Microsoft Teamsでメッセージが送信されたら、Google Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動・整理する
Microsoft Teamsでメッセージが送信されたら、Google Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動・整理する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Drive™
と
Microsoft Teams
を自動連携できます。
■概要
プロジェクト完了の報告をMicrosoft Teamsで行った後、関連するGoogle Drive内のフォルダ整理は手作業になっていませんか？手動でのフォルダ移動は手間がかかるだけでなく、移動漏れやミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへの特定メッセージの投稿をきっかけに、Google Drive内の該当フォルダを自動でアーカイブフォルダへ移動させることが可能になり、ファイル整理に関する一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft TeamsとGoogle Driveを併用し、ファイル整理を手作業で行っている方
- プロジェクト完了後のフォルダのアーカイブ作業を自動化し、管理を効率化したいチームリーダーの方
- 手作業によるフォルダの移動ミスや整理漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Teamsへのメッセージ投稿だけでフォルダ整理が完了するため、手作業でのファイル整理に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの移動間違いや、アーカイブのし忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の精度を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のメッセージ内容を条件にフローが実行されるように設定します。
- 次に、オペレーションのAI機能で、Teamsのメッセージからフォルダ名など、後の処理で必要な情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」アクションを設定し、整理対象のフォルダを検索します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルの格納先フォルダを変更」アクションを設定し、検索したフォルダをアーカイブ用のフォルダに移動させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知の対象としたいチームIDやチャネルIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、前段のステップで取得したメッセージ内容などをもとに、後続の処理を実行するための条件を自由にカスタマイズ可能です。
- AI機能では、トリガーで取得した値から抽出したいテキスト項目を任意で設定できます。
- Google Driveの各アクションでは、操作対象となるフォルダIDやファイル名などを任意で設定してください。
■注意事項
- Microsoft Teams、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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