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「Misocaで納品書を発行した後、毎回手動でPDFをダウンロードしてフォルダに保存している…」
「ファイル名の付け方を間違えたり、保存場所を間違えたりして、後から探すのに苦労することがある…」
このように、請求書や納品書などの書類管理に関する手作業に、手間や煩わしさを感じていませんか？
もし、Misocaで納品書が発行されたタイミングをトリガーにして、自動でPDFファイルを指定のストレージフォルダに保存できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、毎月の請求業務にかかる時間を短縮でき、より重要な業務に集中しやすくなります。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで設定でき、手間も少ないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMisocaで発行された納品書PDFを自動で保存する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに試してみてください。
■概要
Misocaで納品書を発行した後、手動でPDFをダウンロードしてGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか。
この定型的な作業は、多忙な際にはつい後回しになったり、保存漏れが発生したりする可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Misocaで納品書が作成されると自動でPDFを取得し、指定のGoogle Driveフォルダに保存するため、納品書のPDF管理に関する手作業をなくし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・MisocaとGoogle Driveを利用して納品書を管理している経理や営業担当の方
・Misocaで発行した納品書のPDF化と共有を手作業で行い、非効率を感じている方
・請求や納品に関する一連のバックオフィス業務の自動化を検討している方
■注意事項
・Misoca、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
MisocaとGoogle Driveを連携して納品書PDFを自動保存するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Misocaで納品書が発行された際に、そのPDFファイルをGoogle Driveの指定フォルダに自動で保存するフローを解説していきます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Misoca
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Misocaで納品書を発行した後、手動でPDFをダウンロードしてGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか。
この定型的な作業は、多忙な際にはつい後回しになったり、保存漏れが発生したりする可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Misocaで納品書が作成されると自動でPDFを取得し、指定のGoogle Driveフォルダに保存するため、納品書のPDF管理に関する手作業をなくし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・MisocaとGoogle Driveを利用して納品書を管理している経理や営業担当の方
・Misocaで発行した納品書のPDF化と共有を手作業で行い、非効率を感じている方
・請求や納品に関する一連のバックオフィス業務の自動化を検討している方
■注意事項
・Misoca、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ステップ1：マイアプリ連携と準備
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Misocaの連携
検索ボックスに「Misoca」と入力してアイコンをクリックします。
該当するログインボタンを押します。
ログインを進めます。
以下の表示が出たら「Misoca」のマイアプリ連携の完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要
Misocaで納品書を発行した後、手動でPDFをダウンロードしてGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか。
この定型的な作業は、多忙な際にはつい後回しになったり、保存漏れが発生したりする可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Misocaで納品書が作成されると自動でPDFを取得し、指定のGoogle Driveフォルダに保存するため、納品書のPDF管理に関する手作業をなくし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・MisocaとGoogle Driveを利用して納品書を管理している経理や営業担当の方
・Misocaで発行した納品書のPDF化と共有を手作業で行い、非効率を感じている方
・請求や納品に関する一連のバックオフィス業務の自動化を検討している方
■注意事項
・Misoca、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
ステップ3：Misocaのトリガーを設定する
まず、Misocaで納品書が新しく作成されたときにフローが動くように設定します。
1つ目のトリガーを選択します。
Misocaと連携するアカウントを選びます。
接続済みアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
Misoca上でテスト用の納品書を作成します。
取引先名や金額、発行日などの情報を確認しましょう。
トリガーの起動間隔を設定します。
設定後、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、納品書情報が一覧で表示されます。
取得したデータを確認し、「完了」をクリックします。
ステップ4：Misocaで納品書PDFを取得する
続いて、Misocaから納品書PDFを取得する設定を行います。
2つ目のアクションを選択します。
Misocaと連携するアカウントを選択します。
接続を確認したら「次へ」をクリックします。
納品書IDを設定します。
トリガーで取得した納品書IDを選びます。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
「テスト」をクリックして、PDF取得の動作を確認します。
テストが成功すると、納品書PDFファイルが表示されます。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
ステップ5：Google Driveに納品書PDFをアップロードする
最後に、取得した納品書PDFをGoogle Driveに自動アップロードする設定をします。
3つ目のアクションを選択します。
Google Driveと連携するアカウントを選びます。
確認後、「次へ」をクリックします。
アップロード先のフォルダIDを入力します。
ファイル名は取引先名などを組み合わせて設定します。
ファイルの添付方法で「取得した値を使用」を選び、Misocaで取得した納品書ファイルを指定します。
設定後、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、アップロード結果が表示されます。
確認後、「完了」をクリックします。
Google DriveにPDFファイルがアップロードされていることを確認します。
これで設定は完了です！
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。以上がMisocaで発行した納品書PDFを自動で保存する方法でした。Misocaを使った自動化例
納品書発行や請求書ステータスが更新されたら、チャットツールへ通知したり、データベースに情報を追加、会計ソフトに決済済み取引として自動登録します。
また、外部システムでの情報更新やレコード登録をトリガーに、自動で見積書や請求書を作成・送付します。
請求業務の手間とミスを解消し、経理処理と情報共有のスピードを向上させます。
まとめ
Misocaと各種ツールを連携し、納品書のPDFファイル保存を自動化することで、これまで手作業で行っていたダウンロードやフォルダへの格納作業が不要になり、ファイル名の付け間違いや保存漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。これにより、経理担当者や事業主は、毎月の定型的な書類管理業務の負担を減らし、事業に関わる中核業務により集中しやすくなります。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に興味があれば、こちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください。
Q：保存先フォルダを動的に変更できますか？
A：
はい、できます。
有料プランで利用可能な「分岐」オペレーションを追加することで、取引先名や発行月ごとにフォルダIDを切り替えられます。
Q：連携エラーでPDF保存に失敗した場合どうなりますか？
A：
Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：保存する前に社内の承認フローを挟めますか？
A：
はい、できます。
「納品書PDFを取得する」アクション直下に「承認を依頼する」アクションを追加してください。
上長承認後に保存、非承認なら差し戻し等の処理が組めます。
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