「Googleフォームの回答を一件ずつ確認して、通知や返信をするのが大変…」
「問い合わせ内容によって担当者が違うので、手動での振り分けに時間がかかっている…」
このように、Googleフォームに届く回答への対応業務に、手間や時間を取られていませんか？
もしGoogleフォームに回答が送信されたタイミングでその内容をAIが自動で解析し、回答者への一次返信や関係者への通知を自動で行える仕組みがあればこれらの定型業務から解放されますね。
その結果、より重要な業務に集中するための時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定はプログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して日々の業務を効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
Googleフォームに送信された回答を自動で処理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームで回答が送信されたら、OpenAIで解析しGmailで自動返信する
試してみる
■概要
フォームからの問い合わせやアンケートへの返信対応は、内容を確認し都度メールを作成する必要があるため、手間がかかる業務の一つです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されたタイミングで、OpenAIが回答内容を解析し、最適なメール文面を自動で生成します。
その後、Outlookから自動でメールが送信されるため、一連の対応業務を効率化し、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用しており、問い合わせへの一次対応を自動化したいと考えている方
・OpenAIをメール対応に活用し、コミュニケーションの質と速度を向上させたい方
・Outlookでの定型的なメール送信を手作業で行っており、業務の効率化を目指している方
■注意事項
・Googleフォーム、OpenAI、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームの回答をAIで解析し自動返信するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームに回答が送信されたら、その内容をOpenAIで解析し、Gmailで自動返信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム／OpenAI／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は、大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Googleフォーム、OpenAI、Gmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- トリガーとアクションの設定
- フローの起動確認
Googleフォームで回答が送信されたら、OpenAIで解析しGmailで自動返信する
試してみる
■概要
フォームからの問い合わせやアンケートへの返信対応は、内容を確認し都度メールを作成する必要があるため、手間がかかる業務の一つです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されたタイミングで、OpenAIが回答内容を解析し、最適なメール文面を自動で生成します。
その後、Outlookから自動でメールが送信されるため、一連の対応業務を効率化し、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用しており、問い合わせへの一次対応を自動化したいと考えている方
・OpenAIをメール対応に活用し、コミュニケーションの質と速度を向上させたい方
・Outlookでの定型的なメール送信を手作業で行っており、業務の効率化を目指している方
■注意事項
・Googleフォーム、OpenAI、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：Googleフォーム・OpenAI・Gmailをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
OpenAIは以下のナビの中でご紹介しているので、こちらを参考に進めましょう！
Googleフォームのマイアプリ登録手順
アプリ一覧でGoogleフォームを選択しましょう。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携するアカウントを選択してください。
「次へ」をクリックしましょう。
「続行」を選択します。
これでGoogleフォームのマイアプリ登録ができました。
Gmailのマイアプリ登録手順
Gmailは以下のナビを参考にマイアプリ登録を進めてください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Googleフォームで回答が送信されたら、OpenAIで解析しGmailで自動返信する
試してみる
■概要
フォームからの問い合わせやアンケートへの返信対応は、内容を確認し都度メールを作成する必要があるため、手間がかかる業務の一つです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されたタイミングで、OpenAIが回答内容を解析し、最適なメール文面を自動で生成します。
その後、Outlookから自動でメールが送信されるため、一連の対応業務を効率化し、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用しており、問い合わせへの一次対応を自動化したいと考えている方
・OpenAIをメール対応に活用し、コミュニケーションの質と速度を向上させたい方
・Outlookでの定型的なメール送信を手作業で行っており、業務の効率化を目指している方
■注意事項
・Googleフォーム、OpenAI、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「OK」をクリックしてください。
これでテンプレートのコピーが完了です！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
ステップ3：Googleフォームのトリガーを設定する
まずこのフローで使用するGoogleフォームを用意しましょう。
ここではお問い合わせフォームの問い合わせ内容に返信を行うという想定で設定していきます。
それでは早速フローボットの設定に進みましょう！
先ほどコピーしたテンプレートの編集画面に移動し、一番上の「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。
アクションは「フォームに回答が送信されたら」が設定されています。
Googleフォームと連携するアカウント情報が正しいか確認したら、次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違いますが、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしておきましょう。
フォームIDは、用意しておいたGoogleフォームのフォームIDを入力してください。
フォームIDの確認方法は注釈にも記載がありますが、GoogleフォームのURLから確認できます。
赤枠内がフォームIDです。
設定後、Googleフォームに回答を送信してトリガーを実行してみましょう。
フォームに回答したらYoomに戻りテストをクリックします。
以下の画面が表示されたらテスト成功で、本来であれば取得した値に情報が追加されます。
Googleフォームに関しては、回答された項目の値を取得するためにJSONPathを用いて手動で追加する必要があります。
Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法をご確認ください。
以下のようにGoogleフォームの回答内容を追加できたら完了を選択します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：OpenAIのアクションを設定しよう
次に「テキストの生成」をクリックしてください。
アクションは「テキストの生成」が設定されています。
OpenAIと連携するアカウント情報を確認し、次へをクリックしましょう。
メッセージコンテンツは、取得した値からGoogleフォームの「問い合わせ内容」をクリックし、以下のようにプロンプトを設定します。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
モデルIDは候補から選択してください。
設定後、テストをクリックしましょう。
以下のようにテスト成功と表示がされたら完了をクリックします。
ステップ5：Gmailのアクションを設定しよう
次に「メールを送る」をクリックしましょう。
Gmailと連携するアカウント情報を確認してください。
Toを設定します。
ここでは問い合わせをしてくれた方への返信を行いたいので、Googleフォームの取得した値から「メールアドレス」を選択しています。
業務のシチュエーションによって自由に設定してください。
ただし、取得した値を活用せずに手入力した場合、フローボットの起動毎に同じメールアドレス宛にメールが送信されます。
件名を設定します。
メッセージを入力しましょう。
名前はGoogleフォームの取得した値から選択しましょう。
問い合わせ内容に対する返答文は、OpenAIで取得した値から「生成されたコンテンツ」を選択し、次へをクリックしましょう。
メールの内容を確認したら、テストをクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、メールの送信できているか確認しておきましょう。
送信できましたね！
ここまでできたら、Yoomに戻り完了をクリックしましょう。
ステップ6：動作を確認しよう
最後にトリガーをONに設定し、フローボットが正常に作動するか確認しましょう。
これでフローボットの設定ができました。
Googleフォームを活用した自動化例
Googleフォームで受信した回答やファイルを起点に、OCRやAIを活用して情報抽出・解析・通知までを自動化できるテンプレートをご用意しています。
PDFや契約書・領収書を自動で読み取ってGoogle スプレッドシートやkintoneへ登録したり、解析結果をチャットツールへ通知することが可能です。
手作業による確認や転記の手間を削減でき、対応漏れや入力ミスの防止を実現できるでしょう。
Googleフォームで登録された情報をAsanaに登録する
試してみる
Googleフォームで登録された情報をAsanaに登録するフローです。
Googleフォームの情報でマネーフォワード クラウド請求書に取引先を登録する
試してみる
Googleフォームの情報でマネーフォワード クラウド請求書に取引先を登録するフローです。
Googleフォームで受け取ったPDFからOCRでメールアドレスを抽出して、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
「Googleフォームで受け取ったPDFからOCRでメールアドレスを抽出して、Microsoft Excelに追加する」ワークフローは、PDFから抽出したメールアドレス情報を自動でMicrosoft Excelに追加します。
手動入力の手間を減らし、より正確なデータ管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して業務やアンケートでPDFを受信している方
・受け取ったPDFからメールアドレスを抽出する作業に時間や手間がかかっていると感じている方
・抽出したメールアドレスをMicrosoft Excelで一元管理したい方
・手動でのデータ入力やコピペ作業を減らし、業務フローをスピーディにしたい方
・できるだけ迅速に必要な情報を整理・管理したい方
・紙やPDFデータからのメールアドレス入力ミスを減らし、作業品質を向上させたいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームで受け取ったPDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Googleフォームで受け取ったPDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、PDFの内容を迅速に取り込むことが可能です。
手動でのデータ入力が不要になり、効率的なデータ管理が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して情報を収集している方
・PDFファイルで受け取ったデータを迅速にデジタル形式に変換したい方
・手動でのデータ入力に手間を感じている方
・Googleスプレッドシートを使ってデータを効率的に管理したい方
・自動化を活用して業務のスピードアップを図りたい方
・時間を有効に使い、業務効率を高めたいと考えている方
・ITツールを活用して作業を効率化したい方
■注意事項
・GoogleフォームとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームで受信したファイルをOCRで読み取り、AIで内容を分析してSlackに通知する
試してみる
■概要
「Google フォームで受信したファイルをOCRで読み取り、AIで内容を分析してSlackに通知する」ワークフローは、受け取った情報を自動で処理し、チーム内で効率的に共有する業務ワークフローです。Google フォームを通じて集まったファイルをOCR技術でテキスト化し、AIで内容を分析します。その結果をSlackに自動通知することで、迅速な意思決定と情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google フォームを活用して情報収集を行っている担当者の方
・受信したファイルの内容を迅速に分析し、チームと共有したい方
・AIやOCR技術を業務に導入し、自動化を進めたい企業のIT担当者
・Slackを日常的に使用しており、通知機能を活用して業務効率を上げたい方
・既存の業務プロセスを見直し、自動化による改善を図りたい経営者の方
■注意事項
・Google フォーム、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームで受信した書類ファイルを、AIでコンプライアンスチェックを行いMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Googleフォームで受信した書類ファイルを、AIでコンプラチェックを行いMicrosoft Teamsに通知することが可能です。結果をMicrosoft Teamsに通知することで、チーム全体の業務効率を向上させることができます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して多量の書類を収集しており、コンプライアンスチェックに時間がかかっている担当者の方
・コンプライアンス管理を効率化したいと考えている中小企業の経営者
・チーム内での情報共有をスムーズに行いたいと考えているプロジェクトリーダー
・AIを活用して業務プロセスを自動化したいIT担当者
・書類管理におけるヒューマンエラーを減らしたいと考えている管理部門の方
■注意事項
・Googleフォーム、Microsoft TeamsとYoomをそれぞれ連携してください。
・OCRするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプラン・サクセスプラン・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームで受信した領収書をOCRで読み取りkintoneへ追加しTelegramに通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで受信した領収書をOCRで読み取りkintoneへ追加しTelegramに通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・領収書のデータをkintoneで管理している経理担当者
・手動によるkintoneへの領収書データの追加を効率化したい方
・登録する領収書の件数が多く作業に時間がかかっている方
■注意事項
・Googleフォーム、kintone、Telegram、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードする
試してみる
Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードするフローです。
Googleフォームの内容をもとにfreee請求書で請求書を作成する
試してみる
■概要
「Googleフォームの内容をもとにfreee請求書で請求書を作成する」ワークフローは、フォームの情報を引用して自動で請求書が作成されるため、作業効率が向上します。
事務作業の負担を軽減したい方におすすめです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して情報収集を行っている方
・freee請求書を利用して請求書の作成や管理を行っている方
・手動で請求書の発行に時間がかかっている方
・収集した情報を用いて迅速に請求書を作成したいと考えている方
・業務の効率化を図り、作業時間の短縮を目指している方
・企業として請求書作成のプロセスをスピーディに進めたい方
■注意事項
・Googleフォームとfreee請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームに回答があったら、Notionにページを作成する
試してみる
Googleフォームに回答があったら、Notionにページを作成するフローです。
まとめ
Googleフォームの回答通知や返信対応を自動化することで、
これまで手作業で行っていた問い合わせ内容の確認や一次返信といった定型業務から解放され、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。これにより顧客対応の速度と質を向上させることができ、担当者はより複雑な問い合わせへの対応や、本来注力すべきコア業務に集中できる環境を整えることができます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：SlackやChatworkにも通知できますか？
A：
はい、可能です！
「＋」をクリックして連携したいアプリを選択しましょう！
Q：回答内容に応じて通知先を振り分ける方法は？
A：
ミニプラン以上でご利用できる「進行先を切り替える」のオペレーションを活用すれば可能です！
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：フォームの質問項目を変更したら設定も変える？
A：
はい、変える必要があります。
取得した値の変更を行う必要があるためです。
その際はここで行った手順通り操作してみましょう！
