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「新商品の入荷連絡があるたびに、メールの内容を確認しながら在庫管理システムに手入力する作業、大変ではありませんか？」
「手作業でのデータ入力は時間がかかるうえ、入力ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーが発生しがちで、正確な在庫管理の妨げになってしまう…」
このように、手作業による在庫登録業務に課題を感じていませんか？
もし、新商品の入荷を知らせるメールを受信した際に、その内容を基に在庫管理システムへ自動で在庫データを登録できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、より重要な発注計画や分析業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここからGmailで新商品の入荷メールを受信した際に、zaicoに在庫データとして自動で登録するフローを解説していきます！
このフローを使えば、メールを確認して手動で入力する手間を減らし、迅速かつ正確な在庫管理が実現できます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
zaicoのマイアプリ連携
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでzaicoと検索し、対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、アカウント名とアクセストークンを注釈に沿って入力し、「追加」をクリックしましょう。
「アクセストークン」は下記の記事を参考にAPIトークンを取得し、取得したAPIトークンを設定してください。
Gmailのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Gmailと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備として、Gmailで特定キーワードを含むメールを受信しておきます。
今回は、件名または本文に「新商品」を含むメールを検知して後続フローを実行する想定のため、テスト用に同キーワードを含むメールを受信しました。
また、今回のフローではOCRでの読み取りを行うため、メールには以下のファイルを添付しています。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でGmailをチェックし、トリガーとなるアクション（今回は特定キーワードを含むメールの受信）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
キーワード
受信したメールに含まれる特定のキーワードを指定します。
今回は「新商品」というキーワードに一致するテキストがメールに含まれている場合に、フローが起動するよう設定しています。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Gmailで受信したメールから、特定のキーワード「新商品」を含むメールが検出され、その内容が表示されます。
以下の画像の取得した値はこの後のステップで利用することができます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
続いて、トリガーのステップで受信したメールの添付ファイルについて、OCRで文字を抽出する設定を行いましょう。
「OCRで文字を抽出」をクリックします。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
OCRの設定について、詳しくは以下のヘルプページもご参照ください。
画像やPDFファイルから文字を読み取るアクションを設定します。
デフォルトで 「[v2] 任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」 が選択されていますので、確認してください。
ファイルの添付方法
トリガーで取得した添付ファイルがデフォルトで設定されているため、そのまま使用します。
抽出したい項目
対象のファイルから抽出したい項目をカンマ区切りで入力してください。
今回は、メールの添付ファイルから新商品の「商品タイトル」「数量」を読み取り、この後のステップでzaicoに在庫データを作成します。
そのため、デフォルトで設定されている項目をそのまま設定しています。
使用するAI・言語
それぞれ注釈に沿って設定しましょう。
入力が完了したら、設定した項目が実際に正しく抽出されるかどうかを確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、OCR機能によって添付ファイルから抽出された情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値を使用して、この後のステップでzaicoに在庫データの作成を行います。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
続いて、OCR処理で抽出した値を利用して、zaicoへ在庫データの作成を行いましょう。
「在庫データを作成」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
zaicoと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
在庫データタイトル
入力欄をクリックすると、前のステップでOCRで抽出した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じデータがzaicoに作成されてしまうので注意が必要です。
数量
こちらも在庫データタイトルと同様に、入力欄をクリックすると取得した値が表示されるので選択して入力が可能です。
その他の項目もお好みで設定可能です。
注釈に沿って入力してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容で在庫データが作成されるか確認しましょう。
テストが成功したらzaicoの画面を開き、実際に在庫データが作成されているかを確認してみましょう。
今回は下記のとおり作成されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻ります。
以下の画像の取得した値はこの後のメールを送信するステップで利用することが可能です。内容を確認し、「完了」をクリックします。
いよいよ最後のステップです！
前のステップで取得した値を利用して、在庫データの作成完了メールを送信しましょう。
「メールを送る」をクリックします。
Gmailと連携するアカウント情報に問題がないか確認しましょう。
To
メールの送り先を設定しましょう。
入力欄をクリックすると、トリガーのステップでGmailから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
なお、この後のテストでは、設定した宛先に実際にメールが送信されます。
そのため、受信確認ができるご自身のメールアドレスなどを宛先として1件追加しておきましょう。
また、第三者のメールアドレスを使用する場合は、事前に共有しておくか、テスト専用のメールアドレスを利用することをおすすめします。
件名
任意の内容で設定してください。
本文
送信するメールの本文を設定しましょう。
Toと同様に、入力欄をクリックするとOCRで抽出した値や、zaicoから取得した値が表示されるので選択して入力してください。
以下のように任意のテキストと組み合わせることで、自由にメッセージをカスタマイズも可能です。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
送信先・件名・本文などが正しく設定されているか確認したら「テスト」をクリックして、実際に設定した内容でメールが届くかを確認しましょう。
テストが成功すると、画面上にテスト成功と表示されます。
あわせて設定した送信先の受信フォルダを開き、メールが届いているか確認しましょう。
今回は下記の通り正常に届いていました。
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「完了」をクリックします。
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Gmailで新商品の入荷情報メールなどを受信したタイミングで、添付ファイルの情報がOCR処理され、抽出した情報をもとにzaicoへ在庫データが自動で作成されるようになります。
さらに、作成が完了すると、結果を知らせる確認メールがGmailから自動で送信されます。
実際に新商品の入荷メールを受信し、OCR処理された情報がzaicoに自動登録され、その報告メールが届くかを確認してみましょう！
在庫の登録・更新・検索・不足通知までを一連の流れで自動化することで、手作業による更新漏れや確認ミスを防ぎ、日々の在庫管理業務をスムーズに進めることが期待できます。
zaicoへの在庫登録を自動化することで、これまで手作業で行っていた入荷メールの確認やデータ転記作業の手間を削減し、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は最新かつ正確な在庫状況を把握でき、発注計画の策定や販売戦略の立案といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし在庫管理業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Gmail以外のメールツールでも自動化できますか？
A：
はい、フローボットでトリガーを設定することで、Gmail以外のメールツールでも同様の自動化を行えます。
フローボット内で設定している「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のトリガーアクションを削除し、代わりにOutlookやその他のメールアプリを選択してください。
その後、各メールツールに対応したトリガーアクション（例：「Outlook
「特定の件名のメールを受信したら」など）を設定することで、Gmailと同じようにメール受信をきっかけとした自動化を実現できます。
Q：自動登録が失敗した場合の通知はありますか？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：既存在庫への「入庫処理」も自動化できますか？
A：
はい、可能です。
フローボット内で設定しているzaicoのアクションを「在庫データを更新」に変更することで、既存在庫への入庫処理も自動化できます。
新規登録と同様に、入庫対象の商品や数量を連携元のデータから取得し、zaico上の在庫数を自動で更新することが可能です。
なお、更新処理を行う際は在庫IDが必要となるため、トリガーアクションで対象データの在庫IDを取得しておく必要があります。
