■概要
Outlookで受信した依頼メールなどを確認し、手作業でTodoistにタスク登録していませんか？この作業は重要である一方、手間がかかる上に転記ミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、内容をAIが自動で解析しTodoistへタスクとして登録するため、タスク管理に関する一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信するクライアントからの依頼などをTodoistで管理している方
- メールの内容を都度確認し、手作業でタスクを作成することに手間を感じている方
- タスクの登録漏れや対応遅延を防ぎ、業務の確実性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のメール受信をトリガーにタスクが自動作成されるため、手作業での転記や登録にかかっていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるタスクの入力漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとTodoistをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで受信したメール本文からタスク名や期限などの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでTodoistの「タスクを作成」アクションを選択し、AIが抽出した情報を紐付けてタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローボットを起動する対象のメールフォルダや、件名・本文に含まれるキーワードを任意で指定できます。
- AI機能のオペレーションでは、メール本文から抽出したい項目（例：依頼内容、納期、担当者名など）をプロンプトで自由に設定することが可能です。
- Todoistのタスク作成オペレーションでは、AIで抽出した情報をタスク名や期限などの各項目にマッピングできるほか、プロジェクトなどを固定値で設定することも可能です。
■注意事項
- Todoist、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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