Google スプレッドシートとYoomの連携イメージ
アプリ同士の連携方法

2025-05-01

【プログラミング不要】契約書をOCRで読み取りデータを自動で整理する方法

n.fukuoka

契約書の管理、皆さんはどうしていますか?紙やPDFで受け取った契約書の内容を、管理台帳やシステムに手入力するのは時間も手間もかかりますよね。
入力ミスや転記漏れのリスクも気になる上、後から特定の契約書を探すのが大変…なんてこともあるかもしれません。

<span class="mark-yellow">そんな契約書管理の悩みを解決するヒントになるのがOCRです!</span>
OCRを使えば、画像やPDFファイルに含まれる文字情報をテキストデータとして抽出できます。これにより、契約書の内容を手入力する手間がなくなり、作業時間を削減し、入力ミスを防ぐことができるかもしれません…!

そこでこの記事では、メールやストレージ、フォームなど、様々な方法で受け取った契約書をOCRで読み取るだけではなく、そのデータを自動で整理・管理する方法をご紹介。
簡単に設定できる方法なので、ぜひ参考にしてみてくださいね!

とにかく早く試したい方へ

Yoomには業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
説明を読むよりも、まずは実際に試してみたい!という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう!

契約書とOCRを組み合わせた様々な自動化例

契約書の受け取り方は、メール添付、ファイルストレージへのアップロード、フォーム経由での提出など様々です。
そのため、それぞれの受け取り方法に合わせて契約書をOCRで読み取り、内容を管理ツールに自動で整理するテンプレートをご紹介します!また、今回は例としてデータの格納先にGoogle スプレッドシートをチョイスしてみました。

これらの自動化により、面倒な手作業から解放され、契約管理の効率アップが期待できます!
実際の例をいくつか紹介していきますので、業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか?

メールで受信した契約書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

GmailやOutlookなどのメールで契約書ファイルを受け取ったら、自動でOCR処理を実行し、抽出した契約社名、契約日、金額などの情報をGoogle スプレッドシートに追記します。
メールの見落としや手作業による転記ミス・漏れを防ぎ、契約内容を正確かつ迅速にデータ化できるため、契約管理のベースを確実に構築したい場合に便利です!

ストレージサービスに追加された契約書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する 

BoxやDropboxといったオンラインストレージの指定フォルダに契約書ファイルがアップロードされると、それをトリガーに自動でOCR処理を開始し、抽出されたテキストデータをGoogle スプレッドシートに整理して記録します。
ファイルが追加されるたびに自動で処理が進むため、複数メンバーでファイルを管理している場合でも、データ化の抜け漏れを防ぎやすくなり、効率的に情報を集約できます!

フォームで送信された契約書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

自社Webサイトの受付フォームやGmailなどを通じて契約書ファイルが送信された際に、添付されたファイルを自動でOCR処理し、Google スプレッドシートにデータを登録します。
フォームへの入力情報と契約書から読み取った情報を合わせて管理できるため、受付からデータ化、その後の管理までを一気通貫で自動化し、業務のスピードアップと精度向上につなげられます!

契約書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加するフローを作ってみよう

それでは、ここから実際に自動化を導入する設定方法について紹介します!
ここでは、メールでファイルを受け取り、OCRで抽出したデータをGoogle スプレッドシートに転記するというフローを例に、具体的な設定の流れを見ていきましょう。
今回はYoomを使用してノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

作成の流れは大きく分けて以下です。

  • GmailとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
  • テンプレートをコピーする
  • Yoomフォームのトリガー設定および各アプリのアクション設定
  • トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1:GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。

1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。

Gmailのマイアプリ登録

では、さっそくGmailからマイアプリ登録していきましょう!
入力欄にGmailと入力するとGmailのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。

1.以下の画面が表示されます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。

2.連携するアカウントを選んでください。
アカウントをクリックすると、追加アクセスを求められる場合があります。内容を確認し、問題がなければ設定を完了してください。

Google スプレッドシートのマイアプリ登録

Google スプレッドシートも同じように検索して、アイコンをクリックします。

1.Gmailのときと同じような画面が表示されます。
「Sign in with Google」をクリックし、Gmailのときと同じように進めていけばOKです!

マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にGmailとGoogle スプレッドシートのアイコンが表示されているか確認してください。

ステップ2:テンプレートをコピー

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます

ステップ3:Gmailで特定のラベルのメールを受信したら起動するトリガーの設定

まず、一番上の「特定のラベルのメールを受信したら」のアイコンをクリックします。

Gmailと連携するアカウント情報を設定します。
トリガーは「特定のラベルのメールを受信したら」を選択!
設定が終わったら「次へ」をクリックします。

各項目を設定していきましょう!

  • トリガーの起動間隔5分、10分、15分、30分、60分の中から選べるようになっています。
    利用中のプランによって最短で設定できる時間が変わってくるので、
    こちらの記事で事前に確認しておくと安心です。
  • ラベル:入力欄をクリックすると以下のように候補が表示されるので、その中から選択しましょう。

<span class="mark-yellow">テストするため、Gmailでテストのためラベルをつけたメールを送信してください。</span>
なお、今回はテストとして以下のメールを使用しています。

また、テストのため添付したファイルは以下です。

メールの送信が終わったらフローボットに戻り、テストしましょう。
テストが成功すると「テスト成功」の画像が表示され、Gmailから取得した情報をアウトプットとして引用できるようになります。
アウトプットの詳細が気になる方は、以下のリンク先からチェックしてみてくださいね。
アウトプットについて

テストが終わったら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう!

次に、「分岐|添付ファイルの有無」のアイコンをクリックします。

※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランでは使えないため、実行しようとするとエラーになってしまうのでご注意ください。
なお、ミニプランをはじめとする有料プランは2週間の無料トライアルが可能です!
トライアル期間中は、普段は制限されている機能やアプリも自由に試せるので、この機会にぜひお試しくださいね!

分岐は元から設定されています。
デフォルトではメールにファイルが添付されていると分岐する設定となっています。
特に問題がなければそのまま何もせずフローに戻っても問題ありません。
詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してください。
「分岐する」の設定方法

ステップ4:OCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する設定

次に、「画像・PDFから文字を読み取る」のアイコンをクリックします。
※OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。

タイトルとアクションは元から設定されています。
設定に関する具体的な手順や注意点については、以下のリンク先をご参照ください。
「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法
画像・PDFから文字情報を読み取るオペレーションで実施できること/できないこと

各項目を設定していきます。

  • ファイルの添付方法:プルダウンで選択できます。今回は「取得した値を使用する」を選択しています。
    ※アップロードできるファイルは、最大で300MBまでです。
    使っているアプリの仕様によっては、それより少し小さくなることもあります。
    そのため、実際に操作する前に一度チェックしておくのがおすすめです!
    トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細は
    こちらから確認できます。

なお、アップロードの場合は先ほどメールで送信した添付ファイルを追加しましょう。

  • 追加で抽出したい項目:追加で抽出したい項目があれば入力しましょう。今回は設定しません。
  • 言語:プルダウンで選択できます。今回は日本語で設定します。

設定が終わったら「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると、以下のように添付ファイルから取得した情報が取得できます。

最後に、「レコードを追加する」のアイコンをクリックします。

Google スプレッドシートと連携するアカウント情報を設定します。
アクションは「レコードを追加する」を選択します。

データベースの連携を設定しましょう。

  • スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名:入力欄をクリックし、候補から選択しましょう。
  • テーブル範囲:必須ではありませんが、もし指定したいときは「A1:G30」のように入力しましょう。

今回は、以下のスプレッドシートを使用しています。
設定が終わったら「次へ」をクリックしましょう。

追加するレコードの値を設定していきましょう。
各項目は入力欄をクリックすると、OCRで取得した値を引用できます。
設定し終えたら、「テスト」をクリックしましょう。

画面に「テスト成功」と表示されたら、最後に「保存する」をクリックしましょう!

念のため、テスト後はGoogle スプレッドシートの画面でデータが反映されているか確認しておくと安心です。

ステップ5:テストと確認

おつかれさまでした!以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。

以上が、 Gmailで受信したPDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する方法でした!

OCRを活用したその他の自動化例

Yoomには、今回ご紹介した契約書のOCR処理以外にも、契約書管理やOCR技術を活用できる様々な自動化テンプレートが用意されています。
ここでは、関連するテンプレートの一部をご紹介します。

まとめ

契約書の管理は、正確性と迅速性が求められる重要な業務と言えますよね。しかし、一方で手作業が多く発生しがちな領域でもあるため、ヒューマンエラーは起こりがち…。
このような時にOCR技術を活用した自動化を導入することで、面倒なデータ入力作業から解放され、入力ミスや確認漏れのリスクを低減し、より効率的に契約情報を管理できるようになるはずです!

<span class="mark-yellow">なお、Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても今回ご紹介したような自動化フローを簡単に導入できます。</span>

契約書の管理に課題を感じている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用して、業務自動化の第一歩を踏み出してみませんか?
自動化を導入すれば、効率アップを実感できるはずです!まずは無料プランから試してみてくださいね。

この記事を書いた人
n.fukuoka
ツールがどんどん増えていく今の時代、何を使えばいいのか迷ってしまうことも多いですよね。 そんな皆様の仕事が少しでも楽になるよう、わかりやすく役立つ情報をお届けしていきたいと思っています!
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