Googleフォームで受け取ったPDFからOCRでメールアドレスを抽出して、Microsoft Excelに追加する

■概要

Googleフォームで受け取った申込書や請求書などのPDFファイルから、情報を手作業でMicrosoft Excelに転記する業務は、件数が増えるにつれて大きな負担となり、入力ミスも発生しやすくなります。このワークフローを活用することで、Googleフォームへのファイル提出をきっかけに、AI-OCRがPDFから自動で文字情報を読み取り、Microsoft Excelの指定したファイルにデータを追加するため、こうした定型業務を効率化し、手作業によるミスを減らします。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取ったPDFの内容をMicrosoft Excelに手作業で転記している方
• OCRを活用して、PDFファイルからの情報抽出業務を自動化したいと考えている業務担当者の方
• 手作業によるデータ入力のミスをなくし、正確なデータ管理を実現したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• PDFを開いて情報を確認し、手動で転記する一連の作業が自動化され、これまで費やしていた時間を短縮することができます。
• 人の手によるコピー＆ペースト作業がなくなるため、入力漏れや転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
3. 、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたPDFファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のファイル・シートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Excelとの連携には、一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）のアカウントが必要です。家庭向けプランでは認証に失敗する可能性がありますのでご注意ください。
• OCR機能（画像・PDFから文字を読み取る）は、Yoomのチームプランまたはサクセスプランでご利用いただける機能です。フリープラン、ミニプランではエラーとなります。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル期間中は、本ワークフローで利用するOCR機能もお試しいただけます。