「Omadaコントローラーからのアラートメールが、他の業務メールに埋もれてしまい対応が遅れてしまった…」
「重要なシステム監視通知を見逃さないように、手動でチャットツールに転送しているが手間がかかる…」
このように、Gmailで受信する重要な監視アラートの管理に課題を感じていませんか？
そこでもしGmailで特定のキーワードを含むアラートメールを受信した際にその内容を自動でチャットツールに通知し、対応履歴としてスプレッドシートに記録できる仕組みがあったらどうでしょう。アラートの見逃しを防いで迅速な初動対応を行いながら、より安心して本来の業務に集中できる時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定はノーコードで設定できるので、作業の手間や時間を抑えられます。自動化を導入して、日々の作業負担を減らしていきましょう。
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
Gmailで受信したメールの内容を他アプリに連携する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい」という方は、以下のバナーをクリックして、自動化の流れを体験してみてください。
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Google スプレッドシートに内容を追加しSlackに通知する
試してみる
■概要
お問い合わせや資料請求など、Gmailで受信する特定のメールの内容を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？
この作業は時間がかかる上に、転記ミスや対応漏れが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートのAPIを利用するように、Gmailでのメール受信をきっかけに、メール本文から必要な情報をAIが自動で抽出し、Google スプレッドシートへ記録、さらにSlackへの通知までの一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する特定メールの情報をGoogle スプレッドシートで管理している方
・Google スプレッドシートのAPIの活用法を検討しており、手作業でのデータ転記を自動化したい方
・メールで受信した内容をSlackで共有する際、手動での通知作業に手間を感じている方
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信したアラートをスプレッドシートに記録しSlack通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Google スプレッドシートに内容を追加しSlackに通知するフローを解説していきます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの
登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：
Gmail／
Google スプレッドシート／
Slack
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとGoogle スプレッドシート、Slackのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定とGoogle スプレッドシート、Slackのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Google スプレッドシートに内容を追加しSlackに通知する
試してみる
■概要
お問い合わせや資料請求など、Gmailで受信する特定のメールの内容を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？
この作業は時間がかかる上に、転記ミスや対応漏れが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートのAPIを利用するように、Gmailでのメール受信をきっかけに、メール本文から必要な情報をAIが自動で抽出し、Google スプレッドシートへ記録、さらにSlackへの通知までの一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する特定メールの情報をGoogle スプレッドシートで管理している方
・Google スプレッドシートのAPIの活用法を検討しており、手作業でのデータ転記を自動化したい方
・メールで受信した内容をSlackで共有する際、手動での通知作業に手間を感じている方
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：マイアプリ連携と準備
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。
GmailとYoomのマイアプリ連携をします。
こちらは以下の手順をご参照ください。
Google スプレッドシートとYoomのマイアプリ連携をします。
こちらは以下の手順をご参照ください。
SlackとYoomのマイアプリ連携をします。
こちらは以下の手順をご参照ください。 Slackのマイアプリ登録方法も併せて確認しておきましょう。
ステップ2：テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Google スプレッドシートに内容を追加しSlackに通知する
試してみる
■概要
お問い合わせや資料請求など、Gmailで受信する特定のメールの内容を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？
この作業は時間がかかる上に、転記ミスや対応漏れが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートのAPIを利用するように、Gmailでのメール受信をきっかけに、メール本文から必要な情報をAIが自動で抽出し、Google スプレッドシートへ記録、さらにSlackへの通知までの一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する特定メールの情報をGoogle スプレッドシートで管理している方
・Google スプレッドシートのAPIの活用法を検討しており、手作業でのデータ転記を自動化したい方
・メールで受信した内容をSlackで共有する際、手動での通知作業に手間を感じている方
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
ステップ3：Gmailで特定キーワードのメールを受信するトリガーを設定する
Gmailを使ったトリガー設定を行います。
1つ目のGmailトリガーフローを選択してください。
Gmailのトリガーとして「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」を選びます。
連携アカウントを選択し、「次へ」を押しましょう。
テスト用に送ったメールの内容を確認します。
抽出したい情報が本文に含まれていることを確認してください。
トリガーの起動間隔を選択し、検索したいキーワード（ここでは「TEST」）を入力します。
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
- ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
- なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
入力ができたら「テスト」をクリックしましょう。
テスト結果として、件名や本文などの情報が表示されます。
内容に問題がなければ「完了」をクリックしてください。 ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：AIでメール本文から項目を抽出する
続いてAIを使ってメール本文から必要な情報を取り出します。
1つ目の「テキストからデータを抽出する」フローを選択します。
※
AIを使用した「データの抽出」アクションの設定方法もご参照ください。
抽出対象のテキストとして、Gmailトリガーで取得した「本文」を選択しましょう。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新のメール本文が反映されます。
抽出したい項目をカンマ区切りで入力してください。
今回は「姓,名,会社名,メールアドレス」を入力しました。
入力ができたら「テスト」をクリックしてください。
テスト結果として、指定した項目ごとに値が抽出されていることを確認します。
問題がなければ「完了」をクリックしましょう。
ステップ5：Google スプレッドシートに抽出したデータを追加する
続いて抽出したデータをGoogle スプレッドシートに登録します。
1つ目のGoogle スプレッドシートのフロー「レコードを追加する」を選択してください。
※以下の2記事もご参照ください。
スプレッドシート側では、1行目に「姓・名・会社・メール」の見出しを用意しておきます。
Yoom側でスプレッドシートIDとシート名、テーブル範囲（例：A1:D2）を入力します。
入力ができたら「次へ」をクリックしましょう。
同様に「名」「会社」「メール」それぞれの列に、抽出した「名」「会社名」「メールアドレス」を設定します。
すべての列の設定ができたら「テスト」をクリックしてください。
テスト成功と表示され、プレビューの表に1件分のレコードが追加されたことを確認します。
問題がなければ「完了」をクリックしましょう。
スプレッドシートを開き、姓・名・会社・メールの各列に値が正しく書き込まれていることを確認します。
ステップ6：Slackに登録結果のメッセージを送信する
最後に、登録が完了したことをSlackに通知します。
1つ目のSlackフロー「チャンネルにメッセージを送る」を選択してください。
まず
SlackチャンネルにYoomアプリをインストールする方法を参考に、該当チャンネルの「インテグレーション」からYoomを追加してください。
次に投稿先のチャンネルIDとして、通知を送りたいチャンネルを選択します。
メッセージ欄に通知したい文章を入力しましょう。
任意でトリガーから取得した値を入れることができます。固定のテキストと組み合わせて設定してみてください。
入力ができたら「テスト」をクリックします。
テスト結果として、Slackに送信されたメッセージ内容が表示されます。
問題がなければ「完了」をクリックしましょう。
Slackのチャンネルを開き、通知メッセージとメール本文が正しく投稿されていることを確認します。
これで、Gmailで受信した問い合わせ内容を自動でスプレッドシートに保存し、Slackへ通知する仕組みの設定は完了です！
ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。以上がGmailで受信した監視アラートを自動で通知・記録する方法でした。
Gmailを活用した自動化例
Gmailや各種業務ツールと連携してAIや自動処理を活用することで、日々の業務を効率化できるテンプレートです。メール受信をきっかけに通知・分析・データ取得・自動送信などを行い、確認や対応の手間を削減します。定期処理や情報整理も自動化でき、抜け漏れ防止や作業時間の短縮に役立つでしょう。業務の属人化を防ぎ、より重要な業務に集中できる環境を実現できますね！
Gmailで添付ファイルを受信したら、OneDriveにアップロードし共有リンクを作成して通知する
試してみる
Gmailでメールを受信したら、Googleフォームで指定期間の回答を取得する
試してみる
Gmailで問い合わせメールを受信したら、AIで感情分析してGoogle Chatに通知する
試してみる
Gmailでオンボーディング案内を受信したら、Google Workspaceでユーザーにパスワードの変更を要求する
試してみる
Zoho CRMで通話が作成されたら、Gmailで自動メールを送信する
試してみる
■概要
Zoho CRMで管理している顧客との通話後、関係者への通知メールを手作業で送信することに手間を感じていませんか？
また、対応漏れや遅延が顧客満足度の低下に繋がるケースも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Zoho CRMに通話履歴が作成されると同時に、Gmailから自動でメールを送信するため、迅速かつ確実な顧客対応を実現し、営業活動の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
Zoho CRMで顧客との通話履歴を管理し、社内通知メールを手動で送っている営業担当者の方
通話後の顧客対応を自動化し、チーム全体の業務効率を改善したいと考えているマネージャーの方
Zoho CRMとGmailを活用した、通話後の自動メール送信の仕組みを構築したい方
■注意事項
・Zoho CRM、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
定期的にMicrosoft Excelからメールリストを取得し、Gmailで一括送信する
試してみる
■概要
Microsoft Excelで管理しているメールリストをもとに、Gmailで一件ずつメールを送信する作業は、件数が増えるほど手間がかかり、他の業務を圧迫することはないでしょうか。
このワークフローは、定期的なスケジュールをトリガーにして、Microsoft Excelのメールリストから情報を自動で取得し、Gmailで一括送信する処理を自動化します。
定型的なメール配信業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境作りを支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft ExcelのリストをもとにGmailで定期的なメール配信を手作業で行っている方
・メールマガジンや案内など、特定のリストへの一斉送信業務を効率化したいと考えている方
・手作業による宛先の設定ミスや、送信漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
■注意事項
・Microsoft Excel、GmailとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
指定日時にスマレジ・タイムカードから給与明細を取得し、Gmailで送付する
試してみる
■概要
毎月の給与計算後の明細発行と従業員への送付業務は、重要な一方で時間のかかる定型業務ではないでしょうか。
スマレジ・タイムカードを利用していても、手作業での送付には手間がかかり、ミスが発生するリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にスマレジ・タイムカードから給与明細を自動で取得し、Gmailで各従業員に送付する一連の流れを自動化でき、これらの課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・スマレジ・タイムカードを利用し、毎月の給与明細の送付業務に手間を感じている経理・労務担当者の方
・給与明細の送付プロセスを自動化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
・手作業による送付ミスを防止し、給与明細の配布を正確かつ効率的に行いたいチームの管理者の方
■注意事項
・スマレジ・タイムカード、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・スマレジ・タイムカードのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6435753
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
毎日、BASEで注文情報の一覧を取得し、Gmailでメールを送信する
試してみる
■概要
ネットショップの運営において、BASEで発生した日々の注文情報を確認し、関係者へ共有する作業は手間がかかる業務ではないでしょうか。
手作業での対応は、他の業務を圧迫するだけでなく、転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてBASEの注文情報をAPI経由で自動的に取得し、Gmailで指定した宛先に送信できるため、こうした日々の報告業務を効率化し、正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・BASEで受注した注文情報の共有を手作業で行っており、業務を効率化したいEC担当者の方
・エンジニアでなくともBASEを活用したノーコードでの自動化を実現したいと考えている方
・注文情報の共有漏れや転記ミスを防ぎ、正確な情報共有の仕組みを構築したいチームリーダーの方
■注意事項
・BASE、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
毎朝Todoistの今日が期限のタスク一覧取得し、AIで重要度・緊急度を判定してGmailで通知する
試してみる
■概要
Todoistで管理しているタスクが日々増えていき、期限切れのタスクの確認や優先順位付けに手間を感じていないでしょうか。
重要なタスクを見落としてしまうと、業務に支障をきたす可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、毎朝Todoistから今日が期限のタスクを自動で取得し、AIが重要度・緊急度を判定してGmailへ通知するため、タスク管理を効率化し、対応漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Todoistで多くのタスクを管理しており、期限切れタスクの確認に時間をかけている方
・毎朝のタスク確認と優先順位付けを自動化し、コア業務への集中を考えている方
・AIを活用して、Todoistのタスク管理をより効率的かつスマートに行いたい方
■注意事項
・Todoist、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
毎週GoogleドキュメントからAIで要点を抽出し、Gmailで通知する
試してみる
■概要
毎週作成される議事録や報告書など、定期的なGoogleドキュメントの確認や要約、共有に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用することで、指定したスケジュールでGoogleドキュメントの情報をAIが自動で要約し、Gmailで関係者に通知する仕組みを構築できます。
手作業による確認漏れや共有の遅れといった課題を解消し、重要な情報を効率的に共有することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・毎週の定例会議議事録など、定期的なGoogleドキュメントの要約と共有を手作業で行っている方
・ドキュメントの定期的な処理を自動化したいと考えている方
・AIを活用して大量のドキュメントから効率的に情報を抽出し、チームの生産性を高めたい方
■注意事項
・Google Drive、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
Gmailで受信するネットワーク機器などの監視アラートを自動連携することで、
これまで手作業で行っていたアラートの確認や転送・記録といった一連の作業の多くを減らし、ヒューマンエラーによる見逃しを起こりにくくできます。これによりインシデントへの初動対応を行いやすくなり、IT担当者は障害対応に追われる時間を抑えつつ、より重要なシステム改善や企画業務に集中できる環境を整えやすくなりますね。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、
登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を試してみてください。
よくあるご質問
Q：Q：Pushoverのようなプッシュ通知アプリに送れますか？
A：
A：はい、YoomはPushoverとノーコードで連携できるため、Gmailで受信したOmadaの監視メールを、そのままスマホ等へのプッシュ通知として送信できます。Pushover連携の詳細はこちら
Q：Q：アラートをよりリアルタイムに検知する方法は？
A：
A：Gmailトリガーは仕様上5〜60分ごとの定期チェックで、受信と完全同時の起動はできません。より即時性が必要な場合は、Omada側がWebhook送信に対応していれば、WebhookでYoomを起動する構成もご検討ください。Webhookトリガーの設定方法はこちら
Q：Q：アラートの重要度によって通知先を変えられますか？
A：
A：はい、件名や本文内の「Critical」「Warning」などを条件に「分岐」オペレーションを挟むことで、重大度ごとにSlackチャンネルや通知方法を出し分けることができます。「分岐」の設定方法はこちら
