「毎月の締め作業で、大量の案件を手作業でロックしていくのは大変…」
「ロックし忘れてしまい、請求処理に影響が出ないか不安になる…」
このように、案件管理ツール「board」での案件ロック作業に、手間や心理的な負担を感じていませんか？
もし、指定した日時になると自動で特定の案件を一括でロックしてくれる仕組みがあれば、毎月の面倒な締め作業から解放されます。
ヒューマンエラーによる請求漏れなどのリスクも未然に防げるため、安心して他の重要な業務に集中できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはboardの案件を自動でロックする業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
指定日時にboardの案件を自動でロックするフローを作ってみよう
それではここから、指定した日時になったらboardの特定案件を一括で自動ロックするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：board
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- boardのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- スケジュールトリガー設定と各アクション設定
- フローをONにし、正しく動作するかを確認
ステップ1：boardのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとboardを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
boardのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からboardを検索し、クリックします。
最後に「追加」を押してください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「スケジュールトリガー」をクリックしてください。
「スケジュール設定」の画面が表示されます。
ここでは、フローボットが起動する日時を指定していきましょう。
今回のテストでは【平日】の【9時】に指定するので、下図のように設定しました。
曜日指定以外にも、日付指定やCron設定を使用して自由に設定することができます。
▼日付指定
▼Cron設定
より詳しい設定方法は「スケジュールトリガーの設定方法」をご確認ください。
最後に「完了」を押して次へ進みましょう。
ステップ4：boardの案件リストを取得する設定
「案件リストの取得」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Yoomと連携するboardのアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
今回は、以下の案件をロックします。
もし、ロック可能な案件が無い場合はテスト用の案件をboardで作成しておきましょう。
作成する内容は、架空の情報（「テスト案件」など）でOKです。
「APIキー」は、https://the-board.jp/api_settingsから取得可能です。
「受注ステータス」と「進捗状況」は、ロックしたい案件に合わせて注釈を確認し入力してください。
その他、条件を指定したい場合は任意で設定し「テスト」を実行しましょう。
テストに成功すると、条件に該当する案件の一覧が取得した値に表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を押して次に進みましょう！
ステップ5：繰り返し対象の設定
取得した案件の数だけループで処理を行うよう、設定していきます。
「同じ処理を繰り返す」を、クリックしてください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。
フリープラン・ミニプランではエラーになってしまうためご注意ください。
有料プランには、2週間の無料トライアルができ、期間中は通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も使えますので、この機会にぜひお試しください。
繰り返し対象の取得した値を設定します。
「オペレーション」は、プルダウンから「案件リストの取得」を選択。
「取得した値」には、ループ処理で用いる項目(案件IDの一覧)を選択しましょう。
最後に「完了」をクリックしてください。
ステップ6：案件を自動ロックする設定
「案件のロック」をクリックしてください。
再度、連携するアカウントに間違いがないかを確認し「次へ」をクリックしましょう
「APIキー」は、ステップ４と同様にhttps://the-board.jp/api_settingsから取得可能です。
「案件ID」は、取得した値から【ループ変数】を引用しましょう。
「ロックフラグ」は、ロックを選択します。
設定が完了したら「テスト」を押してください。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際に案件がロックされるので、boardを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上が、指定した日時になったらboardの特定案件を一括で自動ロックするフローの連携手順になります！
boardを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、boardのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
これらのフローを使用することで、案件の発生から受注、請求、社内共有、サポート対応などの業務を自動で連携できます。
これにより、情報の抜け漏れ防止と業務スピードの向上、部門間連携の強化を実現します。
Asanaにタスクが追加されたら、boardに案件を登録する
試してみる
■概要
Asanaでタスク管理を行い、その情報を手作業で営業支援SFA/CRMのboardへ入力していませんか？
二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローは、Asanaに新しいタスクが追加されると、その内容をAIが解析し、boardに案件として自動で登録するため、タスク管理と案件管理の連携をスムーズにし、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaとboardを併用しており、手作業での情報入力に課題を感じている営業担当者の方
・Asanaのタスクを起点として、boardへの案件登録を自動化し、管理を効率化したい方
・タスク管理から案件登録までのフローを最適化し、チーム全体の生産性を高めたい方
■注意事項
・Asana、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Asanaのタスクの説明欄に会社名が登録されていること、boardに登録の会社名がタグとして追加されていることを前提としています
BubbleでThingが作成されたら、boardで案件を登録する
試してみる
■概要
ノーコードツールBubbleで作成したデータを、案件管理ツールboardへ都度手作業で登録していませんか？こうした繰り返し作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの温床にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Bubbleとboardを自動で連携させ、データ作成から案件登録までをスムーズに行えます。手作業による非効率な業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Bubbleで管理するデータをboardに手作業で入力しており、手間を感じている方
・Bubbleとboardを連携させ、案件登録を自動化し、業務効率化を図りたい担当者の方
・ノーコードツールを活用した業務改善やDX推進を検討している責任者の方
■注意事項
・Bubble、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
boardで新しい案件が登録されたら、Zendeskでチケットを作成する
試してみる
■概要
boardで管理している案件情報を、顧客サポートのためにZendeskへ一つずつ手作業で入力していませんか。
この作業は手間がかかるだけでなく、情報の転記ミスが発生し、対応の遅れに繋がる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、boardに新しい案件が登録されると自動でZendeskのチケットが作成されるため、このような課題を解消できます。
Zendeskとboardをスムーズに連携させ、迅速で正確な顧客対応を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・boardとZendeskを併用しており、手作業でのチケット作成に手間を感じている方
・案件登録から顧客対応までのリードタイムを短縮し、迅速なサポートを提供したい方
・Zendeskやboardへの二重入力によるヒューマンエラーをなくし、業務品質を高めたい方
■注意事項
・board、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
毎日、HubSpotのデータからboardに顧客情報を自動連携する
試してみる
■概要
「毎日、HubSpotのデータからboardに顧客情報を自動連携する」ワークフローは、顧客管理の効率化を図るための自動化プロセスです。
HubSpotに蓄積された最新の顧客データを毎日boardに自動で反映させることで、常に最新の情報を基にチームが活動できる環境を提供します。
■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotを活用して顧客管理を行っている営業担当者の方
・boardをプロジェクト管理ツールとして使用しており、顧客情報の一元化を図りたいチームリーダーの方
・データの手動更新に時間を取られており、業務効率化を目指している企業のIT担当者の方
・HubSpotとboardの連携を自動化することで、営業活動の精度を高めたいマーケティング担当者の方
・顧客データの正確性を維持しつつ、チーム全体での共有を円滑にしたい経営者の方
■注意事項
・HubSpotとboardのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
boardで新しい顧客が作成されたら、Google Chatで通知する
試してみる
■概要
boardで新しい顧客情報を登録した後、関係者への共有はどのように行っていますか？手作業での連絡は、対応漏れやタイムラグが生じる原因となります。このワークフローを活用すれば、boardでの顧客作成をトリガーとして、Google Chatに自動で通知を送信できます。boardとGoogle Chat間の情報共有を自動化し、迅速かつ正確なコミュニケーションを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・boardで顧客管理を行い、Google Chatで情報共有している営業担当者の方
・boardの新規顧客登録をGoogle Chatへ通知し、対応速度を向上させたい方
・手作業によるboardからGoogle Chatへの転記作業に手間を感じている方
■注意事項
・board、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
boardで案件の受注が確定したら、見積書を取得してSlackで通知する
試してみる
kintoneでレコードが登録されたら、boardで発注を自動登録する
試してみる
指定日時にboardで請求リストを取得し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
boardで案件が登録されたら、Confluenceでページを作成する
試してみる
■概要
クラウド型案件管理ツール「board」で案件を管理しつつ、情報共有のためにConfluenceで関連ドキュメントを作成しているものの、それぞれのツールへの入力が手間だと感じていませんか。手作業でのページ作成は、抜け漏れや転記ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、boardに新しい案件が登録されると、Confluenceに自動でページが作成されるため、Confluenceとboardを連携させたスムーズな情報管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・boardで管理している案件情報を、Confluenceへ手作業で転記している方
・Confluenceとboardを連携させ、案件ごとの情報共有を効率化したい方
・手作業によるドキュメント作成の漏れや遅延を防ぎ、業務の標準化を進めたい方
■注意事項
・board、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
指定スケジュールになったら、boardで請求リストを取得してNotionに追加する
試してみる
■概要
boardで管理している請求情報を、手作業でNotionに転記する作業に手間を感じていませんか。
定期的に発生するこの作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでboardから自動で請求情報を取得し、Notionのデータベースへ追加できるため、こうした課題を円滑に解消し、請求管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・boardとNotionを併用しており、二重入力の手間をなくしたいと考えている方
・Notionのデータベースを活用して請求状況を可視化し、チームで共有したい方
・毎月発生する請求情報の集計や管理業務を自動化し、効率化を目指す担当者の方
■注意事項
・board、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
boardでの案件ロック作業を自動化することで、毎月の締め日に発生していた手作業でのロック対応の手間を削減し、ロック漏れといったヒューマンエラーも防ぐことができます。
これにより、担当者は面倒なルーティンワークから解放され、請求業務の正確性を担保しながら、より付加価値の高い業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：ロック完了をSlackなどで通知できますか？
A：
はい、可能です。
Yoomではフローボットを自由に作成・カスタマイズできるため、ロック完了後に通知するステップも追加できます。
詳しくは基本的なフローボットの作成方法をご確認ください。
Q：一度ロックした案件を自動で解除できますか？
A：
自動でロック解除することも可能です。
「案件のロック」アクションではロックフラグを選択できるため、解除フラグを設定すればロック解除の処理も自動化できます。
Q：自動ロックに失敗した場合に気づけますか？
A：
自動化が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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