■概要
Boxに保管している契約書の内容を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記する作業は手間がかかる上に、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローは、Boxに新しい契約書ファイルが格納されると、YoomのOCR機能が自動でファイル内の文字情報を読み取り、指定のGoogle スプレッドシートにデータを追加します。定型的な転記作業から解放され、より正確なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで契約書を管理しており、手作業での情報転記に課題を感じている方
- Google スプレッドシートで契約台帳を作成しており、入力ミスを減らしたい方
- 契約書の管理業務を自動化し、業務全体の効率化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイル格納をきっかけに、文字の読み取りから転記までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、特定のフォルダに新しいファイルが追加されたらフローが起動するように設定します。
- オペレーションでBoxのファイルダウンロードアクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「データベースを操作する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- Boxからファイルをダウンロードするアクションでは、トリガーで取得したファイルのコンテンツIDを任意で指定してください。
- OCR機能のアクションでは、契約書の中から会社名や契約金額など、抽出したい項目を自由に設定することが可能です。
- Google スプレッドシートへのデータ追加では、対象のスプレッドシートIDやテーブル範囲などを任意で指定することが可能です。
■注意事項
- Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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