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日々増え続けるGoogle Drive内のファイル…。
「いつか整理しよう」と思っていても、なかなか時間が取れなかったり、どこから手をつけていいか分からなくなったりしていませんか？
ファイルが整理されていないと、必要な情報を探すのに時間がかかり、業務効率が低下してしまうこともありますよね。特にチームで共有しているフォルダは、ルールが曖昧だとあっという間に散らかってしまいがちです。
手作業でのフォルダ移動やアーカイブ作業は、単純な作業でも手間がかかり、ミスの原因になりやすいものです。
この記事では、そんなGoogle Driveのファイル整理に関する悩みを解決するため、特定のルールに基づいて自動でファイルを整理する方法をご紹介します！
例えば、「毎月末に特定のフォルダ内にある古いファイルを自動でアーカイブフォルダに移動する」といった作業を自動化し、常に整理された状態を保つためのヒントを探っていきましょう！
Yoomには指定したルールに基づいてGoogle Drive内のファイルを自動で整理するテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてテンプレートを選択し、設定を始めてみましょう！
■概要
指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動・整理するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Driveを業務に活用している方
・ファイル管理を行なっている方
・受信した資料などを仕分けする業務の方
2.定期的に新規フォルダを作成する方
・決められた期間ごとにフォルダをアーカイブにいれ、資料整理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveは業務に関連する資料の作成から、保管まで、あらゆる資料の一元管理に適したツールです。
しかし、決められた期間ごとに新しいフォルダを作成したあと、毎回手作業で古いフォルダをアーカイブするのは手間がかかり、非効率的で時間がかかります。
古いフォルダやファイルを自動で移動させたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを使うと条件に合ったフォルダを検索し、自動で別のフォルダに移動することができ、手作業の手間を省きます。
自動化によって作業もれを未然に防ぐことができるため、フォルダ内の整理につながり、業務進行を円滑にします。
またこのフローに続けて、新規フォルダの作成も自動化できるので業務に合わせてフローをカスタマイズすることができます。
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携させてください。
Yoomを使えば、様々なきっかけ（トリガー）でGoogle Drive内のファイル整理を自動化できます。
単にファイルを移動するだけでなく、他の業務プロセスと連携させることで、より高度な自動化も実現可能です。
ここでは、業務を効率化するための具体的な自動化例をいくつか紹介していきます。気になるものがあれば、ぜひクリックして詳細を確認してみてください！
設定したスケジュール（例：「毎月末」「毎週金曜日」など）に合わせて、Google Drive内の特定のフォルダを自動で整理する自動化フローです。
完了したプロジェクトのフォルダをアーカイブフォルダに移動したり、一時ファイルを定期的に削除したりする作業を自動化できます。
これにより、手動での整理忘れを防ぎ、常にドライブ内をきれいに保つのに役立ちます。
■概要
指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動・整理するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Driveを業務に活用している方
・ファイル管理を行なっている方
・受信した資料などを仕分けする業務の方
2.定期的に新規フォルダを作成する方
・決められた期間ごとにフォルダをアーカイブにいれ、資料整理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveは業務に関連する資料の作成から、保管まで、あらゆる資料の一元管理に適したツールです。
しかし、決められた期間ごとに新しいフォルダを作成したあと、毎回手作業で古いフォルダをアーカイブするのは手間がかかり、非効率的で時間がかかります。
古いフォルダやファイルを自動で移動させたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを使うと条件に合ったフォルダを検索し、自動で別のフォルダに移動することができ、手作業の手間を省きます。
自動化によって作業もれを未然に防ぐことができるため、フォルダ内の整理につながり、業務進行を円滑にします。
またこのフローに続けて、新規フォルダの作成も自動化できるので業務に合わせてフローをカスタマイズすることができます。
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携させてください。
Google スプレッドシートの行更新や、Salesforceのリードステータス変更などをきっかけに、関連するGoogle Drive内のフォルダやファイルを自動で整理する自動化フローです。
例えば、スプレッドシートで管理しているプロジェクトのステータスが「完了」になった際に、該当プロジェクトのフォルダをアーカイブフォルダへ移動させるといった連携が可能になります。
情報のステータスとファイルの保管場所を同期させることで、管理の手間を削減できます。
■概要
Google スプレッドシートで案件管理を行っているものの、完了した案件のフォルダをGoogle Driveで一つひとつ手作業で移動させるのは手間がかかる作業です。また、移動漏れや誤ったフォルダを整理してしまうといったミスにつながることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報を更新するだけで、該当するフォルダをGoogle Driveのアーカイブフォルダへ自動で移動させることができ、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Salesforceで管理しているリードのステータスが更新されるたびに、関連するGoogle Driveのフォルダを手作業でアーカイブフォルダへ移動させていませんか。この手作業は手間がかかるだけでなく、移動漏れや誤った場所への格納といったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Salesforceのリードステータス更新をきっかけに、該当するフォルダをGoogle Drive内で自動的に移動・整理でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
SlackやMicrosoft Teamsで特定のメッセージ（例：「プロジェクトA 完了」）が送信されたことをトリガーに、関連するGoogle Driveフォルダを自動で整理します。
チャットでのコミュニケーションの流れの中でファイル整理のアクションを組み込めるため、別途整理作業を行う手間が省け、チーム内での情報共有とファイル管理をスムーズに連携させたい場合に便利です。
■概要
「Slackでメッセージが送信されたら、Google Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動・整理する」フローは、チャットの活動に合わせてGoogle Drive のファイル整理を自動化する業務ワークフローです。
手動での整理作業を省力化し、効率的な運用をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを活用することで、ファイル整理の手間を削減し、業務効率が向上が期待できます。
また、ヒューマンエラーを防ぐことにより整理作業の正確性向上や、ワークフローの標準化によるチーム全体の運用円滑化といったメリットを享受できます。
■概要
「Microsoft Teamsでメッセージが送信されたら、Google Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動・整理する」フローは、チーム内のコミュニケーションを効率的に管理し、ファイル整理を自動化する業務ワークフローです。
Microsoft Teamsで重要なメッセージが送信された際に、関連するファイルを自動的にGoogle Driveのアーカイブフォルダに移動します。
これにより、ファイル整理の手間を省き、必要な情報をすぐにアクセスできる状態に保つことができます。
YoomのAPI連携機能を活用して、日常業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを活用することで、Google Drive ファイル整理が自動化され、手間を大幅に削減でき、効率的なファイル整理を実現します。
また、手動操作によるミスを防ぎ、正確なファイル管理が可能になり、Microsoft TeamsとGoogle Driveの連携で、情報管理がスムーズになります。
自動化によって他の重要な業務に集中できる時間を確保できます。
ここでは、代表的な例として「指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動・整理する」フローの作成プロセスを解説します。プログラミングの知識は不要で、画面操作だけで簡単に自動化フローを構築できます。
今回はYoomを使い、ノーコードで設定する手順をご紹介します。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
大まかな流れは以下の通りです。
■概要
指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動・整理するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Driveを業務に活用している方
・ファイル管理を行なっている方
・受信した資料などを仕分けする業務の方
2.定期的に新規フォルダを作成する方
・決められた期間ごとにフォルダをアーカイブにいれ、資料整理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveは業務に関連する資料の作成から、保管まで、あらゆる資料の一元管理に適したツールです。
しかし、決められた期間ごとに新しいフォルダを作成したあと、毎回手作業で古いフォルダをアーカイブするのは手間がかかり、非効率的で時間がかかります。
古いフォルダやファイルを自動で移動させたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを使うと条件に合ったフォルダを検索し、自動で別のフォルダに移動することができ、手作業の手間を省きます。
自動化によって作業もれを未然に防ぐことができるため、フォルダ内の整理につながり、業務進行を円滑にします。
またこのフローに続けて、新規フォルダの作成も自動化できるので業務に合わせてフローをカスタマイズすることができます。
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携させてください。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
Google Driveを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
さてここからは、テンプレートを使って解説します。はじめにこちらのバナーをクリックしてください
■概要
指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動・整理するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Driveを業務に活用している方
・ファイル管理を行なっている方
・受信した資料などを仕分けする業務の方
2.定期的に新規フォルダを作成する方
・決められた期間ごとにフォルダをアーカイブにいれ、資料整理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveは業務に関連する資料の作成から、保管まで、あらゆる資料の一元管理に適したツールです。
しかし、決められた期間ごとに新しいフォルダを作成したあと、毎回手作業で古いフォルダをアーカイブするのは手間がかかり、非効率的で時間がかかります。
古いフォルダやファイルを自動で移動させたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを使うと条件に合ったフォルダを検索し、自動で別のフォルダに移動することができ、手作業の手間を省きます。
自動化によって作業もれを未然に防ぐことができるため、フォルダ内の整理につながり、業務進行を円滑にします。
またこのフローに続けて、新規フォルダの作成も自動化できるので業務に合わせてフローをカスタマイズすることができます。
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携させてください。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「スケジュールトリガー 指定したスケジュールになったら」をクリックしてみましょう！
2) あらかじめ毎月1日の9時に起動される設定になっています。
カンマの区切りで複数の日にちを設定することもできます。希望にあわせて設定してください。
入力が完了したら、「保存」をクリックします。
1) フローに戻り、「アプリと連携する 特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)フォルダIDとファイル名もしくはフォルダ名を入力してください。
フォルダIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、候補から選択してください。
ちなみに、ここでは見積書が入っているフォルダから終了したプロジェクトの見積書をアーカイブへ移動するイメージで設定しました。
入力が完了したら、「テスト」をクリック。
テストが完了したら、「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルの格納先フォルダを変更」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルの格納先フォルダを変更」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
対象のファイルIDはアウトプットからファイルIDを選択して入力してください。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
現在のフォルダIDや移動先のフォルダIDは先ほどのフォルダIDと同じようにボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので候補から該当のIDを選択してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、テスト完了後、「保存」します。
これで【指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動・整理する】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
Googleフォームの送信やSalesforceの登録など、日々の業務をきっかけにGoogle Driveを自動整理することができます。ファイルの保存やアクセス権の設定、契約書の格納まで一連の流れをノーコードで効率化！
手作業のミスや手間を減らし、業務スピードと管理精度を同時に高められるのが魅力です。
■概要
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをGoogleDriveに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.頻繁に契約書を締結し、管理する必要がある方
2.手動での契約書管理を減らし、自動化したいと考えている方
3.DocuSignとGoogle Driveを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・DocuSignでエンベロープが完了した後、自動的にGoogle Driveにファイルが格納されるため、手動でのファイル保存作業が不要になります。
・ドキュメントの保存プロセスが自動化されるため、管理負担が軽減されます。
■注意事項
・DocuSign、GoogleDriveそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
従業員の入社や異動に伴うGoogle Driveのファイル権限設定は、手作業で行うと時間がかかり、設定ミスも起こりがちではないでしょうか。特に、部署ごとにアクセスできるフォルダが異なると、管理はさらに複雑になります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに従業員情報を追加するだけで、所属部署に応じた適切なファイル権限を自動で付与できるため、こうした管理業務を効率化し、セキュリティを保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Googleフォームで受け付けた依頼内容を、手作業で請求書に転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容を基にGoogle スプレッドシートのテンプレートから請求書を自動で発行し、Google Driveに保存できます。定型的な請求書発行業務を自動化し、業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを顧客情報の一元管理場所として使用している企業
・取引先ごと情報管理を行う業務担当
・リード管理を行い、関連情報を蓄積する業務の方
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやすく共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
併せてSalesforceを活用して顧客情報を管理しGoogle Driveで管理するファイルと関連付けることで、必要な情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Salesforceへ取引先の登録のたびに、毎回Google Driveに手作業でフォルダを作成するのは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
チーム全体の業務進行をよりスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
このテンプレートを使用するとSalesforce上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成し、手作業を省きます。
フォルダ作成を自動化し手作業でかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体の生産性の向上につながります。
■注意事項
・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google Driveは非常に便利なツールですが、ファイルが増えるにつれて整理・管理が大きな負担になることも。手作業での整理は時間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなりかねません。
今回ご紹介したように、Yoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、簡単な設定でGoogle Driveのファイル整理を自動化できます。「毎月末にアーカイブする」「プロジェクト完了時にフォルダを移動する」といったルールを設定するだけで、あとは自動で処理を実行してくれるのです。
ファイル整理の自動化は、単に手間を省くだけでなく、必要な情報をすぐに見つけられる状態を維持し、業務全体の効率も、少しずつ改善されていくはずです。
Yoomには、今回紹介した「スケジュール起動での整理」以外にも、様々なトリガーでファイル整理を自動化したり、Google Driveを活用した多様な業務自動化テンプレートが豊富に用意されています。
まずは無料プランからでも始められるテンプレートを使って、Google Driveのファイル整理自動化を手軽に体験してみませんか？ その便利さを実感できるはずです！
