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「ホットプロファイルの報告内容を、手作業で関係者に通知するのが面倒…」
「報告があったことに気づかず、対応が遅れてしまうことがある…」
このように、ホットプロファイルでの報告管理や情報共有の業務に手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">ホットプロファイルで報告が作成されたら、その内容を上長へ自動でメール通知し、同時にGoogle スプレッドシートへ記録できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、より迅速で情報共有を実現し、本来集中すべきコア業務に時間を使うことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ホットプロファイルの報告管理に関する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いのホットプロファイルでの報告業務を自動化し、関係者への通知を効率化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">ホットプロファイルで報告が作成された際に、その内容を自動でメールやチャットツールに通知する</span>ことができるので、関係者への情報共有を迅速かつ漏れなく行い、対応のスピードを向上させましょう！
それではここから代表的な例として、ホットプロファイルで報告が作成された際に、上長へ自動でメール通知し、その内容をGoogle スプレッドシートに記録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
▼今回連携するアプリの公式サイト：ホットプロファイル
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Yoomのワークスペースにログインし、マイアプリの画面内で＋新規接続をクリックします。
検索窓にホットプロファイルと入力し、表示された候補をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されるので、内容に従って入力しましょう。
入力が完了したら「追加」をクリックします。
マイアプリにホットプロファイルが表示されます。
以下を参考にマイアプリ連携を行いましょう。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ホットプロファイルで報告管理が作成されたことを自動化のトリガーにするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するホットプロファイルのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう。
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※利用プランについてはこちらをご確認ください。
実際に報告管理を作成し、Yoomで「テスト」をクリックしましょう。
以下の画面のように取得した値にメッセージの内容が表示されます。
この後、この取得した値の内容を入力に使用することができます。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
ホットプロファイルで報告管理が作成されたことを冗長へメール通知するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
以下のようにメールの設定画面が表示されます。
内容に従って入力を進めましょう。
件名には報告管理が作成されたことが分かるように入力しました。
本文にはホットプロファイルで取得した値を用いて「題名」と「対応日時」を入力しています。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
入力ができたら「次へ」をクリックしましょう。
メールのテスト送信画面が表示されます。
「テスト」をクリックし、実際にメールを送信しましょう。
送信エラーになった場合には、エラー表示があった場合をご確認ください。
実際にメールが届いているかを確認します。
以下のように確認ができたらYoomに戻り「保存する」をクリックしましょう。
ホットプロファイルの報告管理内容をGoogle スプレッドシートに記録するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGoogle スプレッドシートのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
以下のように記録するGoogle スプレッドシートのIDを入力しましょう。
今回は以下のような簡易的な内容のGoogle スプレッドシート用いて設定しています。
スプレッドシートのタブ名は以下のように表示される候補から選択しましょう。
続いてテーブル範囲を入力します。
追加するレコードの値には、それぞれホットプロファイルから取得した値を用いて入力しましょう。
入力ができたら「テスト」をクリックします。
実際にGoogle スプレッドシートにホットプロファイルの内容が反映されているか確認しましょう。
確認ができたらYoomに戻り「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
Yoomでは、ホットプロファイルを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、ホットプロファイルに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Google スプレッドシートやMeta広告、Zendeskからの情報でホットプロファイルにリードを自動登録・更新できます。また、Zoom会議やフォームからの音声データは文字起こし・要約され、報告管理に自動登録が可能です。
CRMへ同期、OneDriveフォルダ作成、カレンダーにタスク連携もでき、データ入力と情報共有を自動化し、営業活動の効率化を実現できます。
ホットプロファイルの報告通知を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた情報共有の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、関係者は迅速に報告内容を把握でき、次のアクションに素早く移ることが可能になります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
で、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定の条件（例：重要度が高い）の報告だけ通知することは可能ですか？
A：はい、可能です。ミニプラン以上でご使用いただける「分岐」を使用することで、ホットプロファイルで作成された報告管理が特定の条件の場合にのみ通知を送信することができます。例えば「題名に重要と入っている場合」や「会社名がAの場合」などカスタムも可能です。詳しくは以下をご確認ください。
Q：ホットプロファイルの「報告」以外の情報も自動化のきっかけにできますか？
A：はい、可能です。今回トリガーにした「管理報告が作成された」こと以外にも会社の作成や商談の作成などをトリガーに自動化を行うことができます。ホットプロファイルと連携してできることはこちらをご確認ください。
Q：連携が失敗した場合、通知や再実行はされますか？
A：連携が失敗した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
また以下のサポート窓口を使用することも可能です。
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