■概要
zaicoでの在庫確認が必要になるたびに、手作業で検索して関係者に共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。 特に、問い合わせが頻繁にある場合は、他の業務を圧迫してしまうこともあります。 このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、AIがメール本文から必要な情報を抽出し、自動でzaicoの在庫データを検索して結果を通知できます。 これにより、在庫検索に関する一連の業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで在庫確認の依頼を受け、都度手作業でzaicoの在庫を検索している方
- zaicoを利用した在庫確認に関する問い合わせ対応の工数を削減したいと考えている方
- 手作業による検索キーワードの入力ミスや確認漏れをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信をトリガーに、在庫検索から結果の通知までを自動化できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による検索キーワードの入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとzaicoをYoomと連携する
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定する
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を選択し、メール本文から検索に必要な情報を抽出するよう設定する
- 次に、オペレーションでzaicoの「在庫データをタイトルで検索」を選択し、抽出した情報をもとに在庫を検索するよう設定する
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」を設定し、検索結果を記載したメールを関係者に送信する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」設定では、受信したメール本文のどの部分から、どのような情報（例：商品名）を抽出するかを任意で設定してください。
- Outlookのメール送信設定では、通知先のメールアドレスを自由に設定できます。また、メールの本文には固定のテキストを入力したり、前段のオペレーションで取得したzaicoの在庫検索結果を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- zaico、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
