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「ヒンディー語で書かれた請求書や契約書PDFの内容を確認するため、翻訳ツールに手作業でコピー＆ペーストしているものの、文字化けしたり入力ミスが発生したりして業務が進まない…」
「そもそもヒンディー語が読めないため、内容の把握に時間がかかりすぎている…」
このように、海外の書類を扱う際の手作業に限界を感じていませんか？
もし、ストレージサービスに保存されたヒンディー語のPDFをOCRで自動的に読み取り、テキストデータとして抽出できる仕組みがあれば、面倒な手入力作業から解放されます。
さらに内容の翻訳やデータ活用といった、本来の業務に集中する時間を生み出すことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはPDFファイル内のテキストをOCRで読み取る業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Google Driveに保存された請求書や申込書などのPDFファイルの内容を、一つひとつ手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
また、手作業による転記は入力ミスや漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが格納されるだけで、OCRが内容を自動で読み取りGoogle スプレッドシートに追記するため、こうした課題を解消し業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに格納したPDFの内容を手作業で転記している経理や営業事務の方
・OCRを活用して、紙媒体のデータ化や反復的な入力業務の効率化を目指している方
・Google DriveとGoogle スプレッドシートを連携させ、データ管理を自動化したい方
■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Google Drive上のPDFをOCRで読み取り、スプレッドシートに記録するフローを作ってみよう
それではここからGoogle Driveの特定フォルダにヒンディー語で書かれたPDFファイルが格納されたら、OCR機能でテキストを自動で読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートに記録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Google Driveに保存された請求書や申込書などのPDFファイルの内容を、一つひとつ手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
また、手作業による転記は入力ミスや漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが格納されるだけで、OCRが内容を自動で読み取りGoogle スプレッドシートに追記するため、こうした課題を解消し業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに格納したPDFの内容を手作業で転記している経理や営業事務の方
・OCRを活用して、紙媒体のデータ化や反復的な入力業務の効率化を目指している方
・Google DriveとGoogle スプレッドシートを連携させ、データ管理を自動化したい方
■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ステップ1：Google DriveとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
1．Google Driveのマイアプリ連携
下記のGoogle スプレッドシートのナビを参考に、ログインを進めてください。
2．Google スプレッドシートのマイアプリ連携
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
Google Driveに保存された請求書や申込書などのPDFファイルの内容を、一つひとつ手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
また、手作業による転記は入力ミスや漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが格納されるだけで、OCRが内容を自動で読み取りGoogle スプレッドシートに追記するため、こうした課題を解消し業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに格納したPDFの内容を手作業で転記している経理や営業事務の方
・OCRを活用して、紙媒体のデータ化や反復的な入力業務の効率化を目指している方
・Google DriveとGoogle スプレッドシートを連携させ、データ管理を自動化したい方
■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3： Google Driveのトリガー設定
それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダがアップロードされたら」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Google Driveと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備としてGoogle Driveで特定のフォルダ内にファイルをアップロードしておきましょう。
今回はヒンディー語で書かれたPDFファイルをOCR処理するフローのため、テスト用に、以下のファイルをアップロードしました。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でGoogle Driveをチェックし、トリガーとなるアクション（今回は特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたこと）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
フォルダID
入力欄をクリックするとマイアプリ連携をしたアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
フォルダID
注釈に沿って入力してください。
（テスト用にファイルをアップロードしたフォルダを設定しましょう。）
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Google Driveにアップロードされたファイルに関する情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値を利用して、このあとのステップでPDFファイルをダウンロードすることが可能です。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
ステップ4： Google Driveでファイルをダウンロードする
続いて、前のステップでGoogle Driveから取得した値を利用して、PDFファイルをダウンロードする設定を行いましょう。
「ファイルをダウンロードする」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Google Driveと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
Google Driveに保存されているファイルをダウンロードします。
ファイルID
入力欄をクリックすると、前のステップでGoogle Driveから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
なお、ダウンロードするファイルの容量制限については以下のヘルプページをご確認ください。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でファイルが正しくダウンロードされるか確認しましょう。
テストに成功すると、ダウンロードされたファイル情報が表示されます。
以下の画像の取得した値を利用して、この後のステップでOCR処理を行い文字を抽出することが可能です。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
ステップ5： OCRで文字を抽出
続いて、Google Driveからダウンロードしたファイルに対して、OCRで文字を読み取る設定を行いましょう。
「OCRで文字を抽出」をクリックします。
画像やPDFファイルから文字を読み取るアクションを設定します。
デフォルトで 「[v2] 任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」 が選択されていますので、内容を確認してください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
OCR画像
前のステップでGoogle Driveからダウンロードしたファイルがデフォルトで設定されているため、そのまま使用します。
抽出したい項目
対象のファイルから抽出したい項目をカンマ区切りで入力してください。
今回はダウンロードしたファイルからヒンディー語の原文とその翻訳結果（日本語）を抽出し、Google スプレッドシートにレコードとして追加したいため、以下の内容で設定しました。
使用するAI
使用する言語
それぞれ注釈に沿って設定しましょう。
入力が完了したら、設定した項目が実際に正しく読み取りされるかどうかを確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、AIによって添付ファイルから読み取り・翻訳された情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値を使用して、Google スプレッドシートへレコードの追加が可能です。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
ステップ6：Google スプレッドシートでレコードを追加
いよいよ最後のステップです！
前のステップでOCR処理で抽出した値を利用して、Google スプレッドシートにレコードを追加しましょう。
「レコードを追加する」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備として、Google スプレッドシートでレコードを追加するためのデータをあらかじめ作成しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で作成しました。
連携するデータベースを設定しましょう。
スプレッドシートID
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
※先ほど事前準備で作成したGoogle スプレッドシートを設定してください。
スプレッドシートのタブ名
入力欄をクリックすると、指定したスプレッドシートIDに含まれるタブの候補が表示されます。その中から対象のタブを選択してください。
テーブル範囲
範囲は列名（ヘッダー）を含むデータベース全体の範囲を設定しましょう。
Google スプレッドシートの範囲設定の定義については、こちらのヘルプページもご確認ください。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
追加するレコードの値
前段で設定したGoogle スプレッドシートのテーブル範囲から、列名（ヘッダー）が自動表示されます。
入力欄をクリックすると、前のステップでOCRによって抽出された値が表示されるので、該当する項目を選択して、Google スプレッドシート上の各項目に正しくマッピングしましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じデータがGoogle スプレッドシートに登録されてしまうので注意が必要です。
それぞれの項目について入力が完了したら、「テスト」をクリックして、設定した内容でGoogle スプレッドシートにレコードが追加されるか確認しましょう。
テストが成功したらGoogle スプレッドシートの画面を開き、実際にレコードが追加されているかを確認してみましょう。
今回は下記のとおり追加されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「保存する」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
ステップ7： トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Google Driveに新しいPDFファイルが保存されたタイミングで、その内容が自動的にOCR処理され、Google スプレッドシートに記録されるようになります。
実際にGoogle DriveにPDFをアップロードし、Google スプレッドシートにその内容がOCR処理されたうえで正しく追加されるか確認してみましょう。
メール添付ファイルやフォーム、ストレージサービスにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、その内容をデータベースへ自動追加、連絡先の作成、SNSへの投稿、プロジェクト管理ツールへのタスク起票を行います。
さらに、AI連携による要約・翻訳、チャットツールへの通知にも対応。
手動でのデータ入力や転記の手間を解消し、情報活用を加速します。
まとめ
Google DriveとOCR機能を連携させることで、これまで手作業で行っていたヒンディー語PDFの転記作業や内容確認の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は面倒な入力作業から解放され、抽出したデータの分析や活用といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」は、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従うだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携に失敗した場合はどうなりますか？（エラーを検知して通知する仕組みは作れますか？）
A：
設定している場合、フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：Q：請求書などの特定項目だけを抽出できますか？（「請求番号」や「合計金額」といった項目を狙って抜き出せますか？）
A：
はい、特定の項目だけを抽出することも可能です。
Yoomでは、OCRで読み取ったテキストの中から、あらかじめ指定した項目名に一致するデータを自動で抜き出せます。
OCRアクションの設定画面で「請求番号」「合計金額」「日付」など、必要な項目名をカンマ区切りで指定しておくと、そのラベルに対応する値だけを抽出し、後続の処理に活用することが可能です。
Q：Google Drive以外のサービスでも利用できますか？（DropboxやOneDrive上のPDFも対象にできますか？）
A：
はい、フローボットのトリガーやアクションを変更することでGoogle Drive以外のサービスでも利用できます。
Yoomでは、主要なクラウドストレージとも連携できるため、これらのサービスを利用して同様の自動化を構築できます。
たとえば、フローボット内でGoogle Driveのトリガー等を削除し、トリガーやアクションをOneDriveやDropbox用に置き換えるだけで同様の動作が実現します。（以下はOneDriveの例）
このように、利用中のストレージ環境に合わせて柔軟に設定を切り替えられるため、現在の運用体制を変えることなくスムーズに導入できます。
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