【ノーコードで実現】Google Driveのファイル整理を自動化する方法

日々増え続けるGoogle Drive内のファイル…。
「いつか整理しよう」と思っていても、なかなか時間が取れなかったり、どこから手をつけていいか分からなくなったりしていませんか？

ファイルが整理されていないと、必要な情報を探すのに時間がかかり、業務効率が低下してしまうこともありますよね。特にチームで共有しているフォルダは、ルールが曖昧だとあっという間に散らかってしまいがちです。
手作業でのフォルダ移動やアーカイブ作業は、単純な作業でも手間がかかり、ミスの原因になりやすいものです。

この記事では、そんなGoogle Driveのファイル整理に関する悩みを解決するため、特定のルールに基づいて自動でファイルを整理する方法をご紹介します！
例えば、「毎月末に特定のフォルダ内にある古いファイルを自動でアーカイブフォルダに移動する」といった作業を自動化し、常に整理された状態を保つためのヒントを探っていきましょう！

とにかく早く試したい方へ

Yoomには指定したルールに基づいてGoogle Drive内のファイルを自動で整理するテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてテンプレートを選択し、設定を始めてみましょう！

指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動・整理する

試してみる

---

指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動するフローです。

詳細を見る 試してみる

Google Driveのファイル整理を自動化する様々な方法

Yoomを使えば、様々なきっかけ（トリガー）でGoogle Drive内のファイル整理を自動化できます。
単にファイルを移動するだけでなく、他の業務プロセスと連携させることで、より高度な自動化も実現可能です。

ここでは、業務を効率化するための具体的な自動化例をいくつか紹介していきます。気になるものがあれば、ぜひクリックして詳細を確認してみてください！

スケジュールに合わせてGoogle Driveのファイルを自動整理する

設定したスケジュール（例：「毎月末」「毎週金曜日」など）に合わせて、Google Drive内の特定のフォルダを自動で整理する自動化フローです。
完了したプロジェクトのフォルダをアーカイブフォルダに移動したり、一時ファイルを定期的に削除したりする作業を自動化できます。

これにより、手動での整理忘れを防ぎ、常にドライブ内をきれいに保つのに役立ちます。

指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動・整理する

試してみる

---

指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動するフローです。

詳細を見る 試してみる

データベース/CRMサービスの情報更新をトリガーにGoogle Driveのファイルを自動整理する

Google スプレッドシートの行更新や、Salesforceのリードステータス変更などをきっかけに、関連するGoogle Drive内のフォルダやファイルを自動で整理する自動化フローです。
例えば、スプレッドシートで管理しているプロジェクトのステータスが「完了」になった際に、該当プロジェクトのフォルダをアーカイブフォルダへ移動させるといった連携が可能になります。

情報のステータスとファイルの保管場所を同期させることで、管理の手間を削減できます。

Google スプレッドシートの行が更新されたら、Google Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動・整理する

試してみる

---

■概要
「Google スプレッドシートの行が更新されたら、Google Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動・整理する」ワークフローは、Google Driveのファイル整理を自動化する業務ワークフローです。
日々の業務でGoogle スプレッドシートを活用してデータ管理を行っていると、関連するフォルダの整理は手間がかかります。
このワークフローを使えば、スプレッドシートの変更に応じて関連フォルダを自動でアーカイブフォルダに移動することができ、ファイル整理の負担を大幅に軽減できます。
YoomのAPI連携やRPA機能を駆使したこの自動化プロセスにより、効率的で整然としたGoogle Drive環境を維持できます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートとGoogle Driveを日常的に使用しているビジネスパーソン
・多数のフォルダやファイルの整理に手間を感じているチームリーダーや管理者
・Google Driveのファイル整理を効率化し、業務の生産性を向上させたい企業のIT担当者
・手動でのフォルダ管理に時間を取られ、他の重要業務に集中できない方
・業務ワークフローの自動化を導入し、ファイル管理の一元化を図りたいと考えている経営者

■注意事項
・Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

Salesforceのリードが指定のステータスに更新されたら、Google Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動・整理する

試してみる

---

■概要
「Salesforceのリードが指定のステータスに更新されたら、Google Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動・整理する」フローは、リードの進捗に応じたGoogle Drive ファイル整理を自動化する業務ワークフローです。
Salesforceでリードのステータスが頻繁に更新される中、関連するファイルの管理も手間がかかることがあります。
手動でフォルダを移動する作業は時間を取られ、ミスも発生しやすいものです。
このワークフローを活用すれば、リードステータスの変更に連動して自動的にGoogle Driveのフォルダをアーカイブフォルダに移動できます。
これにより、効率的かつ確実なファイル整理が実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceでリード管理を行い、ステータス更新時のファイル整理に手間を感じている営業担当者の方
・Google Driveを活用して多数のフォルダを管理しており、手動での整理作業に負担を感じているチームリーダーの方
・SalesforceとGoogle Driveを連携させて、ファイル管理プロセスを効率化したいIT担当者の方

■注意事項
・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

詳細を見る 試してみる

チャットツールのメッセージ送信をトリガーにGoogle Driveのファイルを自動整理する

SlackやMicrosoft Teamsで特定のメッセージ（例：「プロジェクトA 完了」）が送信されたことをトリガーに、関連するGoogle Driveフォルダを自動で整理します。

チャットでのコミュニケーションの流れの中でファイル整理のアクションを組み込めるため、別途整理作業を行う手間が省け、チーム内での情報共有とファイル管理をスムーズに連携させたい場合に便利です。

Slackでメッセージが送信されたら、Google Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動・整理する

試してみる

---

■概要
「Slackでメッセージが送信されたら、Google Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動・整理する」フローは、チャットの活動に合わせてGoogle Drive のファイル整理を自動化する業務ワークフローです。
手動での整理作業を省力化し、効率的な運用をサポートします。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・SlackとGoogle Driveを活用し、ファイル整理に時間を取られているチームリーダーの方
・頻繁にファイルのアーカイブ作業を行い、手作業による効率低下を感じている管理者の方
・Google Driveでのファイル整理を自動化し、業務の効率化を図りたいIT担当者の方

■注意事項
・Slack、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

Microsoft Teamsでメッセージが送信されたら、Google Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動・整理する

試してみる

---

■概要
「Microsoft Teamsでメッセージが送信されたら、Google Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動・整理する」フローは、チーム内のコミュニケーションを効率的に管理し、ファイル整理を自動化する業務ワークフローです。
Microsoft Teamsで重要なメッセージが送信された際に、関連するファイルを自動的にGoogle Driveのアーカイブフォルダに移動します。
これにより、ファイル整理の手間を省き、必要な情報をすぐにアクセスできる状態に保つことができます。
YoomのAPI連携機能を活用して、日常業務の効率化を実現しましょう。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとGoogle Driveを日常的に利用しているチームリーダーの方
・ファイルの整理やアーカイブ作業に時間を取られているIT担当者の方
・業務フローの自動化を検討しており、Google Drive ファイル整理を効率化したい方
・チーム内のコミュニケーションとファイル管理を一元化したい経営者の方
・手作業によるファイル移動でミスが発生しやすく、安定した運用を目指す管理者の方

■注意事項
・Microsoft Teams、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

スケジュール起動でGoogle Driveのファイルを自動整理するフローを作ってみよう

ここでは、代表的な例として「指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動・整理する」フローの作成プロセスを解説します。プログラミングの知識は不要で、画面操作だけで簡単に自動化フローを構築できます。

今回はYoomを使い、ノーコードで設定する手順をご紹介します。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。

[Yoomとは]

フローの作成方法

大まかな流れは以下の通りです。

• Google Driveのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• スケジュールトリガー設定とGoogle Driveのアクション設定
• フローをONにし、スケジュール通りに実行されるかを確認

指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動・整理する

試してみる

---

指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動するフローです。

詳細を見る 試してみる

ステップ1：マイアプリ登録の流れ

1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。

【Google Driveの場合】

Google Driveを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。

3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

さてここからは、テンプレートを使って解説します。はじめにこちらのバナーをクリックしてください

指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動・整理する

試してみる

---

指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動するフローです。

詳細を見る 試してみる

1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。

2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。

以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。

タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。

ステップ3：指定したスケジュールになったら起動するトリガーを設定

右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「スケジュールトリガー　指定したスケジュールになったら」をクリックしてみましょう！

2) あらかじめ毎月1日の9時に起動される設定になっています。
カンマの区切りで複数の日にちを設定することもできます。希望にあわせて設定してください。

入力が完了したら、「保存」をクリックします。

ステップ4：特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索するアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」を選択して、「次へ」をクリックします。

3)フォルダIDとファイル名もしくはフォルダ名を入力してください。
フォルダIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、候補から選択してください。

ちなみに、ここでは見積書が入っているフォルダから終了したプロジェクトの見積書をアーカイブへ移動するイメージで設定しました。

入力が完了したら、「テスト」をクリック。
テストが完了したら、「保存」します。

ステップ5：ファイルの格納先フォルダを変更するアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　ファイルの格納先フォルダを変更」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「ファイルの格納先フォルダを変更」を選択して、「次へ」をクリックします。

3)必須項目を入力します。
対象のファイルIDはアウトプットからファイルIDを選択して入力してください。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター

現在のフォルダIDや移動先のフォルダIDは先ほどのフォルダIDと同じようにボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので候補から該当のIDを選択してください。

入力が完了したら「テスト」をクリックし、テスト完了後、「保存」します。

これで【指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動・整理する】というフローが完成です。

ステップ6：テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。

Google Driveを活用したその他の自動化テンプレート事例

Googleフォームの送信やSalesforceの登録など、日々の業務をきっかけにGoogle Driveを自動整理することができます。ファイルの保存やアクセス権の設定、契約書の格納まで一連の流れをノーコードで効率化！

手作業のミスや手間を減らし、業務スピードと管理精度を同時に高められるのが魅力です。

DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをGoogleDriveに格納する

試してみる

---

DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをGoogleDriveに格納するフローです。

詳細を見る 試してみる

Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする

試してみる

---

■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
・取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
・手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方

■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

Google スプレッドシートに従業員情報が追加されたら、所属部署に応じてGoogle Driveでファイルの権限を付与する

試してみる

---

■概要
「Google スプレッドシートに従業員情報が追加されたら、所属部署に応じてGoogle Driveでファイルの権限を付与する」ワークフローは、事務作業の効率化につながります。
作業時間が短縮されるため、他の業務に集中できる時間が増えるでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを活用して従業員情報を管理している方
・部署に応じたアクセス権限の付与を手動で行っており、手間を感じている方
・新入社員が増加するタイミングで、迅速に権限管理をしたいと考えている方
・Google ドライブを利用して社内資料の管理を行っている企業
・Google ドライブのファイル権限管理を効率化したいと考える方

■注意事項
・Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

Googleフォームが送信されたら、その内容で請求書を発行しGoogle Driveに保存する

試してみる

---

■概要
Googleフォームが送信されたら、その内容で請求書を発行しGoogle Driveに保存するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleフォームを使って業務効率を向上させたい方
・定期的にインボイスを発行する必要があるが、その作業に時間がかかっている方
・データ入力の手間を減らし、自動化によってミスを減らしたいと考える方

2.Google Driveを活用して書類管理を行っている方
・各種請求書や書類をGoogle Drive上で管理したいが、手動でアップロードする手間を省きたい方
・Google Driveを使用してチームメンバーと書類を共有しやすくしたいと考える方

■注意事項
・GoogleフォームとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

詳細を見る 試してみる

Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する

試してみる

---

Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。

詳細を見る 試してみる

まとめ

Google Driveは非常に便利なツールですが、ファイルが増えるにつれて整理・管理が大きな負担になることも。手作業での整理は時間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなりかねません。

今回ご紹介したように、Yoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、簡単な設定でGoogle Driveのファイル整理を自動化できます。「毎月末にアーカイブする」「プロジェクト完了時にフォルダを移動する」といったルールを設定するだけで、あとは自動で処理を実行してくれるのです。
ファイル整理の自動化は、単に手間を省くだけでなく、必要な情報をすぐに見つけられる状態を維持し、業務全体の効率も、少しずつ改善されていくはずです。

Yoomには、今回紹介した「スケジュール起動での整理」以外にも、様々なトリガーでファイル整理を自動化したり、Google Driveを活用した多様な業務自動化テンプレートが豊富に用意されています。

まずは無料プランからでも始められるテンプレートを使って、Google Driveのファイル整理自動化を手軽に体験してみませんか？ その便利さを実感できるはずです！