Gmailの新商品入荷メールから、zaicoに在庫データを自動作成する

■概要

新商品の入荷情報をメールで受け取るたび、在庫管理システムのzaicoへ手入力していませんか？特に添付ファイルで情報が送られてくる場合、目視での確認と転記作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスを招く原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した入荷メールをきっかけに、添付されたファイルから情報を自動で読み取り、zaicoへ在庫データを作成するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取った入荷情報をzaicoへ手作業で登録している方
• 入荷案内のPDFや画像ファイルからのデータ転記に手間を感じている方
• 在庫データの登録業務を自動化し、コア業務への集中を目指す方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信からzaicoへの在庫データ作成までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な在庫管理に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとzaicoをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、受信したメールの添付ファイル（画像やPDF）からテキスト情報を読み取ります
4. 次に、オペレーションでzaicoを選択し、「在庫データを作成」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を元に在庫データを作成します
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、担当者などへ在庫データ作成の完了を通知します

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名や本文に含まれるキーワード（例：「新商品入荷のお知らせ」など）を任意で設定してください。
• zaicoで在庫データを作成する際に、OCR機能で読み取ったどの情報をどの項目に登録するかを任意で設定してください。
• 最後に担当者へ送付する完了通知メールの宛先や件名、本文などを自由にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

Gmail、zaicoのそれぞれとYoomを連携してください。

トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。

トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924