Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Google スプレッドシートに内容を追加しSlackに通知する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Google スプレッドシート

と

Gmail

を自動連携できます。

■概要

お問い合わせや資料請求など、Gmailで受信する特定のメールの内容を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、転記ミスや対応漏れが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートなどのAPIを利用して、Gmailでのメール受信をきっかけに、メール本文から必要な情報をAIが自動で抽出し、Google スプレッドシートへ記録、さらにSlackへの通知までの一連の流れを自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

Gmailで受信する特定メールの情報をGoogle スプレッドシートで管理している方
Google スプレッドシートのAPIの活用法を検討しており、手作業でのデータ転記を自動化したい方
メールで受信した内容をSlackで共有する際、手動での通知作業に手間を感じている方

■このテンプレートを使うメリット

Gmailでのメール受信からGoogle スプレッドシートへの転記、Slackへの通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
人の手によるコピー＆ペースト作業がなくなるため、転記ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、Gmail、Google スプレッドシート、SlackをYoomと連携します。
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに行として追加します。
最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、関係者に通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Gmailのトリガー設定では、検知対象としたいメールに含まれるキーワードを任意で設定できます。
AI機能によるテキスト抽出では、抽出したい項目（例：会社名、担当者名、問い合わせ内容など）を自由にカスタマイズすることが可能です。
Google スプレッドシートへの追加アクションでは、データを出力したいスプレッドシートやシート、書き込みたいテーブル範囲などを任意で指定できます。
Slackへの通知アクションでは、通知先のチャンネルを自由に設定できるほか、本文に前段のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

Gmail、Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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使用しているアプリについて

Google スプレッドシート

YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。