【ノーコードで実現】Google Driveのファイル整理を自動化する方法

データベース/CRMサービスの情報更新をトリガーにGoogle Driveのファイルを自動整理する

Google スプレッドシートの行更新や、Salesforceのリードステータス変更などをきっかけに、関連するGoogle Drive内のフォルダやファイルを自動で整理する自動化フローです。
例えば、スプレッドシートで管理しているプロジェクトのステータスが「完了」になった際に、該当プロジェクトのフォルダをアーカイブフォルダへ移動させるといった連携が可能になります。

<span class="mark-yellow">情報のステータスとファイルの保管場所を同期させることで、管理の手間を削減できます。</span>

チャットツールのメッセージ送信をトリガーにGoogle Driveのファイルを自動整理する

SlackやMicrosoft Teamsで特定のメッセージ（例：「プロジェクトA 完了」）が送信されたことをトリガーに、関連するGoogle Driveフォルダを自動で整理します。

チャットでのコミュニケーションの流れの中でファイル整理のアクションを組み込めるため、<span class="mark-yellow">別途整理作業を行う手間が省け、チーム内での情報共有とファイル管理をスムーズに連携させたい場合に便利です。</span>

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スケジュール起動でGoogle Driveのファイルを自動整理するフローを作ってみよう

ここでは、代表的な例として<span class="mark-yellow">「指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動・整理する」</span>フローの作成プロセスを解説します。プログラミングの知識は不要で、画面操作だけで簡単に自動化フローを構築できます。

今回はYoomを使い、ノーコードで設定する手順をご紹介します。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。

[Yoomとは]

フローの作成方法

大まかな流れは以下の通りです。

• Google Driveのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• スケジュールトリガー設定とGoogle Driveのアクション設定
• フローをONにし、スケジュール通りに実行されるかを確認

ステップ1：マイアプリ登録の流れ

1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。

【Google Driveの場合】‍

Google Driveを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。

3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

さてここからは、テンプレートを使って解説します。はじめにこちらのバナーをクリックしてください

1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。

2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。

以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。

タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。

ステップ3：指定したスケジュールになったら起動するトリガーを設定

右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「スケジュールトリガー　指定したスケジュールになったら」をクリックしてみましょう！

2) あらかじめ毎月1日の9時に起動される設定になっています。
カンマの区切りで複数の日にちを設定することもできます。希望にあわせて設定してください。

入力が完了したら、「保存」をクリックします。

ステップ4：特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索するアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」を選択して、「次へ」をクリックします。

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3)フォルダIDとファイル名もしくはフォルダ名を入力してください。
フォルダIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、候補から選択してください。

ちなみに、ここでは見積書が入っているフォルダから終了したプロジェクトの見積書をアーカイブへ移動するイメージで設定しました。

入力が完了したら、「テスト」をクリック。
テストが完了したら、「保存」します。

ステップ5：ファイルの格納先フォルダを変更するアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　ファイルの格納先フォルダを変更」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「ファイルの格納先フォルダを変更」を選択して、「次へ」をクリックします。

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3)必須項目を入力します。
対象のファイルIDはアウトプットからファイルIDを選択して入力してください。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター

現在のフォルダIDや移動先のフォルダIDは先ほどのフォルダIDと同じようにボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので候補から該当のIDを選択してください。

入力が完了したら「テスト」をクリックし、テスト完了後、「保存」します。

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これで【指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動・整理する】というフローが完成です。

ステップ6：テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。

Google Driveを活用したその他の自動化テンプレート事例

Googleフォームの送信やSalesforceの登録など、日々の業務をきっかけにGoogle Driveを自動整理することができます。ファイルの保存やアクセス権の設定、契約書の格納まで一連の流れをノーコードで効率化！

手作業のミスや手間を減らし、業務スピードと管理精度を同時に高められるのが魅力です。

まとめ

Google Driveは非常に便利なツールですが、ファイルが増えるにつれて整理・管理が大きな負担になることも。手作業での整理は時間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなりかねません。‍

今回ご紹介したように、Yoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、簡単な設定でGoogle Driveのファイル整理を自動化できます。<span class="mark-yellow">「毎月末にアーカイブする」「プロジェクト完了時にフォルダを移動する」といったルールを設定するだけで、あとは自動で処理を実行してくれるのです。</span>
ファイル整理の自動化は、単に手間を省くだけでなく、必要な情報をすぐに見つけられる状態を維持し、業務全体の効率も、少しずつ改善されていくはずです。

Yoomには、今回紹介した「スケジュール起動での整理」以外にも、様々なトリガーでファイル整理を自動化したり、Google Driveを活用した多様な業務自動化テンプレートが豊富に用意されています。‍

まずは無料プランからでも始められるテンプレートを使って、Google Driveのファイル整理自動化を手軽に体験してみませんか？ その便利さを実感できるはずです！