Gmailの新商品入荷メールからzaicoに在庫データを自動作成する

■概要

仕入れ先からの入荷メールや添付された納品書を確認し、手作業で在庫管理ツールへ情報を登録する業務は、手間がかかり入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。

このワークフローを活用することで、Gmailで新規商品の入荷メールを受信した際に、添付されたファイル情報をOCRで読み取り、zaicoへの在庫登録を自動で実行できます。これまで手作業で行っていた一連のプロセスを自動化し、正確かつ迅速な在庫管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• zaicoを利用しており、新商品の入荷時に在庫登録を手作業で行っている在庫管理担当者の方
• メールや添付ファイルからのデータ転記作業が多く、入力ミスを削減したいと考えている方
• zaicoへの在庫登録プロセスを自動化し、より重要なコア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで入荷メールを受信すると、zaicoへの在庫登録が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• メールや添付ファイルからのデータ転記作業が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとzaicoをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、メールに添付されたファイルからテキスト情報を抽出します
4. 次に、オペレーションでzaicoの「在庫データを作成」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を元に在庫データを登録します
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、担当者へ登録完了を通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、読み取り対象のファイルから商品名や数量など、抽出したい項目を任意で設定することが可能です。
• Gmailで通知メールを送るアクションでは、送信先メールアドレスを任意で設定できます。また、メール本文には固定の文章だけでなく、前段のオペレーションで取得した在庫データなどの情報を変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

• Gmail、zaicoのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。