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「ホットプロファイルへの営業報告、毎回手入力するのが面倒…」
「報告フィールドが多くて入力に時間がかかるし、ミスも発生しやすい…」
このように、ホットプロファイルへの報告業務に関して、手間や時間に課題を感じていませんか？
もし、Webフォームの回答内容などをトリガーにして、ホットプロファイルの報告フィールドへ自動でデータを登録できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されます。さらに、関係者への通知まで自動で完了させることも可能です。
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomにはホットプロファイルでの報告管理を自動化する業務フローのテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、フォームに回答が送信されたら、その内容をホットプロファイルの報告管理に自動で登録し、Microsoft Teamsで通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：ホットプロファイル／Microsoft Teams
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
ホットプロファイルとYoomのマイアプリ連携
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでホットプロファイルと検索し、対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、アカウント名とアクセストークン、ドメインを注釈に沿って入力し、「追加」をクリックしましょう。
Microsoft TeamsとYoomのマイアプリ連携
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
以下の手順をご参照ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「フォーム」をクリックします。
今回は、デフォルトのフォーム設定を使用しますが、用途に合わせてカスタマイズ可能です。
このフォームで回答された日報や活動報告をもとに、後続のステップでホットプロファイルへ報告管理を登録します。
※フォームのカスタマイズには一部有料プランの機能も含まれており、有料プランにはトライアル期間が用意されています。
また、フォームの詳しい設定方法については、以下のヘルプページをご参照ください。
完了ページの設定
画面を下へスクロールすると、送信完了ページに表示するメッセージを設定できるブロックが表示されます。
こちらの設定は、必要に応じて任意で設定しましょう。
アクセス制限
フォームへのアクセス権限は、トグルの切り替えで簡単に設定できます。
IP制限を有効にすると、指定したIPアドレスからのみアクセスできるように制御することが可能です。
詳しくは以下のヘルプページをご確認ください。
共有フォーム利用時のフローボットの起動者
フォームに回答が送信された際に「どのユーザーをフローボットの起動者とするか」を選択できる仕組みです。
この設定によって、エラーが発生した際等に誰に通知が届くかを管理することができます。
こちらの設定も必須ではありませんが、必要に応じて任意で設定してください。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。
取得した値の項目に、テスト用に回答を入力しておきましょう。実際のフローではフォームの回答が自動で取得できます。
ここで入力した値（＝取得した値）をもとに、後続のステップでホットプロファイルで報告管理を登録できます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
入力が完了したら、「完了」をクリックします。
続いて、前のステップでフォームから取得した値をもとに、ホットプロファイルで報告管理を登録しましょう。
「報告管理を登録」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
ホットプロファイルと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
題名
入力欄をクリックすると、前のステップでフォームから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。なお、取得した値を活用せず手入力で設定を行うと、毎回同じデータがホットプロファイルに登録されてしまうので注意が必要です。
営業担当者ユーザーID
入力欄をクリックするとマイアプリ連携をしたアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
対応内容、コメント
題名と同じく、入力欄をクリックすると、前のステップでフォームから取得した値が表示されるので選択して入力しましょう。
その他の項目もお好みで設定可能です。
注釈を参考に、必要に応じて設定してみてくださいね。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でホットプロファイルに報告管理が登録されるか確認しましょう。
テストが成功したらホットプロファイルの画面を開き、実際に報告管理が登録されているかを確認してみましょう。
今回は下記のとおり登録されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「完了」をクリックします。
いよいよ最後の設定です！
前のステップで取得した値を利用して、ホットプロファイルの「報告管理」に登録した内容を、Microsoft Teamsでメッセージとして送信しましょう。
「チャネルにメッセージを送る」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Microsoft Teamsと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
チームID・チャネルID
入力欄をクリックするとマイアプリ連携をしたアカウントから候補が表示されるので、対象の項目をそれぞれ選択しましょう。
メッセージ
送信するメッセージの内容を設定します。
入力欄をクリックすると、前のステップでホットプロファイルから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
なお、画像のように取得した値と固定テキストを組み合わせることで、用途に応じたメッセージを柔軟に作成できます。
なお、Microsoft Teamsではメッセージにメンションを設定することも可能です。
設定手順については以下のヘルプページをご確認ください。
その他の項目もお好みで設定可能です。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した送信先にメッセージが正しく届くか確認しましょう。
テストが成功すると、送信されたメッセージの情報が表示されます。
Microsoft Teamsを開いて、指定した内容でメッセージが届いているか確認してみましょう。
今回は下記の通り通知されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「完了」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、フォームに回答が送信されたタイミングで、ホットプロファイルの報告管理へ自動で情報が登録され、指定したMicrosoft Teamsへその内容が通知されるようになります。
実際にフォームへ回答を送信し、Microsoft Teamsに通知が届くかを確認してみましょう。
ここでは、ホットプロファイルの報告管理や商談・タスク管理に関連する自動化テンプレートをいくつかご紹介します。
音声やフォーム、メールなどさまざまな情報を自動で整理・反映できるので、営業活動のスピードと正確性を高めたい方におすすめです。
ホットプロファイルへの報告登録を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータ入力の手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーも防ぐことができます。
これにより、営業担当者は報告業務に時間を割かれることなく、商談や顧客フォローといった本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Googleフォームなど、普段使うフォームも使えますか？
A：
はい、フローボットでトリガーアクションを変更することで可能です。
これにより、Yoomのフォーム機能に限らず、Googleフォームなど、普段利用しているフォームをトリガーとして自動化を実行できます。
Q：自動登録が失敗した場合、どうなりますか？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：報告内容によって通知先を変えることはできますか？
A：
はい、可能です。
フローボットで分岐条件を設定することで、報告内容に応じて通知先を切り替えることができます。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
分岐の設定方法については、以下のヘルプページをご確認ください。
たとえば、報告内容や題名に「緊急」「重要」といったキーワードが含まれる場合のみ特定の通知先へ通知し、それ以外は通常の通知先へ送るといった運用が可能です。
