「新商品の入荷連絡があるたびに、メールの内容を確認しながら在庫管理システムに手入力する作業、大変ではありませんか？」
「手作業でのデータ入力は時間がかかるうえ、入力ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーが発生しがちで、正確な在庫管理の妨げになってしまう…」
このように、手作業による在庫登録業務に課題を感じていませんか？
もし、新商品の入荷を知らせるメールを受信した際に、その内容を基に在庫管理システムへ自動で在庫データを登録できる仕組み があれば、これらの悩みから解放され、より重要な発注計画や分析業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
とにかく早く試したい方へ Yoomには
zaicoに在庫データを自動作成する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailの新商品入荷メールからzaicoに在庫データを自動作成する
試してみる
■概要
仕入れ先からの入荷メールや添付された納品書を確認し、手作業で在庫管理ツールへ情報を登録する業務は、手間がかかり入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用することで、Gmailで新規商品の入荷メールを受信した際に、添付されたファイル情報をOCRで読み取り、zaicoへの在庫登録を自動で実行できます。これまで手作業で行っていた一連のプロセスを自動化し、正確かつ迅速な在庫管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
zaicoを利用しており、新商品の入荷時に在庫登録を手作業で行っている在庫管理担当者の方 メールや添付ファイルからのデータ転記作業が多く、入力ミスを削減したいと考えている方 zaicoへの在庫登録プロセスを自動化し、より重要なコア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailで入荷メールを受信すると、zaicoへの在庫登録が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 メールや添付ファイルからのデータ転記作業が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとzaicoをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、メールに添付されたファイルからテキスト情報を抽出します 次に、オペレーションでzaicoの「在庫データを作成」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を元に在庫データを登録します 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、担当者へ登録完了を通知します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能では、読み取り対象のファイルから商品名や数量など、抽出したい項目を任意で設定することが可能です。 Gmailで通知メールを送るアクションでは、送信先メールアドレスを任意で設定できます。また、メール本文には固定の文章だけでなく、前段のオペレーションで取得した在庫データなどの情報を変数として埋め込むことも可能です。 ■注意事項
Gmail、zaicoのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。
Gmailの新着メールからzaicoに在庫データを自動登録するフローを作ってみよう それではここからGmailで新商品の入荷メールを受信した際に、zaicoに在庫データとして自動で登録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：zaico Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
zaicoとGmailのマイアプリ連携 テンプレートをコピー Gmailのトリガー設定とOCRで文字を抽出 在庫データの作成とGmailでメールの送信 トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailの新商品入荷メールからzaicoに在庫データを自動作成する
試してみる
■概要
仕入れ先からの入荷メールや添付された納品書を確認し、手作業で在庫管理ツールへ情報を登録する業務は、手間がかかり入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用することで、Gmailで新規商品の入荷メールを受信した際に、添付されたファイル情報をOCRで読み取り、zaicoへの在庫登録を自動で実行できます。これまで手作業で行っていた一連のプロセスを自動化し、正確かつ迅速な在庫管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
zaicoを利用しており、新商品の入荷時に在庫登録を手作業で行っている在庫管理担当者の方 メールや添付ファイルからのデータ転記作業が多く、入力ミスを削減したいと考えている方 zaicoへの在庫登録プロセスを自動化し、より重要なコア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailで入荷メールを受信すると、zaicoへの在庫登録が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 メールや添付ファイルからのデータ転記作業が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとzaicoをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、メールに添付されたファイルからテキスト情報を抽出します 次に、オペレーションでzaicoの「在庫データを作成」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を元に在庫データを登録します 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、担当者へ登録完了を通知します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能では、読み取り対象のファイルから商品名や数量など、抽出したい項目を任意で設定することが可能です。 Gmailで通知メールを送るアクションでは、送信先メールアドレスを任意で設定できます。また、メール本文には固定の文章だけでなく、前段のオペレーションで取得した在庫データなどの情報を変数として埋め込むことも可能です。 ■注意事項
Gmail、zaicoのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。
ステップ1：Gmailとzaicoをマイアプリ連携 ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
zaicoのマイアプリ連携
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでzaicoと検索し、対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、アカウント名とアクセストークンを注釈に沿って入力し、「追加」をクリックしましょう。
「アクセストークン」は下記の記事を参考にAPIトークンを取得し、取得したAPIトークンを設定してください。
Gmailのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする 続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
Gmailの新商品入荷メールからzaicoに在庫データを自動作成する
試してみる
■概要
仕入れ先からの入荷メールや添付された納品書を確認し、手作業で在庫管理ツールへ情報を登録する業務は、手間がかかり入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用することで、Gmailで新規商品の入荷メールを受信した際に、添付されたファイル情報をOCRで読み取り、zaicoへの在庫登録を自動で実行できます。これまで手作業で行っていた一連のプロセスを自動化し、正確かつ迅速な在庫管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
zaicoを利用しており、新商品の入荷時に在庫登録を手作業で行っている在庫管理担当者の方 メールや添付ファイルからのデータ転記作業が多く、入力ミスを削減したいと考えている方 zaicoへの在庫登録プロセスを自動化し、より重要なコア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailで入荷メールを受信すると、zaicoへの在庫登録が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 メールや添付ファイルからのデータ転記作業が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとzaicoをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、メールに添付されたファイルからテキスト情報を抽出します 次に、オペレーションでzaicoの「在庫データを作成」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を元に在庫データを登録します 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、担当者へ登録完了を通知します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能では、読み取り対象のファイルから商品名や数量など、抽出したい項目を任意で設定することが可能です。 Gmailで通知メールを送るアクションでは、送信先メールアドレスを任意で設定できます。また、メール本文には固定の文章だけでなく、前段のオペレーションで取得した在庫データなどの情報を変数として埋め込むことも可能です。 ■注意事項
Gmail、zaicoのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Gmailのトリガー設定 それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
事前準備として、Gmailで特定キーワードを含むメールを受信しておきます。
また、今回のフローではOCRでの読み取りを行うため、メールには以下のファイルを添付しています。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でGmailをチェックし、トリガーとなるアクション（今回は特定キーワードを含むメールの受信）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プラン
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
キーワード
受信したメールに含まれる特定のキーワードを指定します。
今回は「新商品」というキーワードに一致するテキストがメールに含まれている場合に、フローが起動するよう設定しています。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Gmailで受信したメールから、特定のキーワード「新商品」を含むメールが検出され、その内容が表示されます。
以下の画像の取得した値はこの後のステップで利用することができます。
※取得した値
内容を確認し、「完了」をクリックします。
ステップ4：OCRで文字を抽出 続いて、トリガーのステップで受信したメールの添付ファイルについて、OCRで文字を抽出する設定を行いましょう。
「OCRで文字を抽出」をクリックします。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
OCRの設定について、詳しくは以下のヘルプページもご参照ください。
画像やPDFファイルから文字を読み取るアクションを設定します。
デフォルトで 「[v2] 任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」 が選択されていますので、確認してください。
ファイルの添付方法
トリガーで取得した添付ファイルがデフォルトで設定されているため、そのまま使用します。
抽出したい項目
対象のファイルから抽出したい項目をカンマ区切りで入力してください。
今回は、メールの添付ファイルから新商品の「商品タイトル」「数量」を読み取り、この後のステップでzaicoに在庫データを作成します。
そのため、デフォルトで設定されている項目をそのまま設定しています。
使用するAI・言語
それぞれ注釈に沿って設定しましょう。
入力が完了したら、設定した項目が実際に正しく抽出されるかどうかを確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、OCR機能によって添付ファイルから抽出された情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値を使用して、この後のステップでzaicoに在庫データの作成を行います。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
ステップ5：zaicoで在庫データを作成 続いて、OCR処理で抽出した値を利用して、zaicoへ在庫データの作成を行いましょう。
「在庫データを作成」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
在庫データタイトル
入力欄をクリックすると、前のステップでOCRで抽出した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
数量
こちらも在庫データタイトルと同様に、入力欄をクリックすると取得した値が表示されるので選択して入力が可能です。
その他の項目もお好みで設定可能です。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容で在庫データが作成されるか確認しましょう。
テストが成功したらzaicoの画面を開き、実際に在庫データが作成されているかを確認してみましょう。
問題がなければYoomの操作画面に戻ります。
ステップ6：Gmailでメールを送信 いよいよ最後のステップです！
Gmailと連携するアカウント情報に問題がないか確認しましょう。
To
メールの送り先を設定しましょう。
入力欄をクリックすると、トリガーのステップでGmailから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
なお、この後のテストでは、設定した宛先に実際にメールが送信されます。
そのため、受信確認ができるご自身のメールアドレスなどを宛先として1件追加しておきましょう。
また、第三者のメールアドレスを使用する場合は、事前に共有しておくか、テスト専用のメールアドレスを利用することをおすすめします。
件名
任意の内容で設定してください。
本文
送信するメールの本文を設定しましょう。
Toと同様に、入力欄をクリックするとOCRで抽出した値や、zaicoから取得した値が表示されるので選択して入力してください。
以下のように任意のテキストと組み合わせることで、自由にメッセージをカスタマイズも可能です。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
送信先・件名・本文などが正しく設定されているか確認したら「テスト」をクリックして、実際に設定した内容でメールが届くかを確認しましょう。
テストが成功すると、画面上にテスト成功と表示されます。
あわせて設定した送信先の受信フォルダを開き、メールが届いているか確認しましょう。
今回は下記の通り正常に届いていました。
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「完了」をクリックします。
ステップ7：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認 設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Gmailで新商品の入荷情報メールなどを受信したタイミングで、添付ファイルの情報がOCR処理され、抽出した情報をもとにzaicoへ在庫データが自動で作成されるようになります。
さらに、作成が完了すると、結果を知らせる確認メールがGmailから自動で送信されます。
実際に新商品の入荷メールを受信し、OCR処理された情報がzaicoに自動登録され、その報告メールが届くかを確認してみましょう！
zaicoを使ったその他の自動化例 zaicoをハブに、Google スプレッドシートやShopify、Notion、各種チャットツールと在庫データを自動連携することで、在庫管理をより正確かつ効率的に行えます。
在庫の登録・更新・検索・不足通知までを一連の流れで自動化することで、手作業による更新漏れや確認ミスを防ぎ、日々の在庫管理業務をスムーズに進めることが期待できます。
Googleスプレッドシートで行が追加されたら、zaicoに納品データを作成する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理している在庫や納品情報を、都度zaicoへ手作業で転記する業務に手間を感じてはいないでしょうか。この手作業は入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートとzaicoの連携を自動化できるため、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでzaicoに納品データが自動で作成され、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートとzaicoを連携させ、在庫管理を効率化したいと考えている方 手作業によるデータ転記での入力ミスをなくし、正確な在庫管理を実現したい担当者の方 納品データ作成のような定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートに行を追加するだけでzaicoに納品データが自動作成されるため、これまで手作業での転記にかかっていた時間を削減できます。 zaicoへのデータ登録を自動化することで、手作業による入力ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとzaicoをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、対象のシートを指定します。 次に、オペレーションでzaicoを選択し、「納品データを作成」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した情報を紐付けます。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定して、zaicoへの登録が完了した行に処理済みである旨を記録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、連携の対象としたいファイルのスプレッドシートIDを任意で設定してください。 同じくGoogle スプレッドシートのトリガー設定で、対象ファイル内のどのシートを監視するかを、シートIDまたはタブ名で指定できます。
■注意事項
Googleスプレッドシート、zaicoのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで在庫データが更新されたらzaicoも更新する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで在庫データが更新されたらzaicoも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・部署を跨いだ情報の共有に活用している企業
・自社で扱っている製品の全ての情報を管理する総務部担当者
2.zaicoを使用して管理を行う方
・自社で取り扱う製品の個数管理を行う担当者
・ECサイトの運営のために活用しているEC担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートはURLや画像も追加できるため、情報を取りまとめるツールとして活用できます。
チーム内での手入力などの作業をなるべく減らしたいと考える方にこのフローは適しています。
■注意事項
・Google スプレッドシート、zaicoのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらzaicoに在庫データを作成する
試してみる
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらzaicoに在庫データを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・シートにコメントを残し、業務の進捗具合を確認している部門長
・取り扱い商品のあらゆる情報を一元管理する総務部担当者
2.zaicoを使用して管理を行う方
・商品の価格情報など登録し在庫管理する担当者
・ECサイトの運営に活用しているWeb担当者
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは膨大な情報を集約し、社内共有するのに有効的なツールです。
情報の共有速度を上げて、業務の効率化を目指す方にこのフローは適しています。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、zaicoのそれぞれとYoomを連携してください。
Notionで行が追加されたら、zaicoに在庫データを作成する
試してみる
■概要
Notionで在庫を管理しているものの、zaicoへのデータ登録は手作業で行っており、二重入力の手間や入力ミスにお悩みではないでしょうか。このワークフローは、Notionのデータベースに新しい情報が追加されると、その内容を自動でzaicoに連携し、在庫データを作成します。zaicoのAPIなどを活用した連携により、手作業をなくし、正確で効率的な在庫管理を実現することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Notionとzaicoを併用しており、在庫データの手入力に手間を感じている在庫管理担当者の方 zaicoのAPI連携に関心があり、日々の在庫管理業務の自動化を検討している方 手作業によるデータ入力ミスを防ぎ、より正確な在庫管理体制を構築したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Notionに在庫情報を追加するだけでzaicoへ自動でデータが作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。 zaicoとのAPI連携による自動化で、手作業で発生しがちな入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、NotionとzaicoをYoomと連携します。 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、Notionから取得した情報をもとに後続の処理を分岐させます。 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、在庫登録に必要な情報を取得します。 次に、オペレーションでzaicoの「在庫データを作成」アクションを設定し、Notionから取得した情報をもとに在庫データを作成します。 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する（ID検索）」アクションを設定し、zaicoへの連携が完了したことを示すステータスなどを更新します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Notionのトリガー設定では、連携の対象としたいデータソースのIDを任意で設定してください。 分岐機能では、Notionから取得した情報などを利用し、後続のオペレーションを分岐させるための条件を自由にカスタマイズできます。 Notionでレコードを検索する際、検索条件として固定値や前のステップで取得した情報を変数として設定可能です。 zaicoに在庫データを作成する際、固定値やNotionから取得した情報を、zaicoのどの項目に登録するかを柔軟に設定できます。 Notionのレコードを更新する際、更新対象のレコードや更新したい項目、その内容を固定値や変数を用いて自由にカスタマイズ可能です。 ■注意事項
Notion、zaicoのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで受信したメールをもとにzaicoの在庫データを検索する
試してみる
■概要
zaicoでの在庫確認が必要になるたびに、手作業で検索して関係者に共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。 特に、問い合わせが頻繁にある場合は、他の業務を圧迫してしまうこともあります。 このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、AIがメール本文から必要な情報を抽出し、自動でzaicoの在庫データを検索して結果を通知できます。 これにより、在庫検索に関する一連の業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで在庫確認の依頼を受け、都度手作業でzaicoの在庫を検索している方 zaicoを利用した在庫確認に関する問い合わせ対応の工数を削減したいと考えている方 手作業による検索キーワードの入力ミスや確認漏れをなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
メール受信をトリガーに、在庫検索から結果の通知までを自動化できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 システムが自動で処理を行うため、手作業による検索キーワードの入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとzaicoをYoomと連携する 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定する 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を選択し、メール本文から検索に必要な情報を抽出するよう設定する 次に、オペレーションでzaicoの「在庫データをタイトルで検索」を選択し、抽出した情報をもとに在庫を検索するよう設定する 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」を設定し、検索結果を記載したメールを関係者に送信する ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「テキストからデータを抽出する」設定では、受信したメール本文のどの部分から、どのような情報（例：商品名）を抽出するかを任意で設定してください。 Outlookのメール送信設定では、通知先のメールアドレスを自由に設定できます。また、メールの本文には固定のテキストを入力したり、前段のオペレーションで取得したzaicoの在庫検索結果を変数として埋め込むことも可能です。 ■注意事項
zaico、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft Teamsからzaicoの在庫データを検索する
試してみる
■概要
在庫の確認が必要になるたびにzaicoを開き、手作業で検索する業務に手間を感じていませんか？特にMicrosoft Teamsでのやり取り中に在庫確認が必要になると、アプリケーションの切り替えが発生し、業務が中断されがちです。 このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのチャネルにメッセージを投稿するだけで、自動でzaicoの在庫を検索し、結果を返信できます。これにより、都度zaicoを開く手間なく、スムーズな在庫確認が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsで顧客対応をしながら、zaicoで在庫検索を頻繁に行う方 zaicoを利用した在庫確認のプロセスを効率化し、問い合わせ対応を迅速化したい方 手作業による在庫検索での確認ミスや、対応の遅れを課題に感じている方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teams上から直接zaicoの在庫検索が完結するため、アプリケーションの切り替えや手入力の手間を省き、業務時間を短縮します。 システムが自動でzaicoの在庫データを検索し返信するため、手作業による検索キーワードの入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft TeamsとzaicoをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストからデータを抽出する」アクションで投稿されたメッセージから検索したい商品名などを抽出します。 次に、zaicoの「在庫データをタイトルで検索」アクションを設定し、前のステップで抽出したデータをキーワードとして在庫を検索します。 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルに投稿されたメッセージに返信する」アクションで、検索結果を指定のチャネルに返信するように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「テキストからデータを抽出する」設定では、Microsoft Teamsのどのようなメッセージから在庫検索のキーワードを抽出するか、そのルールを任意でカスタムできます。 Microsoft Teamsへの返信アクションでは、通知先のチャネルやスレッドを任意で設定可能です。また、返信本文にzaicoから取得した在庫数などの情報を変数として埋め込むこともできます。 ■注意事項
zaico、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Shopifyの新規注文でzaicoの在庫数を自動更新する
試してみる
■概要
Shopifyで新規注文が入るたびに、在庫管理システムのzaicoを手動で更新していませんか？この作業は件数が増えるほど負担になり、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、zaicoとShopifyの連携が自動化され、注文に応じた在庫数の更新を正確かつ効率的に行えるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
Shopifyの注文情報を基に、手作業でzaicoの在庫データを更新している方 zaicoとShopifyの連携を通じて在庫管理の精度と効率を高めたい方 EC運営におけるバックオフィス業務の自動化を検討しているEC担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Shopifyで注文が発生するとzaicoの在庫データが自動で更新されるため、これまで手作業で行っていた更新作業の時間を削減できます 手作業による在庫数の入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、常に正確な在庫情報を維持することに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、ShopifyとzaicoをYoomに連携します 次に、トリガーでShopifyを選択し、「注文情報が作成されたら」というWebhookを設定します 続いて、「注文情報を取得」のアクションを設定し、トリガーの注文の詳細情報を取得します 次に、取得した商品情報を基に、zaicoの「在庫データをタイトルで検索」アクションで該当商品の在庫データを検索します 続いて、「計算する」アクションを用いて、現在の在庫数から注文数を差し引く計算を行います 最後に、オペレーションでzaicoの「在庫データを更新する」アクションを設定し、計算結果を反映させます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
zaicoの在庫データを更新するオペレーションでは、設定項目に更新したい値を固定で入力したり、前段のオペレーションで取得した計算結果などの情報を変数として埋め込んだりするカスタムが可能です ■注意事項
Shopify、zaicoのそれぞれとYoomを連携してください。 Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 今回はZAICOのミニマムプランを使用する想定でフローを作成しているため、計算処理を挟むことで在庫数の更新を行なっています。ライトプラン・Proプランをご使用の場合は、「納品データを作成」アクションを使用することで、納品数を在庫データに自動反映させることが可能です。
毎日zaicoの在庫不足をSlackに自動通知する
試してみる
■概要
zaicoでの在庫管理において、毎日在庫一覧を確認し、不足分をチェックする作業に手間を感じていませんか？目視での確認は、見落としなどのヒューマンエラーに繋がり、発注遅延の原因にもなりかねません。
■このテンプレートをおすすめする方
zaicoを利用し、日々の在庫確認業務を効率化したいと考えている在庫管理担当者の方 zaicoの在庫一覧の確認漏れによる、発注ミスや機会損失を防ぎたいと考えている方 在庫管理における定型的な確認作業を自動化し、チームの生産性を向上させたいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
毎日決まった時間にzaicoの在庫状況を自動で確認するため、これまで手作業での確認業務に費やしていた時間を短縮できます zaicoの在庫一覧から不足分を自動で検知し通知することで、確認漏れや見落としといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、zaicoとSlackをYoomと連携します 次に、トリガーでスケジュール機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定し、毎日実行されるようにします 次に、オペレーションでzaicoの「在庫データの一覧を取得」アクションを設定し、現在の在庫情報を取得します 続けて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成」アクションを設定し、取得した在庫情報をもとに不足している在庫をまとめるなど、通知用のメッセージを生成します 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成したメッセージを指定のチャンネルに通知します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Slackの「チャンネルにメッセージを送る」オペレーションでは、通知先を任意のチャンネルに設定することが可能です 通知メッセージの本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、前段のzaicoオペレーションで取得した在庫データ（商品名や在庫数など）を変数として動的に埋め込むこともできます
毎朝zaicoの在庫データをGoogle スプレッドシートに自動同期する
試してみる
■概要
zaicoの在庫データを管理する際、毎日の状況を確認し、一覧としてデータベースにまとめる作業に手間を感じていませんか？手作業でのデータ転記は、入力ミスや更新漏れの原因にもなりかねません。
■このテンプレートをおすすめする方
zaicoの在庫一覧を毎日手作業で更新している在庫管理担当者の方 zaicoとGoogle スプレッドシートを用いた在庫管理の連携を自動化したいと考えている方 手作業によるデータ転記の手間を減らし、より正確な在庫管理を実現したい方 ■このテンプレートを使うメリット
zaicoの在庫一覧をもとに、Google スプレッドシートが毎朝自動で更新されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することが可能です。 システムが自動でデータ連携を行うので、手作業による入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーを減らし、データの正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、zaicoとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動させたい日時を設定します。 続いて、オペレーションでzaicoを選択し、「在庫データの一覧を取得」アクションを設定します。 その後、取得した在庫データ1件ずつに処理を行うため、「同じ処理を繰り返す」アクションを設定します。 最後に、繰り返し処理の中でGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、zaicoから取得した各在庫データを指定のシートに書き込みます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガーでは、フローを起動する日時を任意で設定できます。「毎朝9時」や「毎週月曜日」など、業務に合わせて柔軟に設定してください。 zaicoからGoogle スプレッドシートに連携する項目は自由に選択できます。在庫数や物品名だけでなく、状態や保管場所などの情報も対象に設定することが可能です。 Google スプレッドシートへの書き込み設定では、対象のスプレッドシートファイルやシートを任意で指定できます。 ■注意事項
zaico、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ zaicoへの在庫登録を自動化することで、これまで手作業で行っていた入荷メールの確認やデータ転記作業の手間を削減し、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は最新かつ正確な在庫状況を把握でき、発注計画の策定や販売戦略の立案といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。登録フォーム
よくあるご質問
Q：Gmail以外のメールツールでも自動化できますか？
A：
はい、フローボットでトリガーを設定することで、Gmail以外のメールツールでも同様の自動化を行えます。
フローボット内で設定している「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のトリガーアクションを削除し、代わりにOutlookやその他のメールアプリを選択してください。
その後、各メールツールに対応したトリガーアクション（例：「Outlook
「特定の件名のメールを受信したら」など）を設定することで、Gmailと同じようにメール受信をきっかけとした自動化を実現できます。
Q：自動登録が失敗した場合の通知はありますか？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口
Q：既存在庫への「入庫処理」も自動化できますか？
A：
はい、可能です。
フローボット内で設定しているzaicoのアクションを「在庫データを更新」に変更することで、既存在庫への入庫処理も自動化できます。
新規登録と同様に、入庫対象の商品や数量を連携元のデータから取得し、zaico上の在庫数を自動で更新することが可能です。
なお、更新処理を行う際は在庫IDが必要となるため、トリガーアクションで対象データの在庫IDを取得しておく必要があります。
