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「ホットプロファイルの報告内容を、手作業で関係者に通知するのが面倒…」
「報告があったことに気づかず、対応が遅れてしまうことがある…」
このように、ホットプロファイルでの報告管理や情報共有の業務に手間や課題を感じていませんか？
もし、ホットプロファイルで報告が作成されたら、その内容を上長へ自動でメール通知し、同時にGoogle スプレッドシートへ記録できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、より迅速で情報共有を実現し、本来集中すべきコア業務に時間を使うことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomにはホットプロファイルの報告管理に関する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
ホットプロファイルで営業報告が作成されるたびに、手動で上長に連絡したり、管理用のシートに転記したりする作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、ホットプロファイルで報告管理が作成されたことをトリガーに、指定した宛先へのメール通知とGoogle スプレッドシートへの情報記録を自動で行います。報告業務に関する一連のプロセスを効率化し、重要な情報の共有漏れや転記ミスを防ぎ、迅速な情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
普段お使いのホットプロファイルでの報告業務を自動化し、関係者への通知を効率化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
ホットプロファイルで報告が作成された際に、その内容を自動でメールやチャットツールに通知することができるので、関係者への情報共有を迅速かつ漏れなく行い、対応のスピードを向上させましょう！
■概要
ホットプロファイルで営業報告が作成されるたびに、手動で上長に連絡したり、管理用のシートに転記したりする作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、ホットプロファイルで報告管理が作成されたことをトリガーに、指定した宛先へのメール通知とGoogle スプレッドシートへの情報記録を自動で行います。報告業務に関する一連のプロセスを効率化し、重要な情報の共有漏れや転記ミスを防ぎ、迅速な情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、ホットプロファイルで報告が作成された際に、上長へ自動でメール通知し、その内容をGoogle スプレッドシートに記録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
▼今回連携するアプリの公式サイト：ホットプロファイル
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
ホットプロファイルで営業報告が作成されるたびに、手動で上長に連絡したり、管理用のシートに転記したりする作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、ホットプロファイルで報告管理が作成されたことをトリガーに、指定した宛先へのメール通知とGoogle スプレッドシートへの情報記録を自動で行います。報告業務に関する一連のプロセスを効率化し、重要な情報の共有漏れや転記ミスを防ぎ、迅速な情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Yoomのワークスペースにログインし、マイアプリの画面内で＋新規接続をクリックします。
検索窓にホットプロファイルと入力し、表示された候補をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されるので、内容に従って入力しましょう。
入力が完了したら「追加」をクリックします。
マイアプリにホットプロファイルが表示されます。
以下を参考にマイアプリ連携を行いましょう。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要
ホットプロファイルで営業報告が作成されるたびに、手動で上長に連絡したり、管理用のシートに転記したりする作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、ホットプロファイルで報告管理が作成されたことをトリガーに、指定した宛先へのメール通知とGoogle スプレッドシートへの情報記録を自動で行います。報告業務に関する一連のプロセスを効率化し、重要な情報の共有漏れや転記ミスを防ぎ、迅速な情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ホットプロファイルで報告管理が作成されたことを自動化のトリガーにするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するホットプロファイルのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう。
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※利用プランについてはこちらをご確認ください。
実際に報告管理を作成し、Yoomで「テスト」をクリックしましょう。
以下の画面のように取得した値にメッセージの内容が表示されます。
この後、この取得した値の内容を入力に使用することができます。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
ホットプロファイルで報告管理が作成されたことを冗長へメール通知するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
以下のようにメールの設定画面が表示されます。
内容に従って入力を進めましょう。
件名には報告管理が作成されたことが分かるように入力しました。
本文にはホットプロファイルで取得した値を用いて「題名」と「対応日時」を入力しています。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
入力ができたら「次へ」をクリックしましょう。
メールのテスト送信画面が表示されます。
「テスト」をクリックし、実際にメールを送信しましょう。
送信エラーになった場合には、エラー表示があった場合をご確認ください。
実際にメールが届いているかを確認します。
以下のように確認ができたらYoomに戻り「保存する」をクリックしましょう。
ホットプロファイルの報告管理内容をGoogle スプレッドシートに記録するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGoogle スプレッドシートのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
以下のように記録するGoogle スプレッドシートのIDを入力しましょう。
今回は以下のような簡易的な内容のGoogle スプレッドシート用いて設定しています。
スプレッドシートのタブ名は以下のように表示される候補から選択しましょう。
続いてテーブル範囲を入力します。
追加するレコードの値には、それぞれホットプロファイルから取得した値を用いて入力しましょう。
入力ができたら「テスト」をクリックします。
実際にGoogle スプレッドシートにホットプロファイルの内容が反映されているか確認しましょう。
確認ができたらYoomに戻り「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
Yoomでは、ホットプロファイルを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、ホットプロファイルに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Google スプレッドシートやMeta広告、Zendeskからの情報でホットプロファイルにリードを自動登録・更新できます。また、Zoom会議やフォームからの音声データは文字起こし・要約され、報告管理に自動登録が可能です。
CRMへ同期、OneDriveフォルダ作成、カレンダーにタスク連携もでき、データ入力と情報共有を自動化し、営業活動の効率化を実現できます。
■概要
Meta広告（Facebook）で獲得したリード情報を、手作業でホットプロファイルに登録していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Meta広告（Facebook）でリード情報が作成されると、自動でホットプロファイルにリード情報が登録され、手作業による手間やミスを解消し、迅速なアプローチを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google スプレッドシートで商談リストを管理しているものの、ホットプロファイルへの情報反映に手間を感じていませんか？手作業での二重入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報が更新されるだけで、ホットプロファイルの商談情報が自動で更新されるため、こうした課題を解消して営業活動の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google スプレッドシートで管理しているリード情報を、ホットプロファイルへ手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでホットプロファイルにリード情報が自動で登録されるため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Zoomでミーティングが終了したら内容を文字起こしかつ要約して、ホットプロファイルの報告管理に登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoom ミーティングを頻繁に利用するビジネスパーソン
・ミーティングの内容を記録・共有する手間を省きたい方
・議事録作成の時間を短縮して他の業務に時間を割きたい方
・ホットプロファイルで顧客情報や活動履歴を一元管理している方
2.チームリーダー・マネージャー
・チームメンバーのミーティング内容を把握して進捗管理や評価に役立てたい方
・重要なミーティングの内容を自動で記録して情報共有を促進したい方
3.議事録作成担当者
・文字起こしや要約作成の負担を軽減したい方
・ミーティング後すぐに議事録を共有してアクションを促進したい方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomはオンライン会議を効率的に行うための優れたツールですが、会議終了後に議事録を作成してホットプロファイルに手動で登録するのは、情報共有の遅れや入力ミスに繋がる可能性があります。
このフローを活用することにより、Zoomミーティングが終了後に自動的に内容を文字起こしと要約してホットプロファイルの報告管理に登録され、会議参加者は議事録作成を行うことがなくなり会議内容の振り返りや次のアクションに集中することができます。
■注意事項
・Zoom、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
管理している取引先が増えるたびに、関連資料を保管するためのフォルダを手動で作成していませんか？
こうした作業は単純ですが件数が増えると手間がかかるうえ、フォルダ名の入力ミスといった懸念もあります。
このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルに取引先を登録するだけで、OneDriveに取引先ごとのフォルダを自動で作成できます。
フォルダ管理の課題を解消し、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Zendeskで新規チケットが作成されるたびに、問い合わせ情報をホットプロファイルへ手入力していませんか？こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Zendeskで新しいチケットが作成されると、自動でホットプロファイルにリード情報が登録されるため、こうした課題を解消し、スムーズな顧客情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
フォームで音声ファイルがアップロードされたら文字起こしと要約をし、ホットプロファイルの報告管理に登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客の声を収集・分析する業務を担当している方
・顧客インタビューやアンケートなどで音声データを収集している方
・音声データを手作業で文字起こし・要約する手間を省きたい方
2.営業・マーケティング担当者
・顧客との商談や打ち合わせの内容を記録・分析したい方
・音声データから重要な情報を抽出して営業活動やマーケティング戦略に活かしたい方
3.コールセンター・カスタマーサポート担当者
・顧客との通話内容を記録・分析してサービス品質向上に役立てたい方
■このテンプレートを使うメリット
フォームから音声ファイルを収集することは、顧客の声やフィードバックを効率的に集めるための優れた方法ですが、音声ファイルを聞き取って文字起こしを行い、さらに要約してホットプロファイルに手動で登録するのは、非常に時間と手間がかかる作業です。
このフローを導入すると、フォームに音声ファイルがアップロードされた音声データを自動的に文字起こししてAIが内容を要約も行いホットプロファイルの報告管理へ登録され、担当者は音声ファイルの内容確認や手入力の手間がなくなり、より多くの時間を分析やアクションに充てることができます。
■注意事項
・ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
ホットプロファイルでリードが作成されたら、Microsoft Dynamics365 Salesにもリードを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Microsoft Dynamics 365 Salesとホットプロファイルを連携させて顧客管理を効率化したい方
・手動でMicrosoft Dynamics 365 Salesに登録する手間を省いて業務効率化を図りたい方
2.顧客情報を一元管理したい方
・顧客情報を一元管理して情報の整合性を保ちマーケティング活動や営業活動を効率的に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
ホットプロファイルは顧客管理を軸として営業に関する情報を集約することで生産性の向上に有益なツールです。
しかし、ホットプロファイルで作成されたリード情報をMicrosoft Dynamics 365 Salesにも手作業で登録するのは手間がかかり、情報の透明性を低下させる可能性があります。
情報の正確性を高く保ちたいと考える方に[ホットプロファイルとMicrosoft Dynamics365 Salesを連携する]フローはおすすめです。
手入力によるヒューマンエラーを防ぐことができMicrosoft Dynamics365 Salesへ登録される情報の正確性を保つことができます。
■注意事項
・ホットプロファイル、Microsoft Dynamics365 SalesのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
ホットプロファイルで獲得した新しいリード情報を、都度Salesforceへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。SFAやCRMなど複数のツールをまたぐ手作業は、入力ミスや反映の遅れにつながり、営業機会の損失を招く可能性もあります。このワークフローは、ホットプロファイルでリードが作成されたら、自動でSalesforceにもリードを作成する一連の流れを円滑にし、リード管理の迅速化とデータ精度の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
ホットプロファイルで期限が設定されているタスクを追加したらGoogleカレンダーに自動登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ホットプロファイルを業務に活用している企業
・チーム全体の営業活動を可視化し、情報の共有を行う方
・顧客情報や活動履歴を一元管理している方
2.Googleカレンダーで予定管理している企業
・タスクの期限をチーム全体で管理している方
■このテンプレートを使うメリット
ホットプロファイルは顧客情報を管理しタスクに関連づけることで、スムーズな業務進行を行うことができます。
しかし追加されたタスクに期限がある場合、毎回予定を手動で登録することは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
このフローを使用することで、期限付きかどうかを判断し、Googleカレンダーに予定を自動で追加することができます。
自動で期限を登録することで共有する情報の正確性を高く保ち、登録漏防ぎ、確実なタスク処理を行うことができます。
また手作業を自動化して作業にかかる時間を短縮し、コア業務に集中することで業務効率化につながります。
■注意事項
・ホットプロファイル、GoogleカレンダーそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ホットプロファイルの報告通知を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報共有の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、関係者は迅速に報告内容を把握でき、次のアクションに素早く移ることが可能になります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
で、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定の条件（例：重要度が高い）の報告だけ通知することは可能ですか？
A：はい、可能です。ミニプラン以上でご使用いただける「分岐」を使用することで、ホットプロファイルで作成された報告管理が特定の条件の場合にのみ通知を送信することができます。例えば「題名に重要と入っている場合」や「会社名がAの場合」などカスタムも可能です。詳しくは以下をご確認ください。
Q：ホットプロファイルの「報告」以外の情報も自動化のきっかけにできますか？
A：はい、可能です。今回トリガーにした「管理報告が作成された」こと以外にも会社の作成や商談の作成などをトリガーに自動化を行うことができます。ホットプロファイルと連携してできることはこちらをご確認ください。
Q：連携が失敗した場合、通知や再実行はされますか？
A：連携が失敗した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
また以下のサポート窓口を使用することも可能です。
