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「Zendeskで特定の件名を含むチケットを探し出すのに時間がかかる…」
「毎月、特定のキーワードに関連する問い合わせを手作業で集計していて、他の業務が進まない…」
このように、Zendeskのチケット検索や、その後の集計作業に手間を感じていませんか？
もし、特定のスケジュールでZendeskのチケットを件名で自動検索し、その結果をスプレッドシートなどに自動で記録できる仕組みがあれば、こうした面倒な手作業から解放されることも可能です！
そのうえ、問い合わせ内容の分析やサポート品質の向上といった、より本質的な業務に集中する時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動例はノーコードで簡単に設定でき、手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはZendeskで特定の件名のチケットを検索する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Zendeskのチケット検索結果をGoogle スプレッドシートに記録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、指定した日時にZendeskで特定の件名のチケットを自動検索し、その結果をGoogle スプレッドシートに記録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zendesk
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：ZendeskとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
Zendeskをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
※Zendeskは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているZendeskも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
Google スプレッドシートをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
事前準備
チケットを管理するためのGoogle スプレッドシートを用意する
今回ご紹介するのは、Zendeskに登録している特定の件名のチケットを検索し、Google スプレッドシートに記載するテンプレートです。
次のステップに進む前にGoogle スプレッドシートの準備をしましょう。
今回は以下のシートを準備しました。
※今回Google スプレッドシートではレコードを更新するアクションを行います。
更新を行うためGoogle スプレッドシートになにも記載されていない状態だとエラーとなってしまいます。
そこで、今回は以下のように対応項目に、未対応と入力しております。
ご自身の状況に合わせて設定を行ってください。
ステップ2：該当のテンプレートをコピー
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定
指定したスケジュールになったらをクリックします。
今回ご紹介するテンプレートは、指定したスケジュールになると起動します。
そのため、まずはスケジュールの設定を行いましょう。
スケジュールは日付指定、曜日指定、Cron設定の中から選択できます。
今回はデフォルトで設定されている曜日指定を使用し、毎朝9時に起動するように設定しました。
設定できたら完了をクリックしてください。
ステップ4：Zendeskのチケットを検索する設定
チケットを検索（件名部分一致）をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
サブドメインを設定します。
Zendeskの画面に移動しURLをコピーしたら、注釈を確認しながらサブドメインとなる箇所を抜き出して記入してください。
キーワードを設定します。
検索する際に使用したいキーワードを入力してください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
取得した値は実行した結果が設定される動的な値として利用できるため、このあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
ステップ5：同じ処理を繰り返す設定
同じ処理を繰り返すをクリックします。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。
フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。
トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひお試しくださいね。
同じ処理を繰り返すは、チケットが複数あった場合に全てのチケットに対応するために行います。
取得した値を設定することで、複数のチケットのそれぞれの値を利用できるようになります。
今回はデフォルトで、チケット名、RequesterID、チケットステータス、チケットの説明、チケットのURL、SubmitterIDを設定しておりますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックします。
ステップ6：Google スプレッドシートのレコードを更新する設定
レコードを更新するをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へ進みます。
ここまで設定できたら次へをクリックしてください。
更新したいレコードの条件を設定します。
今回は以下のように設定しました。
※左端の項目にはGoogle スプレッドシートの項目名が表示されます。
ご自身の状況に合わせて設定を行ってください。
更新後のレコードの値を設定します。
更新後のレコードの値の項目には、Google スプレッドシートに設定している各項目名が表示されます。
入力欄をクリックし、取得した値（〇〇のループ変数となっているもの）を設定してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
また、直接入力することも可能ですが、入力した値が固定値となりこのテンプレートを通して行う全てのレコード更新に反映されますのでご注意ください。
全て設定できたらテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすると、実際にレコードが更新されます。
