「OneDriveにアップロードしたファイルを、ルールに沿ってリネームして、別のフォルダに移動させる作業が面倒…」
「手作業でのファイル整理は、移動漏れや命名ミスが起こりがちで困っている…」
このように、OneDrive上でのファイル管理に手間や課題を感じていませんか？
もし、OneDriveに特定のファイルが追加されら、自動でファイル名を変更し、指定のフォルダへ移動させることができる仕組みがあれば、これらの煩わしい作業から解放され、より重要なコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOneDrive上のファイルを自動で整理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
OneDriveにファイルが追加されたら、ファイル名をリネームし別フォルダに移動する
試してみる
■概要
日々作成されるファイルの管理、特にファイル名へ日付を追加して整理する作業は、単純ながらも手間がかかる業務ではないでしょうか。手作業で行うと、ファイル名の付け忘れや移動ミスが発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、OneDriveにファイルが追加されたことをきっかけに、ファイル名を自動でリネームし、指定のフォルダへ移動させることができます。手作業によるファイル管理から解放され、業務の正確性と効率を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveでのファイル整理、特に手動でのリネームや移動に時間をかけている方
- ファイル名へ日付などを追加する命名規則を、自動で徹底したいと考えている方
- 定型的なファイル管理業務を効率化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル追加をトリガーに、リネームから移動までを自動化するため、手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮できます
- 手作業で起こりがちなファイル名への日付の付け忘れや、移動先の指定ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルが追加された場合のみ後続の処理が実行されるようにします
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルを別のフォルダに移動」アクションを設定し、新しいファイル名と移動先のフォルダを指定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、フローボットを起動させたい監視対象のフォルダを任意で設定してください
- ファイルを別のフォルダに移動するオペレーションでは、移動先のフォルダを任意で指定できます
- 同オペレーションで設定する新しいファイル名は、フローの実行日時などの動的な値や、任意のテキストを組み合わせて自由にカスタマイズが可能です
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
OneDriveのファイル移動・整理フローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、OneDriveにファイルが追加された際に、ファイル名をリネームして別のフォルダに自動で移動するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：OneDrive
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- OneDriveのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- OneDriveのトリガー設定とアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
OneDriveにファイルが追加されたら、ファイル名をリネームし別フォルダに移動する
試してみる
■概要
日々作成されるファイルの管理、特にファイル名へ日付を追加して整理する作業は、単純ながらも手間がかかる業務ではないでしょうか。手作業で行うと、ファイル名の付け忘れや移動ミスが発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、OneDriveにファイルが追加されたことをきっかけに、ファイル名を自動でリネームし、指定のフォルダへ移動させることができます。手作業によるファイル管理から解放され、業務の正確性と効率を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveでのファイル整理、特に手動でのリネームや移動に時間をかけている方
- ファイル名へ日付などを追加する命名規則を、自動で徹底したいと考えている方
- 定型的なファイル管理業務を効率化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル追加をトリガーに、リネームから移動までを自動化するため、手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮できます
- 手作業で起こりがちなファイル名への日付の付け忘れや、移動先の指定ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルが追加された場合のみ後続の処理が実行されるようにします
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルを別のフォルダに移動」アクションを設定し、新しいファイル名と移動先のフォルダを指定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、フローボットを起動させたい監視対象のフォルダを任意で設定してください
- ファイルを別のフォルダに移動するオペレーションでは、移動先のフォルダを任意で指定できます
- 同オペレーションで設定する新しいファイル名は、フローの実行日時などの動的な値や、任意のテキストを組み合わせて自由にカスタマイズが可能です
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：OneDriveをマイアプリ連携
ここでは、OneDriveとYoomを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下の手順と注意事項をご参照ください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
OneDriveにファイルが追加されたら、ファイル名をリネームし別フォルダに移動する
試してみる
■概要
日々作成されるファイルの管理、特にファイル名へ日付を追加して整理する作業は、単純ながらも手間がかかる業務ではないでしょうか。手作業で行うと、ファイル名の付け忘れや移動ミスが発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、OneDriveにファイルが追加されたことをきっかけに、ファイル名を自動でリネームし、指定のフォルダへ移動させることができます。手作業によるファイル管理から解放され、業務の正確性と効率を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveでのファイル整理、特に手動でのリネームや移動に時間をかけている方
- ファイル名へ日付などを追加する命名規則を、自動で徹底したいと考えている方
- 定型的なファイル管理業務を効率化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル追加をトリガーに、リネームから移動までを自動化するため、手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮できます
- 手作業で起こりがちなファイル名への日付の付け忘れや、移動先の指定ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルが追加された場合のみ後続の処理が実行されるようにします
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルを別のフォルダに移動」アクションを設定し、新しいファイル名と移動先のフォルダを指定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、フローボットを起動させたい監視対象のフォルダを任意で設定してください
- ファイルを別のフォルダに移動するオペレーションでは、移動先のフォルダを任意で指定できます
- 同オペレーションで設定する新しいファイル名は、フローの実行日時などの動的な値や、任意のテキストを組み合わせて自由にカスタマイズが可能です
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクト一覧から確認できます。
ステップ3：OneDriveのトリガー設定
最初の設定です！ここから「OneDriveにファイルが追加されたら、ファイル名をリネームし別フォルダに移動する」フローを設定していきます！
赤枠部分をクリックしましょう。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
ここで、OneDriveの画面に移動し、特定のフォルダにテスト用のファイルを作成・更新してください。
今回は、以下のファイルを作成しました。
Yoomの画面で、必須項目を設定しましょう！
- トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ここでは、基本的にはご契約プランの最短起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
- ドライブID：トリガー対象のフォルダが存在するドライブIDを指定します。
入力欄をクリックして表示される「候補」から設定してください。
- フォルダ名：先ほど自身で作成・更新したOneDriveのフォルダ名もしくはフォルダ名の一部を任意で入力してください。
- フォルダID：「候補」から対象となるフォルダを選択しましょう。
「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
