑥＋マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択します。
⑦アクションから画像・PDFファイルを読み取るを選択し、次に進みます。
⑧ファイルの添付方法で、「取得した値を使用」を選択し、候補から⑤で取得したファイルを設定します。
⑨追加で抽出したい項目に、そのPDF上から取得した文字列の項目名を入力します。
※ファイル全体の文字列や複数行などの、複雑な取得はAIの仕様上うまく作動しない場合がありますので、ご注意ください。
※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686
⑩テストを行い、値が取得できたか確認して保存します。
⑪＋マークを押し、担当者へ対応を依頼するオペレーションを選択します。
⑫任意の担当者を設定し、メッセージ欄をクリックして、⑩のテストで取得した値を{{●●}}のようにそのまま埋め込みます。このようにすることで、⑤と同様に取得した値をそのまま担当者依頼に表示させることができます。
⑬フォームを追加をクリックし、項目に⑩で取得した項目名をそのまま入力します。このようにすることで、⑩で取得したアウトプットをそのまま引き継ぐor担当者が修正した値を使用するといったアウトプットの引き継ぎを行う事が可能です。
※アウトプット引き継ぎについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6780877
⑭＋マークを押し、データベースを操作するからYoomを選択後、事前に用意したテーブルを選択して、レコードを追加アクションを設定します。
⑮次のページで事前に設定した列名が表示されるので、各列名の欄をクリックし、⑬の担当者へ対応を依頼するオペレーションで取得した項目をそれぞれ対応した列名のところに入力します。
⑯＋マークを押し、アプリと連携するからLINE WORKSを選択してトークルームにメッセージを送信アクションを選びます。
⑰次のページで、BotIDやトークルームIDを設定し、メッセージ内容に任意の内容を設け設定完了です。
※LINE WORKSの詳細設定はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6228178
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Googleスプレッドシートのデータベースに格納するフローです。
ファイルの内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。
また、途中に担当者依頼を加えることにより確実なデータ追加を可能にすることもできます。
※途中に担当者依頼を加えたフローボットテンプレートはこちらを参照してください。
■注意事項
・Google Drive、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
いかがでしたか？
WrikeとGoogle Driveの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたタスク作成に伴うフォルダ生成や、ファイルアップロード後のタスク起票といった一連の作業から解放され、ヒューマンエラーを防止することができるでしょう。
これにより、担当者は資料を探したり作成したりする手間から解放され、プロジェクトの進行管理や戦略立案といった、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです。
Yoomを使えば、一見複雑そうな自動化設定がノーコードで実現できるのもポイント！
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フローは自由にカスタマイズできるので、あなたのアイディア次第で活用方法は無限大！
ぜひ、自社の業務に合う最適なフローを構築してみてくださいね。
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本記事を参考に、まずはWrikeとGoogle Driveの連携からぜひスタートしてみてください。
