特定のメールに添付されたファイルをOneDriveに自動保存する

■概要

特定のメールに添付された請求書や報告書などのファイルを、都度手動でOneDriveに保存していませんか？この作業は単純ですが、件数が多いと手間がかかり、保存忘れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の件名のメールを受信した際に、添付ファイルを自動でOneDriveの指定フォルダに保存することが可能です。手作業による手間やミスをなくし、確実なファイル管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する請求書などのファイルをOneDriveで管理している経理や営業担当の方
• 添付ファイルのダウンロードとアップロード作業を手作業で行い、非効率だと感じている方
• メールの見落としによるファイルの保存漏れを防ぎ、管理体制を強化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• メールの添付ファイルを自動でOneDriveに保存するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に集中できます。
• 手作業で起こりがちなファイルの保存忘れや、誤った場所への保存といったヒューマンエラーを防止し、確実なファイル管理が可能です。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の対象となるメールの件名を指定します。
3. 続いて、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
4. その後、同じくOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
5. 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定の場所にアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveへファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダを任意で指定することが可能です。案件ごとや月ごとにフォルダを分けるなど、管理しやすい形に設定してください。また、アップロードする際のファイル名も任意で設定できます。例えば「受信日_ファイル名」のように日付を自動で付与し、いつ受信したファイルか分かりやすく整理することも可能です。

■注意事項

• ‍‍OneDriveとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。