.png)
・
.avif)
「ホットプロファイルの会社情報が更新されたけど、気づくのが遅れてしまった…」
「更新があるたびに手動で確認して、関係者に連絡するのが地味に手間…」
このように、名刺管理・SFAツールであるホットプロファイルの情報を手動で確認・共有する作業に、非効率さを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">ホットプロファイル上で会社情報が更新されたタイミングをトリガーにして、Slackなどのチャットツールに自動で通知される仕組み</span>があれば、情報の見逃しを防ぎ、より素早く営業活動に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ホットプロファイルの会社情報が更新された際に自動で通知する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それでは例として、ホットプロファイルで会社情報が更新されたら、その内容をSlackに自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：[ホットプロファイル]
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
ホットプロファイルとYoomのマイアプリ登録
Yoomのマイアプリ連携画面からホットプロファイルを選択します。
注釈に従って、任意のアカウント名とアクセストークン、ドメインを入力し「追加」をクリックしてください。
これでアプリ登録は完了です！
SlackとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
ここではホットプロファイルの会社が更新されたらフローボットが起動する設定をしていきましょう。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
トリガーの起動間隔
フローの起動間隔を選択します。
ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。最短は5分間隔で起動できます。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ここでテスト用にホットプロファイルの会社を更新します。
更新したら、「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値が出力されます。
取得した値についてはヘルプページのテストの重要性：「取得した値」のテスト値についてもご参照ください。
確認し、「完了」をクリックしましょう。
次に2つ目の工程をクリックします。
Slackに送信するメッセージを設定しましょう。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックします。
投稿先のチャンネルIDを選択します。
フィールドをクリックし、候補の中からチャンネルを選択してください。
送信するメッセージを設定します。
定型文と、前項で取得した値から「会社名」「会社ID」を選択しました。
取得した値を使用することで、値が固定化されずトリガーが実行されるたびに新しい情報が反映されます。
この時、「←トリガーで取得したアウトプットを設定してください」というテキストは削除しましょう。
入力したら「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると以下のように表示され、Slackにもメッセージが送信されていますね！
確認し「完了」をクリックしてください。
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
ホットプロファイルで会社情報が更新されたら、その内容をSlackに自動で通知する方法は以上です。
Yoomでは、ホットプロファイルを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、ホットプロファイルに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Meta広告のリード情報と共にホットプロファイルに自動で登録・更新が可能です。
登録された情報はSalesforceへ同期され、取引先ごとにOneDriveのフォルダを作成できます。
また、商談の受注時にはBacklogに課題を、期限付きタスクはGoogleカレンダーに自動登録し、Trelloにも連携できます。
さらに、リード作成をトリガーにMetaコンバージョンAPIでイベントを送信します。これにより、煩雑なデータ入力作業を解消し、営業活動と顧客管理の効率化を実現できます。
ホットプロファイルの会社情報更新通知を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた更新の確認や関係者への連絡といった手間を削減し、重要な情報の見逃しを防ぐことができます。</span>
これにより、営業担当者やマーケティング担当者は、常に最新の顧客情報を元に、より迅速かつ的確なアプローチを実行できるようになり、本来注力すべき戦略的な活動に時間を使うことができます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Slack以外のツール（Microsoft Teamsなど）にも通知できますか？
A：可能です。Microsoft Teamsなど、社内でお使いの他のチャットツールと連携することができます。
その際は、Slackのアクションを削除し、「+」マークから、他のツールをアプリ連携し、アクションを追加してください。
連携可能なアプリはこちらからご確認ください。
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づく仕組みはありますか？
A：連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばメールなどで自動通知されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから「削除→再接続」で復旧可能です。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：この自動化で消費するYoomのタスク数の目安は？
A：今回紹介した連携は1回あたり1タスク消費します。
Yoomでは、オペレーションの実行をタスクとしてカウントしており、フリープランでは毎月100タスクまで利用可能です。
月100タスク以上消費する場合は、有料プランのご利用がおすすめです。
詳しくは以下のヘルプページもご参照ください。
Yoomプランと「タスク実行数」のカウント方法について
.png)
.webp)
.webp)
