Google スプレッドシートの行が更新されたら、Google Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動・整理する

■概要

Google スプレッドシートで案件管理を行っているものの、完了した案件のフォルダをGoogle Driveで一つひとつ手作業で移動させるのは手間がかかる作業です。また、移動漏れや誤ったフォルダを整理してしまうといったミスにつながることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報を更新するだけで、該当するフォルダをGoogle Driveのアーカイブフォルダへ自動で移動させることができ、ファイル管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとGoogle Driveで案件やファイルの管理をしている方
• 手作業でのフォルダ整理に時間がかかり、本来の業務に集中できていない方
• ファイル管理のルールを統一し、業務の属人化を防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• スプレッドシートの更新を起点にフォルダが自動整理されるため、これまで手作業での整理に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるフォルダの移動漏れや、誤ったフォルダを整理してしまうといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のシートを指定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（例：ステータス列が「完了」になったら）に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるようにします。
4. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」を設定し、スプレッドシートの情報をもとに該当のフォルダを検索します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルの格納先フォルダを変更」を設定し、検索したフォルダを指定のアーカイブフォルダに移動します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐条件は、Google スプレッドシートのどの列が、どのような値に更新されたらフローを起動させるか、といった条件を任意で設定できます。例えば、「ステータス」列が「完了」になった場合にフローを起動させる、といった設定が可能です。

■注意事項

• ‍‍Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。