Google Driveで特定のフォルダ内に従業員ファイル格納後、フォルダの作成有無を判別して、新規作成なら対象の上長に閲覧権限を付与する

■概要

GoogleDriveに格納された従業員の評価シートなどを各上長が閲覧できるように権限をするフローです。

権限をふるのは新規のフォルダを作る場合のみで、既存のフォルダにファイルが格納された場合と場合分けをしています。

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■事前準備

・事前に対象ファイルの従業員と対になる上長の情報がわかるマッピングシートをスプレッドシートなどで用意します。

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■使用しているマッピング用のスプレッドシート(閲覧権限のみとなるので、コピーするかまたは参考としてご確認ください)

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1PdxdTJyhhzVcOLbaZ42zKeFstcaQfU5w4-ovYN9v_zw/edit#gid=0

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■作成方法

①アプリトリガーからGoogle Driveを選択し以下の設定を行い、保存します。

・トリガーアクション：特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら

・トリガー起動間隔：基本的には最短の5分で設定します。

・フォルダID：欄をクリックし、表示される候補から指定のフォルダを選択します。

・テスト：一度対象のフォルダに任意のファイルを格納し、テストすることで情報を取得します。

②＋マークを押し、データを操作・変換するオペレーションを選択して以下の設定を行いテスト・保存します。

・変換タイプ：データの抽出（2タスク）

・対象のテキスト：①で取得したファイル名のアウトプットを{{ファイル名}}のように埋め込みます。

・抽出したい項目：後にマッピングで使用するための項目を抽出します。

例：1111田中　とファイル名にある場合は社員番号氏名　と指定するとファイル名からその部分だけを抽出できます。

※アウトプットを埋め込む設定についてはこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528

③＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択し、以下設定を行ってテスト・保存します。

・アクション：特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索

・フォルダID：従業員ごとのフォルダが格納されている親フォルダを候補から選択します。

・ファイル名：②で取得したアウトプット名を{{〇〇}}のように埋め込みます。

④＋マークを押し、分岐するオペレーションを選択し以下の設定を行い、保存します。

・オペレーション：③のオペレーションを選択します。

・アウトプット：③で取得したファイルIDを選択します。

・条件：アウトプットが空になっているを選択します。

・値：空白のままとします。

⑤空白のルート(右ルート)の＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからスプレッドシートを選択し以下の設定を行い、テスト・保存します。

・アクション：レコードを取得する

・スプレッドシートID：候補から事前準備で用意したマッピングシートを選択します。

・スプレッドシートのタブ名：シート名を選択します。

・テーブル範囲：列名含む全範囲を選択します。事例用のシートの場合A1:Fと選択します。

・取得したいレコードの条件：列名は照合したい列を選択し、等しいとして、②で抽出したアウトプットを{{〇〇}}のように埋め込みます。

※このとき照合したい列内の値の形式と②で抽出したアウトプットの形式が合致するようにしておいてください。

⑥＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択し、以下設定を行ってテスト・保存します。

・アクション：フォルダを作成する

・フォルダ名：②で取得したアウトプット名を{{〇〇}}のように埋め込みます。

・作成先のフォルダID：本フォルダを作成する親フォルダを候補から選択します。

⑦＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択し、以下設定を行ってテスト・保存します。

・アクション：指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する

・付与する権限：指定の権限を選択します。

・権限を付与するファイルID：⑥で作成したフォルダIDのアウトプットを{{作成したフォルダ}}のように埋め込みます。

・権限を付与するユーザーのメールアドレス：⑤のレコード取得時に取得した上長のアドレスを埋め込みます。

⑧＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択し、以下設定を行ってテスト・保存します。

・アクション：ファイルの格納先フォルダを変更

・対象のファイルID：①で取得したファイルIDのアウトプットを{{ファイルID}}のように埋め込みます。

・現在のフォルダID：①で取得した親フォルダIDのアウトプットを{{親フォルダID}}のように埋め込みます。

・移動先のフォルダID：⑥で作成したフォルダIDのアウトプットを{{作成したフォルダID}}のように埋め込みます。

⑨空白でないルート(左ルート)の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択し、以下設定を行ってテスト・保存します。

・アクション：ファイルの格納先フォルダを変更

・対象のファイルID：①で取得したファイルIDのアウトプットを{{ファイルID}}のように埋め込みます。

・現在のフォルダID：①で取得した親フォルダIDのアウトプットを{{親フォルダID}}のように埋め込みます。

・移動先のフォルダID：③で取得している既存のフォルダIDのアウトプットを{{ファイルID_〇〇}}のように埋め込みます。

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■注意点

・ファイル名はマッピングシート上に格納されている値と共通化させてください。

・例えばマッピング上で社番氏名(1111田中)のような値がある場合は、ファイルにも1111_田中のような名前をつけ、その後に任意の名前をつけてください。

・例：1111田中評価シート etc

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