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【ノーコードで実現】Google Driveのファイル整理を自動化する方法
日々増え続けるGoogle Drive内のファイル…。
「いつか整理しよう」と思っていても、なかなか時間が取れなかったり、どこから手をつけていいか分からなくなったりしていませんか？
ファイルが整理されていないと、必要な情報を探すのに時間がかかり、業務効率が低下してしまうこともありますよね。特にチームで共有しているフォルダは、ルールが曖昧だとあっという間に散らかってしまいがちです。
手作業でのフォルダ移動やアーカイブ作業は、単純な作業でも手間がかかり、ミスの原因になりやすいものです。
この記事では、そんなGoogle Driveのファイル整理に関する悩みを解決するため、特定のルールに基づいて自動でファイルを整理する方法をご紹介します！例えば、「毎月末に特定のフォルダ内にある古いファイルを自動でアーカイブフォルダに移動する」といった作業を自動化し、常に整理された状態を保つためのヒントを探っていきましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには指定したルールに基づいてGoogle Drive内のファイルを自動で整理するテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてテンプレートを選択し、設定を始めてみましょう！
■概要Google Drive内のファイルやフォルダは、プロジェクトの進行とともに増え続け、定期的な整理が不可欠ですが、手作業での移動は手間がかかり、後回しにしがちではないでしょうか？気づいたときにはフォルダが乱立し、必要な情報が見つけにくくなることもあります。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでGoogle Drive内の特定フォルダを自動でアーカイブフォルダへ移動させ、整理された状態を保つことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- Google Driveでファイルやフォルダを管理しており、手動での整理に手間を感じている方
- 定期的なフォルダのアーカイブ作業を自動化し、整理業務の抜け漏れを防ぎたい方
- ファイル管理のルールを統一し、チーム全体の業務効率を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- 指定したスケジュールで自動的にフォルダが移動されるため、定期的な整理作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に集中できます。
- 手作業によるフォルダの移動忘れや、誤った場所への移動といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の標準化を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」を選択し、整理したいフォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルの格納先フォルダを変更」を設定し、検索したファイルやフォルダをアーカイブ用のフォルダに移動させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- スケジュールトリガーでは、毎週末や月末の深夜など、ユーザーの運用に合わせて任意の周期や時間帯を柔軟に設定できます。
- Google Driveのオペレーション設定で、整理対象としたいフォルダ、および移動先となるアーカイブフォルダをそれぞれ任意で指定してください。
■注意事項- Google DriveとYoomを連携してください。
- Google Driveでファイルやフォルダを管理しており、手動での整理に手間を感じている方
- 定期的なフォルダのアーカイブ作業を自動化し、整理業務の抜け漏れを防ぎたい方
- ファイル管理のルールを統一し、チーム全体の業務効率を改善したいと考えている方
- 指定したスケジュールで自動的にフォルダが移動されるため、定期的な整理作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に集中できます。
- 手作業によるフォルダの移動忘れや、誤った場所への移動といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の標準化を実現します。
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」を選択し、整理したいフォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルの格納先フォルダを変更」を設定し、検索したファイルやフォルダをアーカイブ用のフォルダに移動させます。
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、毎週末や月末の深夜など、ユーザーの運用に合わせて任意の周期や時間帯を柔軟に設定できます。
- Google Driveのオペレーション設定で、整理対象としたいフォルダ、および移動先となるアーカイブフォルダをそれぞれ任意で指定してください。
- Google DriveとYoomを連携してください。
Google Driveのファイル整理を自動化する様々な方法
Yoomを使えば、様々なきっかけ（トリガー）でGoogle Drive内のファイル整理を自動化できます。
単にファイルを移動するだけでなく、他の業務プロセスと連携させることで、より高度な自動化も実現可能です。
ここでは、業務を効率化するための具体的な自動化例をいくつか紹介していきます。気になるものがあれば、ぜひクリックして詳細を確認してみてください！
スケジュールに合わせてGoogle Driveのファイルを自動整理する
設定したスケジュール（例：「毎月末」「毎週金曜日」など）に合わせて、Google Drive内の特定のフォルダを自動で整理する自動化フローです。
完了したプロジェクトのフォルダをアーカイブフォルダに移動したり、一時ファイルを定期的に削除したりする作業を自動化できます。
これにより、手動での整理忘れを防ぎ、常にドライブ内をきれいに保つのに役立ちます。
■概要Google Drive内のファイルやフォルダは、プロジェクトの進行とともに増え続け、定期的な整理が不可欠ですが、手作業での移動は手間がかかり、後回しにしがちではないでしょうか？気づいたときにはフォルダが乱立し、必要な情報が見つけにくくなることもあります。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでGoogle Drive内の特定フォルダを自動でアーカイブフォルダへ移動させ、整理された状態を保つことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- Google Driveでファイルやフォルダを管理しており、手動での整理に手間を感じている方
- 定期的なフォルダのアーカイブ作業を自動化し、整理業務の抜け漏れを防ぎたい方
- ファイル管理のルールを統一し、チーム全体の業務効率を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- 指定したスケジュールで自動的にフォルダが移動されるため、定期的な整理作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に集中できます。
- 手作業によるフォルダの移動忘れや、誤った場所への移動といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の標準化を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」を選択し、整理したいフォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルの格納先フォルダを変更」を設定し、検索したファイルやフォルダをアーカイブ用のフォルダに移動させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- スケジュールトリガーでは、毎週末や月末の深夜など、ユーザーの運用に合わせて任意の周期や時間帯を柔軟に設定できます。
- Google Driveのオペレーション設定で、整理対象としたいフォルダ、および移動先となるアーカイブフォルダをそれぞれ任意で指定してください。
■注意事項- Google DriveとYoomを連携してください。
- Google Driveでファイルやフォルダを管理しており、手動での整理に手間を感じている方
- 定期的なフォルダのアーカイブ作業を自動化し、整理業務の抜け漏れを防ぎたい方
- ファイル管理のルールを統一し、チーム全体の業務効率を改善したいと考えている方
- 指定したスケジュールで自動的にフォルダが移動されるため、定期的な整理作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に集中できます。
- 手作業によるフォルダの移動忘れや、誤った場所への移動といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の標準化を実現します。
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」を選択し、整理したいフォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルの格納先フォルダを変更」を設定し、検索したファイルやフォルダをアーカイブ用のフォルダに移動させます。
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、毎週末や月末の深夜など、ユーザーの運用に合わせて任意の周期や時間帯を柔軟に設定できます。
- Google Driveのオペレーション設定で、整理対象としたいフォルダ、および移動先となるアーカイブフォルダをそれぞれ任意で指定してください。
- Google DriveとYoomを連携してください。
データベース/CRMサービスの情報更新をトリガーにGoogle Driveのファイルを自動整理する
Google スプレッドシートの行更新や、Salesforceのリードステータス変更などをきっかけに、関連するGoogle Drive内のフォルダやファイルを自動で整理する自動化フローです。
例えば、スプレッドシートで管理しているプロジェクトのステータスが「完了」になった際に、該当プロジェクトのフォルダをアーカイブフォルダへ移動させるといった連携が可能になります。
情報のステータスとファイルの保管場所を同期させることで、管理の手間を削減できます。
■概要
Google スプレッドシートで案件管理を行っているものの、完了した案件のフォルダをGoogle Driveで一つひとつ手作業で移動させるのは手間がかかる作業です。また、移動漏れや誤ったフォルダを整理してしまうといったミスにつながることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報を更新するだけで、該当するフォルダをGoogle Driveのアーカイブフォルダへ自動で移動させることができ、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとGoogle Driveで案件やファイルの管理をしている方
- 手作業でのフォルダ整理に時間がかかり、本来の業務に集中できていない方
- ファイル管理のルールを統一し、業務の属人化を防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートの更新を起点にフォルダが自動整理されるため、これまで手作業での整理に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの移動漏れや、誤ったフォルダを整理してしまうといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のシートを指定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（例：ステータス列が「完了」になったら）に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるようにします。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」を設定し、スプレッドシートの情報をもとに該当のフォルダを検索します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルの格納先フォルダを変更」を設定し、検索したフォルダを指定のアーカイブフォルダに移動します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐条件は、Google スプレッドシートのどの列が、どのような値に更新されたらフローを起動させるか、といった条件を任意で設定できます。例えば、「ステータス」列が「完了」になった場合にフローを起動させる、といった設定が可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Salesforceで管理しているリードのステータスが更新されるたびに、関連するGoogle Driveのフォルダを手作業でアーカイブフォルダへ移動させていませんか。この手作業は手間がかかるだけでなく、移動漏れや誤った場所への格納といったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Salesforceのリードステータス更新をきっかけに、該当するフォルダをGoogle Drive内で自動的に移動・整理でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceでリード管理を行い、ステータス変更に応じた手作業に手間を感じている営業担当者の方
- Google Driveで案件フォルダを管理しており、手動でのフォルダ整理を効率化したいと考えている方
- SalesforceとGoogle Driveを連携させ、営業プロセスの自動化を推進したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceの更新と連動してフォルダが自動整理されるため、これまでフォルダ移動に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの移動忘れや格納先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「リードオブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、更新されたリードが特定のステータス（例：「失注」など）になった場合のみ、後続の処理に進むようにします。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」アクションを設定し、対象リードのフォルダを検索します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルの格納先フォルダを変更」アクションを設定し、検索したフォルダを指定のアーカイブフォルダへ移動させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能で設定する条件は、Salesforceのリードオブジェクトの任意のステータス値に変更可能です。自社の運用に合わせて「完了」や「商談化」などに設定してください。
- Google Driveで検索する対象のフォルダや、移動先となるアーカイブフォルダは、任意のフォルダIDを指定して自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Google スプレッドシートで案件管理を行っているものの、完了した案件のフォルダをGoogle Driveで一つひとつ手作業で移動させるのは手間がかかる作業です。また、移動漏れや誤ったフォルダを整理してしまうといったミスにつながることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報を更新するだけで、該当するフォルダをGoogle Driveのアーカイブフォルダへ自動で移動させることができ、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとGoogle Driveで案件やファイルの管理をしている方
- 手作業でのフォルダ整理に時間がかかり、本来の業務に集中できていない方
- ファイル管理のルールを統一し、業務の属人化を防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートの更新を起点にフォルダが自動整理されるため、これまで手作業での整理に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの移動漏れや、誤ったフォルダを整理してしまうといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のシートを指定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（例：ステータス列が「完了」になったら）に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるようにします。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」を設定し、スプレッドシートの情報をもとに該当のフォルダを検索します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルの格納先フォルダを変更」を設定し、検索したフォルダを指定のアーカイブフォルダに移動します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐条件は、Google スプレッドシートのどの列が、どのような値に更新されたらフローを起動させるか、といった条件を任意で設定できます。例えば、「ステータス」列が「完了」になった場合にフローを起動させる、といった設定が可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Salesforceで管理しているリードのステータスが更新されるたびに、関連するGoogle Driveのフォルダを手作業でアーカイブフォルダへ移動させていませんか。この手作業は手間がかかるだけでなく、移動漏れや誤った場所への格納といったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Salesforceのリードステータス更新をきっかけに、該当するフォルダをGoogle Drive内で自動的に移動・整理でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceでリード管理を行い、ステータス変更に応じた手作業に手間を感じている営業担当者の方
- Google Driveで案件フォルダを管理しており、手動でのフォルダ整理を効率化したいと考えている方
- SalesforceとGoogle Driveを連携させ、営業プロセスの自動化を推進したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceの更新と連動してフォルダが自動整理されるため、これまでフォルダ移動に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの移動忘れや格納先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「リードオブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、更新されたリードが特定のステータス（例：「失注」など）になった場合のみ、後続の処理に進むようにします。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」アクションを設定し、対象リードのフォルダを検索します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルの格納先フォルダを変更」アクションを設定し、検索したフォルダを指定のアーカイブフォルダへ移動させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能で設定する条件は、Salesforceのリードオブジェクトの任意のステータス値に変更可能です。自社の運用に合わせて「完了」や「商談化」などに設定してください。
- Google Driveで検索する対象のフォルダや、移動先となるアーカイブフォルダは、任意のフォルダIDを指定して自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
チャットツールのメッセージ送信をトリガーにGoogle Driveのファイルを自動整理する
SlackやMicrosoft Teamsで特定のメッセージ（例：「プロジェクトA 完了」）が送信されたことをトリガーに、関連するGoogle Driveフォルダを自動で整理します。
チャットでのコミュニケーションの流れの中でファイル整理のアクションを組み込めるため、別途整理作業を行う手間が省け、チーム内での情報共有とファイル管理をスムーズに連携させたい場合に便利です。
■概要
「Slackでメッセージが送信されたら、Google Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動・整理する」フローは、チャットの活動に合わせてGoogle Drive のファイル整理を自動化する業務ワークフローです。
手動での整理作業を省力化し、効率的な運用をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
- SlackとGoogle Driveを活用し、ファイル整理に時間を取られているチームリーダーの方
- 頻繁にファイルのアーカイブ作業を行い、手作業による効率低下を感じている管理者の方
- Google Driveでのファイル整理を自動化し、業務の効率化を図りたいIT担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを活用することで、ファイル整理の手間を削減し、業務効率が向上が期待できます。
また、ヒューマンエラーを防ぐことにより整理作業の正確性向上や、ワークフローの標準化によるチーム全体の運用円滑化といったメリットを享受できます。
■概要
「Microsoft Teamsでメッセージが送信されたら、Google Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動・整理する」フローは、チーム内のコミュニケーションを効率的に管理し、ファイル整理を自動化する業務ワークフローです。
Microsoft Teamsで重要なメッセージが送信された際に、関連するファイルを自動的にGoogle Driveのアーカイブフォルダに移動します。
これにより、ファイル整理の手間を省き、必要な情報をすぐにアクセスできる状態に保つことができます。
YoomのAPI連携機能を活用して、日常業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft TeamsとGoogle Driveを日常的に利用しているチームリーダーの方
- ファイルの整理やアーカイブ作業に時間を取られているIT担当者の方
- 業務フローの自動化を検討しており、Google Drive ファイル整理を効率化したい方
- チーム内のコミュニケーションとファイル管理を一元化したい経営者の方
- 手作業によるファイル移動でミスが発生しやすく、安定した運用を目指す管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを活用することで、Google Drive ファイル整理が自動化され、手間を大幅に削減でき、効率的なファイル整理を実現します。
また、手動操作によるミスを防ぎ、正確なファイル管理が可能になり、Microsoft TeamsとGoogle Driveの連携で、情報管理がスムーズになります。
自動化によって他の重要な業務に集中できる時間を確保できます。
■概要
「Slackでメッセージが送信されたら、Google Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動・整理する」フローは、チャットの活動に合わせてGoogle Drive のファイル整理を自動化する業務ワークフローです。
手動での整理作業を省力化し、効率的な運用をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
- SlackとGoogle Driveを活用し、ファイル整理に時間を取られているチームリーダーの方
- 頻繁にファイルのアーカイブ作業を行い、手作業による効率低下を感じている管理者の方
- Google Driveでのファイル整理を自動化し、業務の効率化を図りたいIT担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを活用することで、ファイル整理の手間を削減し、業務効率が向上が期待できます。
また、ヒューマンエラーを防ぐことにより整理作業の正確性向上や、ワークフローの標準化によるチーム全体の運用円滑化といったメリットを享受できます。
■概要
「Microsoft Teamsでメッセージが送信されたら、Google Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動・整理する」フローは、チーム内のコミュニケーションを効率的に管理し、ファイル整理を自動化する業務ワークフローです。
Microsoft Teamsで重要なメッセージが送信された際に、関連するファイルを自動的にGoogle Driveのアーカイブフォルダに移動します。
これにより、ファイル整理の手間を省き、必要な情報をすぐにアクセスできる状態に保つことができます。
YoomのAPI連携機能を活用して、日常業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft TeamsとGoogle Driveを日常的に利用しているチームリーダーの方
- ファイルの整理やアーカイブ作業に時間を取られているIT担当者の方
- 業務フローの自動化を検討しており、Google Drive ファイル整理を効率化したい方
- チーム内のコミュニケーションとファイル管理を一元化したい経営者の方
- 手作業によるファイル移動でミスが発生しやすく、安定した運用を目指す管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを活用することで、Google Drive ファイル整理が自動化され、手間を大幅に削減でき、効率的なファイル整理を実現します。
また、手動操作によるミスを防ぎ、正確なファイル管理が可能になり、Microsoft TeamsとGoogle Driveの連携で、情報管理がスムーズになります。
自動化によって他の重要な業務に集中できる時間を確保できます。
スケジュール起動でGoogle Driveのファイルを自動整理するフローを作ってみよう
ここでは、代表的な例として「指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動・整理する」フローの作成プロセスを解説します。プログラミングの知識は不要で、画面操作だけで簡単に自動化フローを構築できます。
今回はYoomを使い、ノーコードで設定する手順をご紹介します。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
フローの作成方法
大まかな流れは以下の通りです。
- Google Driveのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- スケジュールトリガー設定とGoogle Driveのアクション設定
- フローをONにし、スケジュール通りに実行されるかを確認
■概要Google Drive内のファイルやフォルダは、プロジェクトの進行とともに増え続け、定期的な整理が不可欠ですが、手作業での移動は手間がかかり、後回しにしがちではないでしょうか？気づいたときにはフォルダが乱立し、必要な情報が見つけにくくなることもあります。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでGoogle Drive内の特定フォルダを自動でアーカイブフォルダへ移動させ、整理された状態を保つことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- Google Driveでファイルやフォルダを管理しており、手動での整理に手間を感じている方
- 定期的なフォルダのアーカイブ作業を自動化し、整理業務の抜け漏れを防ぎたい方
- ファイル管理のルールを統一し、チーム全体の業務効率を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- 指定したスケジュールで自動的にフォルダが移動されるため、定期的な整理作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に集中できます。
- 手作業によるフォルダの移動忘れや、誤った場所への移動といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の標準化を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」を選択し、整理したいフォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルの格納先フォルダを変更」を設定し、検索したファイルやフォルダをアーカイブ用のフォルダに移動させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- スケジュールトリガーでは、毎週末や月末の深夜など、ユーザーの運用に合わせて任意の周期や時間帯を柔軟に設定できます。
- Google Driveのオペレーション設定で、整理対象としたいフォルダ、および移動先となるアーカイブフォルダをそれぞれ任意で指定してください。
■注意事項- Google DriveとYoomを連携してください。
- Google Driveでファイルやフォルダを管理しており、手動での整理に手間を感じている方
- 定期的なフォルダのアーカイブ作業を自動化し、整理業務の抜け漏れを防ぎたい方
- ファイル管理のルールを統一し、チーム全体の業務効率を改善したいと考えている方
- 指定したスケジュールで自動的にフォルダが移動されるため、定期的な整理作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に集中できます。
- 手作業によるフォルダの移動忘れや、誤った場所への移動といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の標準化を実現します。
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」を選択し、整理したいフォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルの格納先フォルダを変更」を設定し、検索したファイルやフォルダをアーカイブ用のフォルダに移動させます。
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、毎週末や月末の深夜など、ユーザーの運用に合わせて任意の周期や時間帯を柔軟に設定できます。
- Google Driveのオペレーション設定で、整理対象としたいフォルダ、および移動先となるアーカイブフォルダをそれぞれ任意で指定してください。
- Google DriveとYoomを連携してください。
ステップ1：マイアプリ登録の流れ
まずは基本的なナビをご覧ください。
Google DriveはGoogle スプレッドシートと同様の手順で連携できます。
ステップ2：テンプレートをコピー
さてここからは、テンプレートを使って解説します。はじめにこちらのバナーをクリックしてください
■概要Google Drive内のファイルやフォルダは、プロジェクトの進行とともに増え続け、定期的な整理が不可欠ですが、手作業での移動は手間がかかり、後回しにしがちではないでしょうか？気づいたときにはフォルダが乱立し、必要な情報が見つけにくくなることもあります。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでGoogle Drive内の特定フォルダを自動でアーカイブフォルダへ移動させ、整理された状態を保つことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- Google Driveでファイルやフォルダを管理しており、手動での整理に手間を感じている方
- 定期的なフォルダのアーカイブ作業を自動化し、整理業務の抜け漏れを防ぎたい方
- ファイル管理のルールを統一し、チーム全体の業務効率を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- 指定したスケジュールで自動的にフォルダが移動されるため、定期的な整理作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に集中できます。
- 手作業によるフォルダの移動忘れや、誤った場所への移動といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の標準化を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」を選択し、整理したいフォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルの格納先フォルダを変更」を設定し、検索したファイルやフォルダをアーカイブ用のフォルダに移動させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- スケジュールトリガーでは、毎週末や月末の深夜など、ユーザーの運用に合わせて任意の周期や時間帯を柔軟に設定できます。
- Google Driveのオペレーション設定で、整理対象としたいフォルダ、および移動先となるアーカイブフォルダをそれぞれ任意で指定してください。
■注意事項- Google DriveとYoomを連携してください。
- Google Driveでファイルやフォルダを管理しており、手動での整理に手間を感じている方
- 定期的なフォルダのアーカイブ作業を自動化し、整理業務の抜け漏れを防ぎたい方
- ファイル管理のルールを統一し、チーム全体の業務効率を改善したいと考えている方
- 指定したスケジュールで自動的にフォルダが移動されるため、定期的な整理作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に集中できます。
- 手作業によるフォルダの移動忘れや、誤った場所への移動といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の標準化を実現します。
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」を選択し、整理したいフォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルの格納先フォルダを変更」を設定し、検索したファイルやフォルダをアーカイブ用のフォルダに移動させます。
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、毎週末や月末の深夜など、ユーザーの運用に合わせて任意の周期や時間帯を柔軟に設定できます。
- Google Driveのオペレーション設定で、整理対象としたいフォルダ、および移動先となるアーカイブフォルダをそれぞれ任意で指定してください。
- Google DriveとYoomを連携してください。
コピーされると以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
ステップ3：指定したスケジュールになったら起動するトリガーを設定
まずは「スケジュールトリガー 指定したスケジュールになったら」をクリックしてみましょう！
あらかじめ毎月1日の9時に起動される設定になっています。
カンマの区切りで複数の日にちを設定することもできます。
希望にあわせて設定してください。
入力が完了したら、「保存」をクリックします。
ステップ4：特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索する設定
「アプリと連携する 特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」のアイコンをクリックします。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
フォルダIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、候補から選択してください。
ちなみに、ここでは見積書が入っているフォルダから終了したプロジェクトの見積書をアーカイブへ移動するイメージで設定しました。
ファイル名は見積書と入力します。
入力が完了したら、「テスト」します。
取得した値に値が反映していることを確認しましょう。
テストが完了したら、「完了」をクリックします。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ5：ファイルの格納先フォルダを変更する設定
「アプリと連携する ファイルの格納先フォルダを変更」のアイコンをクリックします。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
3)必須項目を入力します。
対象のファイルIDは取得した値からデフォルトで設定されています。
現在のフォルダIDや移動先のフォルダIDは、先ほどのフォルダIDと同じようにボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので候補から該当のIDを選択してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、テスト完了後、「保存」します。
これで【指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動・整理する】というフローが完成です。
ステップ6：テストと確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
Google Driveを活用したその他の自動化例
Googleフォームの送信やSalesforceの登録など、日々の業務をきっかけにGoogle Driveを自動整理することができます。ファイルの保存やアクセス権の設定、契約書の格納まで一連の流れをノーコードで効率化！
手作業のミスや手間を減らし、業務スピードと管理精度を同時に高められるのが魅力です。
■概要Googleフォームで受け付けた依頼や注文内容をもとに、手作業で請求書を作成・管理する業務に手間を感じていませんか？転記作業には時間がかかるうえ、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、内容を反映した請求書を自動で発行し、指定のGoogle Driveフォルダへ保存までを完結させることができ、請求書発行業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方・Googleフォームで受けた注文を元に、手動で請求書を発行している担当者の方・請求書作成時の転記ミスや確認作業に多くの時間を費やしている経理担当の方・Google Drive上での請求書管理をよりスムーズに行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームが送信されると請求書の発行から保存までが自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
- フォームの回答内容が直接反映されるので、金額や宛名などの転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」アクションで請求書の雛形となるファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容と雛形を元に請求書を発行し、Google Driveに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- Google Driveのアクション設定では、請求書の雛形が格納されているフォルダのIDや、発行した請求書を保存するフォルダのID、ファイル名を任意で設定可能です。
- 書類を発行するオペレーションでは、使用する雛形書類や、発行後の書類のタイトルなどを任意で設定できます。
■注意事項- Google スプレッドシート、Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを顧客情報の一元管理場所として使用している企業
・取引先ごと情報管理を行う業務担当
・リード管理を行い、関連情報を蓄積する業務の方
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやすく共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
併せてSalesforceを活用して顧客情報を管理しGoogle Driveで管理するファイルと関連付けることで、必要な情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Salesforceへ取引先の登録のたびに、毎回Google Driveに手作業でフォルダを作成するのは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
チーム全体の業務進行をよりスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
このテンプレートを使用するとSalesforce上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成し、手作業を省きます。
フォルダ作成を自動化し手作業でかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体の生産性の向上につながります。
■注意事項
・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
従業員の入社や異動に伴うGoogle Driveのファイル権限設定は、手作業で行うと時間がかかり、設定ミスも起こりがちではないでしょうか。特に、部署ごとにアクセスできるフォルダが異なると、管理はさらに複雑になります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに従業員情報を追加するだけで、所属部署に応じた適切なファイル権限を自動で付与できるため、こうした管理業務を効率化し、セキュリティを保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで従業員情報を管理している人事・総務担当者の方
- 部署異動や入社の度にGoogle Driveの権限を手動で設定している情報システム担当者の方
- 従業員のアクセス権限管理を自動化し、セキュリティを強化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートへの追加を起点に権限付与が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での権限設定による付与ミスや漏れを防ぎ、意図しない情報漏洩のリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」アクションを設定して、従業員情報が追加されたことを検知します。
- 次に、オペレーションで「進行先切り替え機能」を設定し、スプレッドシートから取得した部署情報をもとに、後続の処理を分岐させます。
- 最後に、分岐した各進行先でGoogle Driveの「指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する」アクションを設定し、部署に応じた権限を付与します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートIDやシートID、監視したいテーブルの範囲などを任意で指定してください。
- 進行先切り替え機能では、スプレッドシートから取得した部署名などの情報をもとに、条件を設定して後続の処理を分岐させることができます。
- Google Driveのアクションでは、付与する権限の種類（閲覧者、編集者など）や対象のファイル・フォルダID、権限を付与するユーザーのメールアドレスを指定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。■このテンプレートをおすすめする方- Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
- 取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動保存されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を削減できます。
- 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Gmailのトリガー設定で、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
- 添付ファイルの有無で処理を分ける分岐の条件は、必要に応じて任意の内容に設定することが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要DocuSignで電子契約が完了した後、締結済みの書類や証明書を手動でダウンロードし、Google Driveへ格納する作業に手間を感じていないでしょうか。この一連の作業は定型的でありながらも、対応漏れが許されない重要な業務です。このワークフローを活用すれば、DocuSignでエンベロープのステータスが完了になったことをトリガーに、証明書を自動でダウンロードし、指定のGoogle Driveフォルダに格納までを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignでの契約締結後のファイル管理を効率化したい法務や営業担当者の方
- Google Driveを契約書の保管庫として利用しており、手動での格納作業をなくしたい方
- 契約管理におけるファイル保存漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの契約締結後に発生する、証明書のダウンロードとGoogle Driveへのアップロード作業が自動化され、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのファイル保存時に起こりがちな、格納漏れや誤ったフォルダへの保存といった人為的ミスを防ぎ、書類管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- DocuSignのトリガー設定では、通知の対象となるアカウントIDやエンベロープIDを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダIDや保存する際のファイル名を任意で設定してください。
■注意事項- DocuSign、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームが送信されると請求書の発行から保存までが自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
- フォームの回答内容が直接反映されるので、金額や宛名などの転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」アクションで請求書の雛形となるファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容と雛形を元に請求書を発行し、Google Driveに保存します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- Google Driveのアクション設定では、請求書の雛形が格納されているフォルダのIDや、発行した請求書を保存するフォルダのID、ファイル名を任意で設定可能です。
- 書類を発行するオペレーションでは、使用する雛形書類や、発行後の書類のタイトルなどを任意で設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを顧客情報の一元管理場所として使用している企業
・取引先ごと情報管理を行う業務担当
・リード管理を行い、関連情報を蓄積する業務の方
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやすく共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
併せてSalesforceを活用して顧客情報を管理しGoogle Driveで管理するファイルと関連付けることで、必要な情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Salesforceへ取引先の登録のたびに、毎回Google Driveに手作業でフォルダを作成するのは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
チーム全体の業務進行をよりスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
このテンプレートを使用するとSalesforce上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成し、手作業を省きます。
フォルダ作成を自動化し手作業でかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体の生産性の向上につながります。
■注意事項
・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
従業員の入社や異動に伴うGoogle Driveのファイル権限設定は、手作業で行うと時間がかかり、設定ミスも起こりがちではないでしょうか。特に、部署ごとにアクセスできるフォルダが異なると、管理はさらに複雑になります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに従業員情報を追加するだけで、所属部署に応じた適切なファイル権限を自動で付与できるため、こうした管理業務を効率化し、セキュリティを保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで従業員情報を管理している人事・総務担当者の方
- 部署異動や入社の度にGoogle Driveの権限を手動で設定している情報システム担当者の方
- 従業員のアクセス権限管理を自動化し、セキュリティを強化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートへの追加を起点に権限付与が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での権限設定による付与ミスや漏れを防ぎ、意図しない情報漏洩のリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」アクションを設定して、従業員情報が追加されたことを検知します。
- 次に、オペレーションで「進行先切り替え機能」を設定し、スプレッドシートから取得した部署情報をもとに、後続の処理を分岐させます。
- 最後に、分岐した各進行先でGoogle Driveの「指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する」アクションを設定し、部署に応じた権限を付与します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートIDやシートID、監視したいテーブルの範囲などを任意で指定してください。
- 進行先切り替え機能では、スプレッドシートから取得した部署名などの情報をもとに、条件を設定して後続の処理を分岐させることができます。
- Google Driveのアクションでは、付与する権限の種類（閲覧者、編集者など）や対象のファイル・フォルダID、権限を付与するユーザーのメールアドレスを指定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
- Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
- 取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
- Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動保存されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を削減できます。
- 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
- Gmailのトリガー設定で、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
- 添付ファイルの有無で処理を分ける分岐の条件は、必要に応じて任意の内容に設定することが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約締結後のファイル管理を効率化したい法務や営業担当者の方
- Google Driveを契約書の保管庫として利用しており、手動での格納作業をなくしたい方
- 契約管理におけるファイル保存漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約締結後に発生する、証明書のダウンロードとGoogle Driveへのアップロード作業が自動化され、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのファイル保存時に起こりがちな、格納漏れや誤ったフォルダへの保存といった人為的ミスを防ぎ、書類管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignのトリガー設定では、通知の対象となるアカウントIDやエンベロープIDを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダIDや保存する際のファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- DocuSign、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
まとめ
Google Driveは非常に便利なツールですが、ファイルが増えるにつれて整理・管理が大きな負担になることも。手作業での整理は時間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなりかねません。
今回ご紹介したように、Yoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、簡単な設定でGoogle Driveのファイル整理を自動化できます。
「毎月末にアーカイブする」「プロジェクト完了時にフォルダを移動する」といったルールを設定するだけで、あとは自動で処理を実行してくれるのです。
ファイル整理の自動化は、単に手間を省くだけでなく、必要な情報をすぐに見つけられる状態を維持し、業務全体の効率も、少しずつ改善されていくはずです。
Yoomには、今回紹介した「スケジュール起動での整理」以外にも、様々なトリガーでファイル整理を自動化したり、Google Driveを活用した多様な業務自動化テンプレートが豊富に用意されています。
まずは無料プランからでも始められるテンプレートを使って、Google Driveのファイル整理自動化を手軽に体験してみませんか？
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
