「新商品の入荷連絡があるたびに、メールの内容を確認しながら在庫管理システムに手入力する作業、大変ではありませんか？」
「手作業でのデータ入力は時間がかかるうえ、入力ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーが発生しがちで、正確な在庫管理の妨げになってしまう…」
このように、手作業による在庫登録業務に課題を感じていませんか？
もし、新商品の入荷を知らせるメールを受信した際に、その内容を基に在庫管理システムへ自動で在庫データを登録できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、より重要な発注計画や分析業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
zaicoに在庫データを自動作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailの新商品入荷メールからzaicoに在庫データを自動作成する
試してみる
■概要
仕入れ先からの入荷メールや添付された納品書を確認し、手作業で在庫管理ツールへ情報を登録する業務は、手間がかかり入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用することで、Gmailで特定の入荷メールを受信した際に、添付されたファイル情報をOCRで読み取り、zaicoへの在庫登録を自動で実行できます。
これまで手作業で行っていた一連のプロセスを自動化し、正確かつ迅速な在庫管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・zaicoを利用しており、入荷時の在庫登録を手作業で行っている在庫管理担当者の方
・メールや添付ファイルからのデータ転記作業が多く、入力ミスを削減したいと考えている方
・zaicoへの在庫登録プロセスを自動化し、より重要なコア業務に集中したい方
■注意事項
・Gmail、zaicoのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Gmailの新着メールからzaicoに在庫データを自動登録するフローを作ってみよう
それではここからGmailで新商品の入荷メールを受信した際に、zaicoに在庫データとして自動で登録するフローを解説していきます！
このフローを使えば、メールを確認して手動で入力する手間を減らし、迅速かつ正確な在庫管理が実現できます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：zaico／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- zaicoとGmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定とOCRで文字を抽出
- 在庫データの作成とGmailでメールの送信
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailの新商品入荷メールからzaicoに在庫データを自動作成する
試してみる
■概要
仕入れ先からの入荷メールや添付された納品書を確認し、手作業で在庫管理ツールへ情報を登録する業務は、手間がかかり入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用することで、Gmailで特定の入荷メールを受信した際に、添付されたファイル情報をOCRで読み取り、zaicoへの在庫登録を自動で実行できます。
これまで手作業で行っていた一連のプロセスを自動化し、正確かつ迅速な在庫管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・zaicoを利用しており、入荷時の在庫登録を手作業で行っている在庫管理担当者の方
・メールや添付ファイルからのデータ転記作業が多く、入力ミスを削減したいと考えている方
・zaicoへの在庫登録プロセスを自動化し、より重要なコア業務に集中したい方
■注意事項
・Gmail、zaicoのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ステップ1：Gmailとzaicoをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
zaicoのマイアプリ連携
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでzaicoと検索し、対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、アカウント名とアクセストークンを注釈に沿って入力し、「追加」をクリックしましょう。
「アクセストークン」は下記の記事を参考にAPIトークンを取得し、取得したAPIトークンを設定してください。
Gmailのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
Gmailの新商品入荷メールからzaicoに在庫データを自動作成する
試してみる
■概要
仕入れ先からの入荷メールや添付された納品書を確認し、手作業で在庫管理ツールへ情報を登録する業務は、手間がかかり入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用することで、Gmailで特定の入荷メールを受信した際に、添付されたファイル情報をOCRで読み取り、zaicoへの在庫登録を自動で実行できます。
これまで手作業で行っていた一連のプロセスを自動化し、正確かつ迅速な在庫管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・zaicoを利用しており、入荷時の在庫登録を手作業で行っている在庫管理担当者の方
・メールや添付ファイルからのデータ転記作業が多く、入力ミスを削減したいと考えている方
・zaicoへの在庫登録プロセスを自動化し、より重要なコア業務に集中したい方
■注意事項
・Gmail、zaicoのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Gmailと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備として、Gmailで特定キーワードを含むメールを受信しておきます。
今回は、件名または本文に「新商品」を含むメールを検知して後続フローを実行する想定のため、テスト用に同キーワードを含むメールを受信しました。
また、今回のフローではOCRでの読み取りを行うため、メールには以下のファイルを添付しています。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でGmailをチェックし、トリガーとなるアクション（今回は特定キーワードを含むメールの受信）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
キーワード
受信したメールに含まれる特定のキーワードを指定します。
今回は「新商品」というキーワードに一致するテキストがメールに含まれている場合に、フローが起動するよう設定しています。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Gmailで受信したメールから、特定のキーワード「新商品」を含むメールが検出され、その内容が表示されます。
以下の画像の取得した値はこの後のステップで利用することができます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
