契約書の管理、皆さんはどうしていますか？紙やPDFで受け取った契約書の内容を、管理台帳やシステムに手入力するのは時間も手間もかかりますよね。
入力ミスや転記漏れのリスクも気になる上、後から特定の契約書を探すのが大変…なんてこともあるかもしれません。
そんな契約書管理の悩みを解決するヒントになるのがOCRです！
OCRを使えば、画像やPDFファイルに含まれる文字情報をテキストデータとして抽出できます。これにより、契約書の内容を手入力する手間がなくなり、作業時間を削減し、入力ミスを防ぐことができるかもしれません…！
そこでこの記事では、メールやストレージ、フォームなど、様々な方法で受け取った契約書をOCRで読み取るだけではなく、そのデータを自動で整理・管理する方法をご紹介。
簡単に設定できる方法なので、ぜひ参考にしてみてくださいね！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
説明を読むよりも、まずは実際に試してみたい！という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailで受け取った契約書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailで受け取った契約書をOCR技術で自動的に読み取り、Google スプレッドシートに追加するワークフローです。
この業務ワークフローは、契約書管理の手間を軽減し、データの正確性を向上させます。
効率的かつスムーズな契約管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・契約書をGmailで受け取り、手動で管理している方
・契約内容をGoogle スプレッドシートで一元管理したい方
・OCR技術を活用して業務の自動化を目指している方
・契約管理の効率化を図りたい事務担当者の方
・Google スプレッドシートを日常的に活用しているビジネスパーソン
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
契約書とOCRを組み合わせた様々な自動化例
契約書の受け取り方は、メール添付、ファイルストレージへのアップロード、フォーム経由での提出など様々です。
そのため、それぞれの受け取り方法に合わせて契約書をOCRで読み取り、内容を管理ツールに自動で整理するテンプレートをご紹介します！また、今回は例としてデータの格納先にGoogle スプレッドシートをチョイスしてみました。
これらの自動化により、面倒な手作業から解放され、契約管理の効率アップが期待できます！
実際の例をいくつか紹介していきますので、業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？
メールで受信した契約書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
GmailやOutlookなどのメールで契約書ファイルを受け取ったら、自動でOCR処理を実行し、抽出した契約社名、契約日、金額などの情報をGoogle スプレッドシートに追記します。
メールの見落としや手作業による転記ミス・漏れを防ぎ、契約内容を正確かつ迅速にデータ化できるため、契約管理のベースを確実に構築したい場合に便利です！
Gmailで受け取った契約書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailで受け取った契約書をOCR技術で自動的に読み取り、Google スプレッドシートに追加するワークフローです。
この業務ワークフローは、契約書管理の手間を軽減し、データの正確性を向上させます。
効率的かつスムーズな契約管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・契約書をGmailで受け取り、手動で管理している方
・契約内容をGoogle スプレッドシートで一元管理したい方
・OCR技術を活用して業務の自動化を目指している方
・契約管理の効率化を図りたい事務担当者の方
・Google スプレッドシートを日常的に活用しているビジネスパーソン
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Outlookで受け取った契約書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Outlookで受け取った契約書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、契約書の管理を効率化する業務ワークフローです。
Outlookで受信したメールに添付された契約書をOCR技術で自動的に読み取り、必要なデータをGoogle スプレッドシートに転記します。
これにより、データ入力の手間を省き、ミスを減らすことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで日常的に契約書を受信しているビジネスユーザーの方
・契約書のデータ入力作業に多くの時間を費やしている事務担当者の方
・Google スプレッドシートを使用して契約情報を管理したいと考えている方
・OCR技術を活用して書類のデジタル化を進めたいIT担当者の方
・業務自動化を通じて作業効率を向上させたい企業の経営者の方
■注意事項
・Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ストレージサービスに追加された契約書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
BoxやDropboxといったオンラインストレージの指定フォルダに契約書ファイルがアップロードされると、それをトリガーに自動でOCR処理を開始し、抽出されたテキストデータをGoogle スプレッドシートに整理して記録します。
ファイルが追加されるたびに自動で処理が進むため、複数メンバーでファイルを管理している場合でも、データ化の抜け漏れを防ぎやすくなり、効率的に情報を集約できます！
Boxに格納された契約書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Boxに格納された契約書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」フローは、契約書のデジタル管理を効率化する業務ワークフローです。
Boxに保存された契約書をOCR技術で自動的にテキスト化し、その情報をGoogle スプレッドシートに追加します。
契約内容の検索や分析が容易になり、手作業でのデータ入力の手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを利用して契約書を管理しているが、データ入力に時間がかかっている担当者の方
・契約書の情報を効率的にデジタル化し、Google スプレッドシートで一元管理したい方
・OCR技術を活用して、契約書から自動的にデータを抽出したい業務担当者の方
・契約データの検索や共有をスムーズに行いたいチームリーダーや経営者の方
・手動でのデータ入力によるヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めたい方
■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Dropboxに格納された契約書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Dropboxに保存された契約書をOCR技術で自動的に読み取り、必要な情報をGoogle スプレッドシートに追加するワークフローです。
契約書のデジタル化やデータ管理において、手作業の煩雑さやミスを軽減し、効率的な業務運営を実現します。
Yoomを活用することで、API連携やAI、OCR機能を駆使し、スムーズなデータ移行をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・契約書管理を効率化したい営業担当者の方
・Dropboxに多数の契約書を保存しており、データ整理に課題を感じている事務担当者の方
・契約書の内容を迅速にGoogle スプレッドシートで共有・分析したいチームリーダーの方
・手作業での契約書データ入力に時間を取られている経営者の方
■注意事項
・Dropbox、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
フォームで送信された契約書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
自社Webサイトの受付フォームやGmailなどを通じて契約書ファイルが送信された際に、添付されたファイルを自動でOCR処理し、Google スプレッドシートにデータを登録します。
フォームへの入力情報と契約書から読み取った情報を合わせて管理できるため、受付からデータ化、その後の管理までを一気通貫で自動化し、業務のスピードアップと精度向上につなげられます！
フォームで送信された契約書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「フォームで送信された契約書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、契約書のデジタル管理を簡素化する業務ワークフローです。
フォームから送信された契約書を自動的にOCRでテキスト化し、Google スプレッドシートに整理して保存します。
これにより、契約情報の一元管理が可能となり、手動でのデータ入力作業を大幅に削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・契約書を紙ベースで管理しており、デジタル化を進めたい方
・契約情報をGoogle スプレッドシートで一元管理したい事務担当者の方
・契約書のデータ入力作業に時間を取られているビジネスユーザーの方
・OCR技術を活用して契約内容を効率的に抽出・管理
■注意事項
・Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Googleフォームで送信された契約書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Googleフォームで送信された契約書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、契約書のデジタル管理を効率化する業務ワークフローです。
このワークフローを利用すれば、Googleフォームで受け取った契約書を自動的にOCRで読み取り、必要な情報をGoogle スプレッドシートに追加できます。
これにより、契約書の管理がスムーズになり、業務効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・契約書のデジタル管理を効率化したい経営者や管理担当者の方
・GoogleフォームとGoogle スプレッドシートを活用しているが、契約書のデータ入力に時間を取られている方
・手作業による契約書のデータ入力でミスが発生しやすく、精度を高めたい方
・契約書の管理プロセスを自動化し、業務の効率化を図りたい企業のIT担当者の方
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
契約書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加するフローを作ってみよう
それでは、ここから実際に自動化を導入する設定方法について紹介します！
ここでは、メールでファイルを受け取り、OCRで抽出したデータをGoogle スプレッドシートに転記するというフローを例に、具体的な設定の流れを見ていきましょう。
今回はYoomを使用してノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
作成の流れは大きく分けて以下です。
- GmailとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Yoomフォームのトリガー設定および各アプリのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Gmailで受け取った契約書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailで受け取った契約書をOCR技術で自動的に読み取り、Google スプレッドシートに追加するワークフローです。
この業務ワークフローは、契約書管理の手間を軽減し、データの正確性を向上させます。
効率的かつスムーズな契約管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・契約書をGmailで受け取り、手動で管理している方
・契約内容をGoogle スプレッドシートで一元管理したい方
・OCR技術を活用して業務の自動化を目指している方
・契約管理の効率化を図りたい事務担当者の方
・Google スプレッドシートを日常的に活用しているビジネスパーソン
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ステップ1:GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
Gmailのマイアプリ登録
では、さっそくGmailからマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にGmailと入力するとGmailのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
1.以下の画面が表示されます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
2.連携するアカウントを選んでください。
アカウントをクリックすると、追加アクセスを求められる場合があります。内容を確認し、問題がなければ設定を完了してください。
Google スプレッドシートのマイアプリ登録
Google スプレッドシートも同じように検索して、アイコンをクリックします。
1.Gmailのときと同じような画面が表示されます。
「Sign in with Google」をクリックし、Gmailのときと同じように進めていけばOKです！
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にGmailとGoogle スプレッドシートのアイコンが表示されているか確認してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
Gmailで受け取った契約書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailで受け取った契約書をOCR技術で自動的に読み取り、Google スプレッドシートに追加するワークフローです。
この業務ワークフローは、契約書管理の手間を軽減し、データの正確性を向上させます。
効率的かつスムーズな契約管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・契約書をGmailで受け取り、手動で管理している方
・契約内容をGoogle スプレッドシートで一元管理したい方
・OCR技術を活用して業務の自動化を目指している方
・契約管理の効率化を図りたい事務担当者の方
・Google スプレッドシートを日常的に活用しているビジネスパーソン
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
ステップ3:Gmailで特定のラベルのメールを受信したら起動するトリガーの設定
まず、一番上の「特定のラベルのメールを受信したら」のアイコンをクリックします。
Gmailと連携するアカウント情報を設定します。
トリガーは「特定のラベルのメールを受信したら」を選択！
設定が終わったら「次へ」をクリックします。
各項目を設定していきましょう！
-
トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分の中から選べるようになっています。
利用中のプランによって最短で設定できる時間が変わってくるので、こちらの記事で事前に確認しておくと安心です。
-
ラベル：入力欄をクリックすると以下のように候補が表示されるので、その中から選択しましょう。
テストするため、Gmailでテストのためラベルをつけたメールを送信してください。
なお、今回はテストとして以下のメールを使用しています。
また、テストのため添付したファイルは以下です。
メールの送信が終わったらフローボットに戻り、テストしましょう。
テストが成功すると「テスト成功」の画像が表示され、Gmailから取得した情報をアウトプットとして引用できるようになります。
アウトプットの詳細が気になる方は、以下のリンク先からチェックしてみてくださいね。
アウトプットについて
テストが終わったら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！
次に、「分岐｜添付ファイルの有無」のアイコンをクリックします。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランでは使えないため、実行しようとするとエラーになってしまうのでご注意ください。
なお、ミニプランをはじめとする有料プランは2週間の無料トライアルが可能です！
トライアル期間中は、普段は制限されている機能やアプリも自由に試せるので、この機会にぜひお試しくださいね！
分岐は元から設定されています。
デフォルトではメールにファイルが添付されていると分岐する設定となっています。
特に問題がなければそのまま何もせずフローに戻っても問題ありません。
詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してください。
「分岐する」の設定方法
ステップ4:OCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する設定
次に、「画像・PDFから文字を読み取る」のアイコンをクリックします。
※OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
タイトルとアクションは元から設定されています。
設定に関する具体的な手順や注意点については、以下のリンク先をご参照ください。
「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法
画像・PDFから文字情報を読み取るオペレーションで実施できること/できないこと
各項目を設定していきます。
-
ファイルの添付方法：プルダウンで選択できます。今回は「取得した値を使用する」を選択しています。
※アップロードできるファイルは、最大で300MBまでです。
使っているアプリの仕様によっては、それより少し小さくなることもあります。
そのため、実際に操作する前に一度チェックしておくのがおすすめです！
トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細はこちらから確認できます。
なお、アップロードの場合は先ほどメールで送信した添付ファイルを追加しましょう。
-
追加で抽出したい項目：追加で抽出したい項目があれば入力しましょう。今回は設定しません。
-
言語：プルダウンで選択できます。今回は日本語で設定します。
設定が終わったら「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると、以下のように添付ファイルから取得した情報が取得できます。
最後に、「レコードを追加する」のアイコンをクリックします。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報を設定します。
アクションは「レコードを追加する」を選択します。
データベースの連携を設定しましょう。
-
スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名：入力欄をクリックし、候補から選択しましょう。
-
テーブル範囲：必須ではありませんが、もし指定したいときは「A1:G30」のように入力しましょう。
今回は、以下のスプレッドシートを使用しています。
設定が終わったら「次へ」をクリックしましょう。
追加するレコードの値を設定していきましょう。
各項目は入力欄をクリックすると、OCRで取得した値を引用できます。
設定し終えたら、「テスト」をクリックしましょう。
画面に「テスト成功」と表示されたら、最後に「保存する」をクリックしましょう！
念のため、テスト後はGoogle スプレッドシートの画面でデータが反映されているか確認しておくと安心です。
ステップ5:テストと確認
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、 Gmailで受信したPDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する方法でした！
OCRを活用したその他の自動化例
Yoomには、今回ご紹介した契約書のOCR処理以外にも、契約書管理やOCR技術を活用できる様々な自動化テンプレートが用意されています。
ここでは、関連するテンプレートの一部をご紹介します。
メールで受け取った見積書をOCRで読み取り、DeepL翻訳してGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
メールで受け取った見積書をOCRで読み取り、DeepL翻訳してGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・メールで受け取った見積書の内容をGoogle スプレッドシートで管理している方
・手動による見積書の項目の転記作業が手間だと感じている方
・海外企業の顧客とやり取りを行っている営業担当者の方
■注意事項
・DeepL、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、directに通知する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、directに通知することが可能です。これにより、手動でのデータ入力や確認作業を省略し、業務の効率化を図ることができます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに多数のドキュメントを保存しており、内容の確認や検索に時間を割きたくない方
・OCRを活用して紙ベースの情報をデジタル化し、円滑に共有したいビジネスプロセスを持つ方
・手作業でのデータ入力やファイル管理に煩わしさを感じている事務担当者
・情報を素早くチームに共有し、リアルタイムでの意思決定をサポートしたい経営者
■注意事項
・Google Drive、directのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft SharePointにアップロードされたらファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する
試してみる
■概要
「Microsoft SharePointにアップロードされたらファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する」ワークフローは、SharePointへのファイル管理とコミュニケーションを効率化する業務ワークフローです。
日々大量のファイルがSharePointにアップロードされる中、手動で内容を確認し、チームに共有するのは時間と労力がかかります。
特に、ファイルの内容を迅速に把握して共有する必要がある場合、効率的な方法が求められます。
このワークフローを活用すれば、SharePointにファイルがアップロードされた際に自動でOCR処理を行い、その内容をDiscordに通知します。
これにより、チーム全体で迅速かつ正確な情報共有が可能となり、業務の効率化を実現します。
■このフローをおすすめする方
・Microsoft SharePointを活用して日常的にファイル管理を行っているビジネスユーザーの方
・Discordをチームのコミュニケーションツールとして使用している企業や団体
・ファイルの内容を迅速に共有し、チーム内での情報共有をスムーズに行いたいプロジェクトマネージャーの方
・OCR技術を利用してドキュメントの自動認識を導入したいIT担当者の方
・業務フローの自動化を検討しており、具体的なテンプレートを探している企業の経営者の方
■注意事項
・Microsoft SharePoint、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OneDriveにで格納されたファイルをOCRで読み取り、Canvaでフォルダを作成する
試してみる
■概要
このワークフローでは、OneDriveにで格納されたファイルをOCRで読み取り、Canvaでフォルダを作成することが可能です。これにより、ファイル管理の手間を大幅に軽減し、効率的なデータ整理が可能になります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveで多数のファイルを管理しており、整理に時間がかかっている方
・Canvaを利用してデザインプロジェクトを進めているチームや個人
・OCR技術を活用して紙ベースの資料をデジタル化し、効率的に管理したい方
・業務の自動化を通じて作業負担を減らし、他の重要なタスクに集中したいIT担当者
・データの整理やフォルダ管理においてヒューマンエラーを減らしたい方
■注意事項
・One Drive、CanvaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
名刺データをOCRで読み取りSalesforceに格納
試してみる
名刺データをフォームで送信すると、AIが自動で名刺の情報を読み取りSalesforceに格納します。
まとめ
契約書の管理は、正確性と迅速性が求められる重要な業務と言えますよね。しかし、一方で手作業が多く発生しがちな領域でもあるため、ヒューマンエラーは起こりがち…。
このような時にOCR技術を活用した自動化を導入することで、面倒なデータ入力作業から解放され、入力ミスや確認漏れのリスクを低減し、より効率的に契約情報を管理できるようになるはずです！
なお、Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても今回ご紹介したような自動化フローを簡単に導入できます。
契約書の管理に課題を感じている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用して、業務自動化の第一歩を踏み出してみませんか？
自動化を導入すれば、効率アップを実感できるはずです！まずは無料プランから試してみてくださいね。
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