Gmailでオンボーディング案内を受信したら、Google Workspaceでユーザーにパスワードの変更を要求する

■概要

新メンバーのオンボーディング時、手動でGoogle Workspaceのアカウント設定を行うことに手間を感じていませんか？
担当者への案内メールが届くたびに管理画面を操作するのは時間がかかり、対応漏れのリスクも伴います。
このワークフローは、Gmailで特定のオンボーディング案内メールを受信すると、対象ユーザーへのパスワード変更要求を自動で実行するため、Google Workspace関連業務の自動化を円滑に進めることが可能です。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Google Workspaceを利用した新メンバーの受け入れを手作業で行っている方
• Google Workspaceの自動化により、アカウント管理業務を効率化したい方
• オンボーディングプロセスにおける手作業での設定ミスや対応漏れを防ぎたい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信を起点に自動で処理が実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動でのアカウント操作による設定ミスや、対応漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Google WorkspaceとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、受信したメール本文から対象ユーザーのメールアドレスなどを抽出します。
4. 続けて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、抽出した情報をもとに対象ユーザーを特定します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーにパスワードの変更を要求」アクションを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailをトリガーに設定する際、フローボットを起動させる条件となるキーワードを任意で設定できます。例えば、メールの件名や本文に含まれる「オンボーディング案内」などの特定のテキストを条件にすることが可能です。

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■注意事項

• Gmail、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。