「Omadaコントローラーからのアラートメールが、他の業務メールに埋もれてしまい対応が遅れてしまった…」
「重要なシステム監視通知を見逃さないように、手動でチャットツールに転送しているが手間がかかる…」
このように、Gmailで受信する重要な監視アラートの管理に課題を感じていませんか？
そこでもしGmailで特定のキーワードを含むアラートメールを受信した際にその内容を自動でチャットツールに通知し、対応履歴としてスプレッドシートに記録できる仕組みがあったらどうでしょう。アラートの見逃しを防いで迅速な初動対応を行いながら、より安心して本来の業務に集中できる時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定はノーコードで設定できるので、作業の手間や時間を抑えられます。自動化を導入して、日々の作業負担を減らしていきましょう。
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
Gmailで受信したメールの内容を他アプリに連携する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい」という方は、以下のバナーをクリックして、自動化の流れを体験してみてください。
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Google スプレッドシートに内容を追加しSlackに通知する
試してみる
■概要
お問い合わせや資料請求など、Gmailで受信する特定のメールの内容を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？
この作業は時間がかかる上に、転記ミスや対応漏れが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートのAPIを利用するように、Gmailでのメール受信をきっかけに、メール本文から必要な情報をAIが自動で抽出し、Google スプレッドシートへ記録、さらにSlackへの通知までの一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する特定メールの情報をGoogle スプレッドシートで管理している方
・Google スプレッドシートのAPIの活用法を検討しており、手作業でのデータ転記を自動化したい方
・メールで受信した内容をSlackで共有する際、手動での通知作業に手間を感じている方
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信したアラートをスプレッドシートに記録しSlack通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Google スプレッドシートに内容を追加しSlackに通知するフローを解説していきます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの
登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：
Gmail／
Google スプレッドシート／
Slack
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとGoogle スプレッドシート、Slackのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定とGoogle スプレッドシート、Slackのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Google スプレッドシートに内容を追加しSlackに通知する
試してみる
■概要
お問い合わせや資料請求など、Gmailで受信する特定のメールの内容を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？
この作業は時間がかかる上に、転記ミスや対応漏れが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートのAPIを利用するように、Gmailでのメール受信をきっかけに、メール本文から必要な情報をAIが自動で抽出し、Google スプレッドシートへ記録、さらにSlackへの通知までの一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する特定メールの情報をGoogle スプレッドシートで管理している方
・Google スプレッドシートのAPIの活用法を検討しており、手作業でのデータ転記を自動化したい方
・メールで受信した内容をSlackで共有する際、手動での通知作業に手間を感じている方
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：マイアプリ連携と準備
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。
GmailとYoomのマイアプリ連携をします。
こちらは以下の手順をご参照ください。
Google スプレッドシートとYoomのマイアプリ連携をします。
こちらは以下の手順をご参照ください。
SlackとYoomのマイアプリ連携をします。
こちらは以下の手順をご参照ください。 Slackのマイアプリ登録方法も併せて確認しておきましょう。
ステップ2：テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Google スプレッドシートに内容を追加しSlackに通知する
試してみる
■概要
お問い合わせや資料請求など、Gmailで受信する特定のメールの内容を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？
この作業は時間がかかる上に、転記ミスや対応漏れが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートのAPIを利用するように、Gmailでのメール受信をきっかけに、メール本文から必要な情報をAIが自動で抽出し、Google スプレッドシートへ記録、さらにSlackへの通知までの一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する特定メールの情報をGoogle スプレッドシートで管理している方
・Google スプレッドシートのAPIの活用法を検討しており、手作業でのデータ転記を自動化したい方
・メールで受信した内容をSlackで共有する際、手動での通知作業に手間を感じている方
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
ステップ3：Gmailで特定キーワードのメールを受信するトリガーを設定する
Gmailを使ったトリガー設定を行います。
1つ目のGmailトリガーフローを選択してください。
Gmailのトリガーとして「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」を選びます。
連携アカウントを選択し、「次へ」を押しましょう。
テスト用に送ったメールの内容を確認します。
抽出したい情報が本文に含まれていることを確認してください。
トリガーの起動間隔を選択し、検索したいキーワード（ここでは「TEST」）を入力します。
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
-
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
- なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
入力ができたら「テスト」をクリックしましょう。
テスト結果として、件名や本文などの情報が表示されます。
内容に問題がなければ「完了」をクリックしてください。 ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：AIでメール本文から項目を抽出する
続いてAIを使ってメール本文から必要な情報を取り出します。
1つ目の「テキストからデータを抽出する」フローを選択します。
※
AIを使用した「データの抽出」アクションの設定方法もご参照ください。
抽出対象のテキストとして、Gmailトリガーで取得した「本文」を選択しましょう。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新のメール本文が反映されます。
抽出したい項目をカンマ区切りで入力してください。
今回は「姓,名,会社名,メールアドレス」を入力しました。
入力ができたら「テスト」をクリックしてください。
テスト結果として、指定した項目ごとに値が抽出されていることを確認します。
問題がなければ「完了」をクリックしましょう。
