【ノーコードで実現】タスクや予定の情報を基にリマインドメールを自動で送信する方法

「タスクの締め切りが近いのに、担当者への連絡を忘れてしまった…」
「リマインドメールを送るのが毎回手間で、抜け漏れが心配…」
このように、重要なリマインドメールの送信を手作業で行うことに、手間やリスクを感じていませんか？
もし、 タスク管理ツールで期限が近づいたタスクの情報を基に、指定した相手へ自動でリマインドメールを送信できる仕組み があれば、こうした連絡業務の抜け漏れを防ぐことができます。
毎回同じ内容のメールを作成する手間からも解放され、より創造的な業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

Yoomには様々な情報を基にリマインドメールを自動送信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Asanaの期限が近いタスクのリマインドをGmailで送信する

試してみる

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■概要
「Asanaの期限が近いタスクのリマインドメールを自動送信する」ワークフローは、プロジェクト管理を効率化し、タスクの期限遵守をサポートする業務ワークフローです。
AsanaとGmailの連携を活用し、期限が近づいたタスクを自動的にリマインドメールで通知します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaを活用してプロジェクト管理を行っており、タスクの期限管理に課題を感じているプロジェクトマネージャーの方
・Gmailを日常的に使用しており、チームメンバーへの効果的なコミュニケーションを図りたい方
・タスクのリマインドを手動で行う時間を削減し、業務の効率化を目指しているチームリーダーの方
・プロジェクトの進行状況を常に把握し、期限遵守を促進したい経営者や管理職の方

■注意事項
・Asana、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

Asanaのタスク期限を基にリマインドメールを送信するフローを作ってみよう

それではここから、Asanaでタスクの期限が近づいた際に、Gmailで担当者へリマインドメールを自動送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Asana

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

•  AsanaとGmailのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• スケジュールトリガー設定と各アクション設定
• フローをONにし、動作を確認

Asanaの期限が近いタスクのリマインドをGmailで送信する

試してみる

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■概要
「Asanaの期限が近いタスクのリマインドメールを自動送信する」ワークフローは、プロジェクト管理を効率化し、タスクの期限遵守をサポートする業務ワークフローです。
AsanaとGmailの連携を活用し、期限が近づいたタスクを自動的にリマインドメールで通知します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaを活用してプロジェクト管理を行っており、タスクの期限管理に課題を感じているプロジェクトマネージャーの方
・Gmailを日常的に使用しており、チームメンバーへの効果的なコミュニケーションを図りたい方
・タスクのリマインドを手動で行う時間を削減し、業務の効率化を目指しているチームリーダーの方
・プロジェクトの進行状況を常に把握し、期限遵守を促進したい経営者や管理職の方

■注意事項
・Asana、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

ステップ1：AsanaとGmailをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。

Asanaのマイアプリ連携

以下の手順をご参照ください。

Gmailのマイアプリ連携

以下の手順をご参照ください。

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。

Asanaの期限が近いタスクのリマインドをGmailで送信する

試してみる

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■概要
「Asanaの期限が近いタスクのリマインドメールを自動送信する」ワークフローは、プロジェクト管理を効率化し、タスクの期限遵守をサポートする業務ワークフローです。
AsanaとGmailの連携を活用し、期限が近づいたタスクを自動的にリマインドメールで通知します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaを活用してプロジェクト管理を行っており、タスクの期限管理に課題を感じているプロジェクトマネージャーの方
・Gmailを日常的に使用しており、チームメンバーへの効果的なコミュニケーションを図りたい方
・タスクのリマインドを手動で行う時間を削減し、業務の効率化を目指しているチームリーダーの方
・プロジェクトの進行状況を常に把握し、期限遵守を促進したい経営者や管理職の方

■注意事項
・Asana、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。

ステップ3：スケジュールトリガーの設定

ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「指定したスケジュールになったら」をクリックしてください。

「スケジュール設定」の画面が表示されます。
ここでは、フローボットが起動する日時を指定していきましょう。
今回のテストでは【平日】の【9時】に指定するので、下図のように設定しました。

曜日指定以外にも、日付指定やCron設定を使用して自由に設定することができます。
▼日付指定

▼Cron設定

• 実行頻度を細かく調整することができます。
  詳しくは、Cron設定の設定方法をご参照ください。

最後に「完了」を押して次へ進みましょう。

ステップ4：Asanaのタスクを取得する設定

「指定プロジェクトの特定の期日までの未完了タスクの一覧を取得」を、クリックしてください。

クリックすると以下の画面に切り替わります。
Asanaと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。

ここで、テスト操作の準備を行います。
実際にタスクを用意する必要があるので、Asanaで実行してみましょう。
作成する内容は、架空の情報（「テスト商談」や「テスト会議」など）でOKです。

準備が完了したら、Yoomに戻り設定を進めていきます。
「ワークスペースID」を、候補から選択しましょう。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。

「プロジェクトID」も、同様に候補から選択しましょう。
先ほどテスト用タスクを作成したプロジェクトを設定してください。

「期日」を【日付】から設定をします。
ここで指定した期日までに完了していないタスクを取得します。
※「2024-04-01」などの形式で登録する必要があるので、「%Y-%m-%d」を選択しましょう。
全ての設定が完了したら「テスト」を押してください。

テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？

トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
タスクの内容を反映していればOKです。「完了」を押して次に進みましょう！

ステップ5：AI機能でテキストを生成する設定

「テキストを生成する」を、クリックしてください。

デフォルトで「テキストを生成｜500文字以内（3タスク）」 が、設定されています。
指示可能なプロンプトの文字数によって消費タスク数が変動するので、変更したい場合は「変更」から選択可能です。

「プロンプト」では、AIへの指示内容を自由に入力できます。
入力欄にはデフォルトで指示文の例が入っていますが、そのまま利用しても、必要に応じて任意の指示に変更しても問題ありません。
設定が完了したら「テスト」を実行しましょう。

テストに成功すると、テキストが出力されます。
内容を確認し「完了」を押してください。

ステップ6：リマインドメールを送信する設定

生成されたテキストを自動で送信する設定を行います。
「メールを送る」を、クリックしてください。

Gmailと連携するアカウントに間違いがないかを確認しましょう。

「To」は、リマインドメールを送信する責任者やチームメンバー、共用アドレスなどを設定してください。
「CC」や「BCC」も任意で設定できます。
なお、最後にメール送信テストを行うので、受信可能なアドレスを入力しておきましょう。

「件名」と「本文」は、取得した値や日付を引用し設定できます。
本文には、AIで生成されたテキストを引用しましょう。
入力が完了したら「次へ」を押してください。

入力した内容が表示されます。
内容に誤りがないか確認し、問題なければ「テスト」を押してください。

テストに成功すると、指定したメールアドレス宛にメールが届くので確認してみましょう。

確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。

ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了

これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。

以上が、Asanaでタスクの期限が近づいた際に、Gmailで担当者へリマインドメールを自動送信するフローの連携手順になります！

Gmailを使ったその他の自動化例

フォームで送信された業務日報を読み取りDeepSeekで要約してGmailで通知する

試してみる

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■概要
Yoomを活用した業務ワークフローにより、フォームで送信された業務日報を自動的に読み取り、DeepSeekで要約した営業日報をGmailに通知します。
毎日の日報管理を効率化し、重要な情報を迅速に把握できるようサポートします。
AI、OCR、RPA機能を駆使して、正確かつスムーズな情報処理を実現します。
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■このテンプレートをおすすめする方
・営業日報を手動で確認・要約している営業担当者の方
・マネージャーやチームリーダーで、日報を効率的に把握したい方
・フォームを利用した業務報告の通知プロセスを自動化したい企業の方
・AIやRPAを活用して業務の効率化を図りたいビジネスパーソン

■注意事項
・DeepSeek、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信したら、AIで要約しLINEに通知する

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■概要
Gmailに届く重要なメールの確認に手間取っていませんか？
外出先ですぐに内容を把握したい場面や、チームでスムーズに情報を共有したいケースもあるかと思います。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際、その内容をAIが自動で要約し、普段お使いのLINE公式アカウントに通知できます。
これにより、重要な情報のキャッチアップを効率化し、対応漏れを防ぐことが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信するお客様からの問い合わせなどを、LINE公式アカウントを活用してチームで共有している方
・外出先でもGmailに届く重要な通知を、LINE公式アカウントですばやく確認したいと考えている営業担当者の方
・大量のメールから必要な情報だけを効率的に抽出し、業務を円滑に進めたいと考えている方

■注意事項
・GmailとLINE公式アカウントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信したら、LINEに通知する

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■概要
「至急」や「お問い合わせ」といった重要なメールを見逃し、対応が遅れてしまった経験はありませんか。
常にメールボックスをチェックするのは非効率であり、他の業務への集中を妨げる一因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動でLINE公式アカウントに通知を送信できます。
これにより、重要な連絡を素早く把握し、スムーズな対応が可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailに届く重要なお問い合わせメールに、スムーズに対応したいと考えている方
・システムからのアラートなど、見逃せないメールをすぐに把握したいIT担当者の方
・外出先などでもスマートフォンで手軽に重要なメール通知を確認したいと考えている方

■注意事項
・GmailとLINE公式アカウントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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フォームの情報からGoogleカレンダーで予定を作成して、資料やリンクをGmailで送信する

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■概要
フォームの情報からGoogleカレンダーで予定を作成して、資料やリンクをGmailで送信するフローです。
日常業務のスケジュール管理と情報共有をスムーズに行う業務ワークフローです。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・スケジュール管理に手間を感じている方
定期的なイベントやミーティングを多く管理しており効率的にスケジュール管理したい方
・フォーム機能を業務に活用したいと考えている方
フォームを通じて集まる情報を効果的に活用し、関係者に迅速に共有したいと考えているチームリーダーや事務担当者
・GoogleカレンダーやGmailを日常的に利用している方
ツールを連携させて業務を自動化したいと考えている企業の方
・PDFでの資料共有やリンクの一括送信を行なっている方
情報の送信業務を効率化し、情報の統一管理を目指している方

■注意事項
・Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。

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フォームの送信情報をもとにDeepSeekで見積内容を作製し、Gmailで送信する

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■概要
「フォームの送信情報をもとにDeepSeekで見積内容を作製し、Gmailで送信する」ワークフローは、見積書の作成から送信までを自動化し、業務効率を向上させます。
お客様からのフォーム入力データを活用し、DeepSeekの書類作成機能で正確な見積書を生成。その後、Gmailを通じて迅速に送信するため、手動作業の手間やミスを削減できます。
これにより営業プロセスがスムーズに進み、顧客満足度の向上にも繋がります。
‍
■このテンプレートをおすすめする方
・見積書作成に多くの時間を費やしている営業担当者の方
・フォーム入力データを活用して業務を効率化したいビジネスオーナーの方
・DeepSeekとGmailを連携させて自動化を図りたいIT担当者の方
・手動での見積書送信に伴うミスを減らしたい企業の経営者の方

■注意事項
・DeepSeek、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。

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指定日時にGoogle スプレッドシートのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信する

試してみる

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■概要
指定日時にGoogle スプレッドシートのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

‍■このテンプレートをおすすめする方
・営業報告やKPIレポートを上司に毎日提出している営業担当者
・複数の部署や支店からのデータを定期的に集計し、レポート配信する経理担当者
・売上データや在庫状況などの月次レポートを関係者に送りたい方
・クライアントや取引先に定期的な進捗報告や実績レポートを送付するプロジェクトマネージャー
・マーケティングデータを定期分析し、チームやクライアントに報告するマーケティング担当者

■注意事項
・Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleドキュメントの報告書の雛形を準備しておいてください。詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765

詳細を見る 試してみる

毎日Google スプレッドシートから日付が今日の行を取得して、Gmailでリマインドする

試してみる

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■概要
Google スプレッドシートでタスク管理を行っているものの、毎日シートを確認し、関係者にリマインドを送る作業は手間がかかり、対応漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローは、毎日決まった時間にGoogle スプレッドシートを自動で確認し、期日が今日に設定されているタスクを抽出し、Gmailでリマインド通知を自動送信します。
Google スプレッドシートを活用したリマインダー設定の煩雑さを解消し、重要なタスクの抜け漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートでタスクや締切日を管理している全ての方
・毎日のリマインドメール作成を手作業で行っており、手間を感じている方
・Google スプレッドシートの情報を基にしたタスクのリマインダー通知を自動化したい方

■注意事項
・Googleスプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

毎日、Google スプレッドシートで今日が期日の課題を取得して、Gmailでリマインド通知する

試してみる

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■概要
Google スプレッドシートで管理しているタスクの期日が迫ると、担当者へリマインドメールを送る業務は、定期的でありながら手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にGoogle スプレッドシートを確認し、期日を迎えたタスク情報を自動で取得、Gmailから担当者へリマインドメールを送信する一連の流れを自動化できます。これにより、手作業での対応を効率化し、タスクの抜け漏れを防ぎます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートでタスク管理をしており、リマインド業務を自動化したい方
・Google スプレッドシートの自動化で実現できることを探しているチームリーダーの方
・手作業でのメール送信による、確認漏れや送信ミスなどのヒューマンエラーをなくしたい方

■注意事項
・Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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毎週GoogleドキュメントからAIで要点を抽出し、Gmailで通知する

試してみる

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■概要
毎週作成される議事録や報告書など、定期的なGoogleドキュメントの確認や要約、共有に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用することで、指定したスケジュールでGoogleドキュメントの情報をAIが自動で要約し、Gmailで関係者に通知する仕組みを構築できます。
手作業による確認漏れや共有の遅れといった課題を解消し、重要な情報を効率的に共有することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・毎週の定例会議議事録など、定期的なGoogleドキュメントの要約と共有を手作業で行っている方
・ドキュメントの定期的な処理を自動化したいと考えている方
・AIを活用して大量のドキュメントから効率的に情報を抽出し、チームの生産性を高めたい方

■注意事項
・Google Drive、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

まとめ

リマインドメールの送信を自動化することで、これまで手作業で行っていたタスクの期限管理や関係者への連絡業務の手間を削減し、ヒューマンエラーによる伝達漏れを防ぐことができます。
これにより、チーム全体のタスク遂行率が向上し、より重要な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！ 

よくあるご質問