Google Driveにファイルが格納されたら、Wrikeにタスクを作成する

■概要

Wrikeでタスク管理を行い、Google Driveでファイルを管理していると、ファイル共有のたびに手動でタスクを作成する作業が発生し、手間に感じることはないでしょうか。このワークフローは、そうしたWrikeとGoogle Driveの連携に関する課題を解決します。特定のGoogle Driveフォルダにファイルが格納されると、自動でWrikeにタスクが作成されるため、タスクの起票漏れを防ぎ、プロジェクト管理を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方

• WrikeとGoogle Driveを連携させ、一連の業務を効率化したいと考えている方
• ファイル共有後のタスク作成を手作業で行っており、手間や漏れに課題を感じている方
• 制作物などのファイルをGoogle Driveで受け取り、Wrikeでレビュー管理をしている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveにファイルが追加されると自動でWrikeにタスクが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手動でのタスク作成や情報転記が不要になるため、タスクの作成漏れやファイル共有のミスといったヒューマンエラーを防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとWrikeをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでWrikeの「タスクを作成」アクションを設定し、トリガーで取得したファイル情報などをタスク内容に紐付けます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Wrikeでタスクを作成する際、タスクのタイトルや説明文、担当者、フォルダーなどの内容は、実際の運用に合わせて任意で設定してください。Google Driveから取得したファイル名やURLをタスク説明文に含めることも可能です

■注意事項‍

• Google DriveとWrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。