フォームの回答をもとにホットプロファイルで報告管理を登録し、Microsoft Teamsで通知する
フォームの回答をもとにホットプロファイルで報告管理を登録し、Microsoft Teamsで通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
ホットプロファイル
と
Microsoft Teams
を自動連携できます。
■概要
フォームで受け付けた日報や活動報告を、都度ホットプロファイルへ手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、特定の報告フィールドへの入力ミスや、関係者への共有漏れにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をトリガーに、ホットプロファイルの報告管理への登録を自動化し、Microsoft Teamsへ通知できます。報告業務の効率化と確実な情報共有を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- ホットプロファイルの報告機能を利用し、日報や活動報告の入力を効率化したい方
- フォームで受けた内容をホットプロファイルの特定のフィールドへ自動で反映させたい方
- 報告内容をMicrosoft Teamsでチームへ共有し、確認漏れを防ぎたい管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームの回答と同時にホットプロファイルへの報告登録が完了するため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます
- 手作業での転記がなくなることで、報告フィールドへの入力間違いや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、ホットプロファイルとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 続けて、オペレーションでホットプロファイルを選択し、「報告管理を登録」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定して、報告内容を指定のチャネルに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームでは、日報や活動報告など、業務内容に合わせて質問項目を自由に設定することが可能です
- ホットプロファイルへの報告登録では、フォームで取得した回答内容を、報告管理のどのフィールドに登録するかを任意で設定できます
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチャネルを自由に指定できるほか、メッセージ本文に固定のテキストやフォームの回答内容を組み合わせて表示させることが可能です
■注意事項
- ホットプロファイル、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
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