「ホットプロファイルへの営業報告、毎回手入力するのが面倒…」
「報告フィールドが多くて入力に時間がかかるし、ミスも発生しやすい…」
このように、ホットプロファイルへの報告業務に関して、手間や時間に課題を感じていませんか？
もし、Webフォームの回答内容などをトリガーにして、ホットプロファイルの報告フィールドへ自動でデータを登録できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されます。さらに、関係者への通知まで自動で完了させることも可能です。
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはホットプロファイルでの報告管理を自動化する業務フローのテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
フォームの回答をもとにホットプロファイルで報告管理を登録し、Microsoft Teamsで通知する
試してみる
■概要
フォームで受け付けた日報や活動報告を、都度ホットプロファイルへ手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、特定の報告フィールドへの入力ミスや、関係者への共有漏れにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をトリガーに、ホットプロファイルの報告管理への登録を自動化し、Microsoft Teamsへ通知できます。報告業務の効率化と確実な情報共有を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- ホットプロファイルの報告機能を利用し、日報や活動報告の入力を効率化したい方
- フォームで受けた内容をホットプロファイルの特定のフィールドへ自動で反映させたい方
- 報告内容をMicrosoft Teamsでチームへ共有し、確認漏れを防ぎたい管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームの回答と同時にホットプロファイルへの報告登録が完了するため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます
- 手作業での転記がなくなることで、報告フィールドへの入力間違いや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、ホットプロファイルとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 続けて、オペレーションでホットプロファイルを選択し、「報告管理を登録」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定して、報告内容を指定のチャネルに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームでは、日報や活動報告など、業務内容に合わせて質問項目を自由に設定することが可能です
- ホットプロファイルへの報告登録では、フォームで取得した回答内容を、報告管理のどのフィールドに登録するかを任意で設定できます
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチャネルを自由に指定できるほか、メッセージ本文に固定のテキストやフォームの回答内容を組み合わせて表示させることが可能です
■注意事項
- ホットプロファイル、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
フォーム回答をもとにホットプロファイルへ報告登録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、フォームに回答が送信されたら、その内容をホットプロファイルの報告管理に自動で登録し、Microsoft Teamsで通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：ホットプロファイル／Microsoft Teams
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- ホットプロファイル、Microsoft Teamsのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- フォームのトリガー設定とホットプロファイル、Microsoft Teamsのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
フォームの回答をもとにホットプロファイルで報告管理を登録し、Microsoft Teamsで通知する
試してみる
■概要
フォームで受け付けた日報や活動報告を、都度ホットプロファイルへ手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、特定の報告フィールドへの入力ミスや、関係者への共有漏れにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をトリガーに、ホットプロファイルの報告管理への登録を自動化し、Microsoft Teamsへ通知できます。報告業務の効率化と確実な情報共有を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- ホットプロファイルの報告機能を利用し、日報や活動報告の入力を効率化したい方
- フォームで受けた内容をホットプロファイルの特定のフィールドへ自動で反映させたい方
- 報告内容をMicrosoft Teamsでチームへ共有し、確認漏れを防ぎたい管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームの回答と同時にホットプロファイルへの報告登録が完了するため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます
- 手作業での転記がなくなることで、報告フィールドへの入力間違いや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、ホットプロファイルとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 続けて、オペレーションでホットプロファイルを選択し、「報告管理を登録」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定して、報告内容を指定のチャネルに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームでは、日報や活動報告など、業務内容に合わせて質問項目を自由に設定することが可能です
- ホットプロファイルへの報告登録では、フォームで取得した回答内容を、報告管理のどのフィールドに登録するかを任意で設定できます
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチャネルを自由に指定できるほか、メッセージ本文に固定のテキストやフォームの回答内容を組み合わせて表示させることが可能です
■注意事項
- ホットプロファイル、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
ステップ1：ホットプロファイル、Microsoft Teamsをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
ホットプロファイルとYoomのマイアプリ連携
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでホットプロファイルと検索し、対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、アカウント名とアクセストークン、ドメインを注釈に沿って入力し、「追加」をクリックしましょう。
Microsoft TeamsとYoomのマイアプリ連携
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
以下の手順をご参照ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
フォームの回答をもとにホットプロファイルで報告管理を登録し、Microsoft Teamsで通知する
試してみる
■概要
フォームで受け付けた日報や活動報告を、都度ホットプロファイルへ手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、特定の報告フィールドへの入力ミスや、関係者への共有漏れにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をトリガーに、ホットプロファイルの報告管理への登録を自動化し、Microsoft Teamsへ通知できます。報告業務の効率化と確実な情報共有を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- ホットプロファイルの報告機能を利用し、日報や活動報告の入力を効率化したい方
- フォームで受けた内容をホットプロファイルの特定のフィールドへ自動で反映させたい方
- 報告内容をMicrosoft Teamsでチームへ共有し、確認漏れを防ぎたい管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームの回答と同時にホットプロファイルへの報告登録が完了するため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます
- 手作業での転記がなくなることで、報告フィールドへの入力間違いや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、ホットプロファイルとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 続けて、オペレーションでホットプロファイルを選択し、「報告管理を登録」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定して、報告内容を指定のチャネルに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームでは、日報や活動報告など、業務内容に合わせて質問項目を自由に設定することが可能です
- ホットプロファイルへの報告登録では、フォームで取得した回答内容を、報告管理のどのフィールドに登録するかを任意で設定できます
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチャネルを自由に指定できるほか、メッセージ本文に固定のテキストやフォームの回答内容を組み合わせて表示させることが可能です
■注意事項
- ホットプロファイル、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：フォームトリガーの設定
それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「フォーム」をクリックします。
今回は、デフォルトのフォーム設定を使用しますが、用途に合わせてカスタマイズ可能です。
このフォームで回答された日報や活動報告をもとに、後続のステップでホットプロファイルへ報告管理を登録します。
※フォームのカスタマイズには一部有料プランの機能も含まれており、有料プランにはトライアル期間が用意されています。
また、フォームの詳しい設定方法については、以下のヘルプページをご参照ください。
完了ページの設定
画面を下へスクロールすると、送信完了ページに表示するメッセージを設定できるブロックが表示されます。
こちらの設定は、必要に応じて任意で設定しましょう。
アクセス制限
フォームへのアクセス権限は、トグルの切り替えで簡単に設定できます。
IP制限を有効にすると、指定したIPアドレスからのみアクセスできるように制御することが可能です。
詳しくは以下のヘルプページをご確認ください。
共有フォーム利用時のフローボットの起動者
フォームに回答が送信された際に「どのユーザーをフローボットの起動者とするか」を選択できる仕組みです。
この設定によって、エラーが発生した際等に誰に通知が届くかを管理することができます。
こちらの設定も必須ではありませんが、必要に応じて任意で設定してください。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。
取得した値の項目に、テスト用に回答を入力しておきましょう。実際のフローではフォームの回答が自動で取得できます。
ここで入力した値（＝取得した値）をもとに、後続のステップでホットプロファイルで報告管理を登録できます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
入力が完了したら、「完了」をクリックします。
ステップ4：ホットプロファイルで報告管理を登録
続いて、前のステップでフォームから取得した値をもとに、ホットプロファイルで報告管理を登録しましょう。
「報告管理を登録」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
ホットプロファイルと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
