【簡単設定】ホットプロファイルの報告内容を自動で通知する方法

「ホットプロファイルの報告内容を、手作業で関係者に通知するのが面倒…」

「報告があったことに気づかず、対応が遅れてしまうことがある…」

このように、ホットプロファイルでの報告管理や情報共有の業務に手間や課題を感じていませんか？

もし、ホットプロファイルで報告が作成されたら、その内容を上長へ自動でメール通知し、同時にGoogle スプレッドシートへ記録できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、より迅速で情報共有を実現し、本来集中すべきコア業務に時間を使うことができます！

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

Yoomにはホットプロファイルの報告管理に関する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

ホットプロファイルの報告管理が作成されたら、上長へ自動メール通知し内容をGoogle スプレッドシートに記録する

試してみる

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■概要
ホットプロファイルで営業報告が作成されるたびに、手動で上長に連絡したり、管理用のシートに転記したりする作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、ホットプロファイルで報告管理が作成されたことをトリガーに、指定した宛先へのメール通知とGoogle スプレッドシートへの情報記録を自動で行います。報告業務に関する一連のプロセスを効率化し、重要な情報の共有漏れや転記ミスを防ぎ、迅速な情報連携を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・ホットプロファイルでの報告業務を効率化したいと考えている営業担当者やマネージャーの方
・ホットプロファイルからの報告を、関係者へ漏れなく自動で通知する仕組みを構築したい方
・報告内容をGoogle スプレッドシートで管理しており、手作業での転記をなくしたい方

■注意事項
・ホットプロファイル、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

ホットプロファイルの報告を自動で通知する方法

普段お使いのホットプロファイルでの報告業務を自動化し、関係者への通知を効率化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！

気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

ホットプロファイルの報告をメールやチャットツールに通知する

ホットプロファイルで報告が作成された際に、その内容を自動でメールやチャットツールに通知することができるので、関係者への情報共有を迅速かつ漏れなく行い、対応のスピードを向上させましょう！

ホットプロファイルの報告管理が作成されたら、上長へ自動メール通知し内容をGoogle スプレッドシートに記録する

試してみる

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■概要
ホットプロファイルで営業報告が作成されるたびに、手動で上長に連絡したり、管理用のシートに転記したりする作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、ホットプロファイルで報告管理が作成されたことをトリガーに、指定した宛先へのメール通知とGoogle スプレッドシートへの情報記録を自動で行います。報告業務に関する一連のプロセスを効率化し、重要な情報の共有漏れや転記ミスを防ぎ、迅速な情報連携を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・ホットプロファイルでの報告業務を効率化したいと考えている営業担当者やマネージャーの方
・ホットプロファイルからの報告を、関係者へ漏れなく自動で通知する仕組みを構築したい方
・報告内容をGoogle スプレッドシートで管理しており、手作業での転記をなくしたい方

■注意事項
・ホットプロファイル、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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ホットプロファイルの報告内容を自動で通知・記録するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、ホットプロファイルで報告が作成された際に、上長へ自動でメール通知し、その内容をGoogle スプレッドシートに記録するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

▼今回連携するアプリの公式サイト：ホットプロファイル

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• ホットプロファイルとGmail、Google スプレッドシートのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• ホットプロファイルのトリガー設定とGmail、Google スプレッドシートのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

ホットプロファイルの報告管理が作成されたら、上長へ自動メール通知し内容をGoogle スプレッドシートに記録する

試してみる

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■概要
ホットプロファイルで営業報告が作成されるたびに、手動で上長に連絡したり、管理用のシートに転記したりする作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、ホットプロファイルで報告管理が作成されたことをトリガーに、指定した宛先へのメール通知とGoogle スプレッドシートへの情報記録を自動で行います。報告業務に関する一連のプロセスを効率化し、重要な情報の共有漏れや転記ミスを防ぎ、迅速な情報連携を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・ホットプロファイルでの報告業務を効率化したいと考えている営業担当者やマネージャーの方
・ホットプロファイルからの報告を、関係者へ漏れなく自動で通知する仕組みを構築したい方
・報告内容をGoogle スプレッドシートで管理しており、手作業での転記をなくしたい方

■注意事項
・ホットプロファイル、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

ステップ1：ホットプロファイル、Google スプレッドシートのマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。

1．ホットプロファイルのマイアプリ連携

Yoomのワークスペースにログインし、マイアプリの画面内で＋新規接続をクリックします。

検索窓にホットプロファイルと入力し、表示された候補をクリックします。

以下の画像のような画面が表示されるので、内容に従って入力しましょう。
入力が完了したら「追加」をクリックします。

マイアプリにホットプロファイルが表示されます。

2．Google スプレッドシートのマイアプリ連携

以下を参考にマイアプリ連携を行いましょう。

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。

以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

ホットプロファイルの報告管理が作成されたら、上長へ自動メール通知し内容をGoogle スプレッドシートに記録する

試してみる

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■概要
ホットプロファイルで営業報告が作成されるたびに、手動で上長に連絡したり、管理用のシートに転記したりする作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、ホットプロファイルで報告管理が作成されたことをトリガーに、指定した宛先へのメール通知とGoogle スプレッドシートへの情報記録を自動で行います。報告業務に関する一連のプロセスを効率化し、重要な情報の共有漏れや転記ミスを防ぎ、迅速な情報連携を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・ホットプロファイルでの報告業務を効率化したいと考えている営業担当者やマネージャーの方
・ホットプロファイルからの報告を、関係者へ漏れなく自動で通知する仕組みを構築したい方
・報告内容をGoogle スプレッドシートで管理しており、手作業での転記をなくしたい方

■注意事項
・ホットプロファイル、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。

ステップ3：トリガーとなるホットプロファイルの設定

ホットプロファイルで報告管理が作成されたことを自動化のトリガーにするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。

連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するホットプロファイルのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。

アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう。
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。

※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※利用プランについてはこちらをご確認ください。

実際に報告管理を作成し、Yoomで「テスト」をクリックしましょう。
以下の画面のように取得した値にメッセージの内容が表示されます。
この後、この取得した値の内容を入力に使用することができます。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。

テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：メールを送る

ホットプロファイルで報告管理が作成されたことを冗長へメール通知するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。

以下のようにメールの設定画面が表示されます。
内容に従って入力を進めましょう。

件名には報告管理が作成されたことが分かるように入力しました。

本文にはホットプロファイルで取得した値を用いて「題名」と「対応日時」を入力しています。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
入力ができたら「次へ」をクリックしましょう。

メールのテスト送信画面が表示されます。
「テスト」をクリックし、実際にメールを送信しましょう。
送信エラーになった場合には、エラー表示があった場合をご確認ください。

実際にメールが届いているかを確認します。
以下のように確認ができたらYoomに戻り「保存する」をクリックしましょう。

ステップ5：Google スプレッドシートに記録する

ホットプロファイルの報告管理内容をGoogle スプレッドシートに記録するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。

連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGoogle スプレッドシートのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。

以下のように記録するGoogle スプレッドシートのIDを入力しましょう。

今回は以下のような簡易的な内容のGoogle スプレッドシート用いて設定しています。

スプレッドシートのタブ名は以下のように表示される候補から選択しましょう。

続いてテーブル範囲を入力します。

追加するレコードの値には、それぞれホットプロファイルから取得した値を用いて入力しましょう。

入力ができたら「テスト」をクリックします。

実際にGoogle スプレッドシートにホットプロファイルの内容が反映されているか確認しましょう。

確認ができたらYoomに戻り「保存する」をクリックします。

ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

設定お疲れ様でした！

ホットプロファイルを活用したその他の自動化例

Yoomでは、ホットプロファイルを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、ホットプロファイルに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。

Google スプレッドシートやMeta広告、Zendeskからの情報でホットプロファイルにリードを自動登録・更新できます。また、Zoom会議やフォームからの音声データは文字起こし・要約され、報告管理に自動登録が可能です。
CRMへ同期、OneDriveフォルダ作成、カレンダーにタスク連携もでき、データ入力と情報共有を自動化し、営業活動の効率化を実現できます。

Meta広告（Facebook）でリードが送信されたらホットプロファイルに登録する

試してみる

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■概要
Meta広告（Facebook）でリードが送信されたらホットプロファイルに登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。‍‍

■このテンプレートをおすすめする方
1.Meta広告（Facebook）を利用している方
・Meta広告（Facebook）を活用してリードの収集を効率化している方
・Meta広告（Facebook）で広告の出稿を行うマーケティング担当者‍

2.営業活動でホットプロファイルを活用している方
・企業の営業担当者の方
・Meta広告（Facebook）で収集したリード情報の登録作業に時間がかかっている方

■注意事項
・ Meta広告（Facebook）、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。

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Google スプレッドシートで行が更新されたら、ホットプロファイルの商談を更新する

試してみる

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Google スプレッドシートで行が更新されたら、ホットプロファイルの商談を更新するフローです。

詳細を見る 試してみる

Google スプレッドシートで行が追加されたら、ホットプロファイルにリードを登録する

試してみる

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Google スプレッドシートで行が追加されたら、ホットプロファイルにリードを登録するフローです。

詳細を見る 試してみる

Zoomでミーティングが終了したら内容を文字起こしかつ要約して、ホットプロファイルの報告管理に登録する

試してみる

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Zoomでミーティングが終了したら内容を文字起こしかつ要約して、ホットプロファイルの報告管理に登録するフローです。

詳細を見る 試してみる

ホットプロファイルで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成する

試してみる

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ホットプロファイルで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成するフローです。

詳細を見る 試してみる

Zendeskでチケットが作成されたらホットプロファイルにリードを登録する

試してみる

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■概要
Zendeskでチケットが作成されたらホットプロファイルにリードを登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

‍■このテンプレートをおすすめする方
・顧客対応をZendeskで行い、営業活動をホットプロファイルで管理している企業の方
・Zendeskの問い合わせデータを営業活動に活用したいと考えている方
・カスタマーサポートチームとセールスチームの情報共有を効率化したい方
・リード情報の登録ミスや漏れの発生を抑え、営業機会の損失を防ぎたいと考えている営業マネージャー

■注意事項
・Zendesk、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
・「分岐する」オペレーションはミニプラン以上、Zendeskとの連携はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。
　その他のプランでは設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
　無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zendeskから取得した名前データは、姓と名に分かれていないため、ホットプロファイルの姓の欄に一括して反映する形になります。
　ただし、AIオペレーションの抽出機能を利用することで、名前を姓と名に分割できる場合があります。

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フォームで音声ファイルがアップロードされたら文字起こしと要約をし、ホットプロファイルの報告管理に登録する

試してみる

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フォームで音声ファイルがアップロードされたら文字起こしと要約をし、ホットプロファイルの報告管理に登録するフローです。

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ホットプロファイルでリードが作成されたら、Microsoft Dynamics365 Salesにもリードを作成する

試してみる

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ホットプロファイルでリードが作成されたら、Microsoft Dynamics365 Salesにもリードを作成するフローです。

詳細を見る 試してみる

ホットプロファイルでリードが作成されたら、Salesforceにもリードを作成する

試してみる

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■概要
ホットプロファイルで獲得した新しいリード情報を、都度Salesforceへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。SFAやCRMなど複数のツールをまたぐ手作業は、入力ミスや反映の遅れにつながり、営業機会の損失を招く可能性もあります。このワークフローは、ホットプロファイルでリードが作成されたら、自動でSalesforceにもリードを作成する一連の流れを円滑にし、リード管理の迅速化とデータ精度の向上を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・ホットプロファイルとSalesforceを併用し、リード情報の手入力に課題を感じている方
・ホットプロファイルでリードが作成されたら、Salesforceへも迅速にリードを作成し、営業連携をスムーズにしたい方
・SFA/CRM間のデータ連携を自動化して、リード管理業務そのものを効率化したいと考えている方

■注意事項
・ホットプロファイル、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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ホットプロファイルで期限付タスクを追加したらGoogleカレンダーに登録される

試してみる

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ホットプロファイルで期限が設定されているタスクを追加したらGoogleカレンダーに自動登録するフローです。

詳細を見る 試してみる

まとめ

ホットプロファイルの報告通知を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報共有の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。

これにより、関係者は迅速に報告内容を把握でき、次のアクションに素早く移ることが可能になります！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。

で、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問

Q：特定の条件（例：重要度が高い）の報告だけ通知することは可能ですか？

A：はい、可能です。ミニプラン以上でご使用いただける「分岐」を使用することで、ホットプロファイルで作成された報告管理が特定の条件の場合にのみ通知を送信することができます。例えば「題名に重要と入っている場合」や「会社名がAの場合」などカスタムも可能です。詳しくは以下をご確認ください。

• 分岐機能について

Q：ホットプロファイルの「報告」以外の情報も自動化のきっかけにできますか？

A：はい、可能です。今回トリガーにした「管理報告が作成された」こと以外にも会社の作成や商談の作成などをトリガーに自動化を行うことができます。ホットプロファイルと連携してできることはこちらをご確認ください。

Q：連携が失敗した場合、通知や再実行はされますか？

A：連携が失敗した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
また以下のサポート窓口を使用することも可能です。

• Yoomヘルプセンター
• Yoomお問い合わせ窓口