Dropboxに格納された契約書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

契約書をDropboxで管理しているものの、契約内容をリスト化するために手作業で転記している、といった業務に手間を感じていませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなりえます。
このワークフローを活用すれば、Dropboxに契約書が格納されるだけでOCRが内容を自動で読み取り、Google スプレッドシートに情報を追加します。
契約管理にまつわる一連の作業を自動化し、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropboxに格納した契約書の内容を手作業で転記している方
• Google スプレッドシートでの契約台帳管理を効率化したいと考えている方
• 契約書管理におけるヒューマンエラーをなくし、業務の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイル格納をきっかけにOCR処理と転記が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他のコア業務に充てることができます。
• 手動での転記作業が不要になるため、契約日や金額といった重要情報の入力間違いや記載漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxの「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続けて、Dropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知した契約書ファイルを取得します。
4. 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを選択し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
5. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定では、契約書ファイルから読み取りたい項目（例：契約社名、契約締結日、契約金額など）を任意で指定できます。
• 「レコードを追加する」では、OCRで読み取ったどの値をスプレッドシートのどの列に追加するかを任意で設定できます。

■注意事項

• Dropbox、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。