指定したスケジュールになったら、オンラインツールで特定のWebサイトをPDFに変換してBoxに保存する

■概要

Webサイトの情報を定期的にPDF化して保存する作業に、手間を感じていませんか。特定のWebサイトに毎回アクセスし、手動でPDFに変換して保存するのは時間がかかるだけでなく、対応漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールで自動的にWebサイトのPDF変換からBoxへの保存までを実行します。手作業による定点観測や情報収集から解放され、業務の正確性と効率性を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• 手作業によるWebサイトのPDF変換作業を自動化し、情報収集を効率化したい方
• Webサイトの定点観測を行っており、保存忘れや更新漏れなどのミスをなくしたい方
• BoxにWebサイトの情報をPDFで一元管理し、チームでの共有を円滑にしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定したスケジュールで自動的に処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたWebサイトの巡回やPDF化にかかっていた時間を短縮できます。
• 手作業で起こりうるPDF化のし忘れやBoxへの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、必要な情報を確実に蓄積することが可能になります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで「スケジュールトリガー」を選択し、フローを起動したい日時を設定します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、PDF化したいWebサイトにアクセスしてページをPDFとして保存する操作を設定します。
4. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーでは、フローを起動させたい日時（例：毎日9時、毎週月曜日の10時など）を任意で設定してください。
• RPA機能（ブラウザ操作）では、変換ツールのURL、PDFに変換したいWebサイトのURLや操作内容を任意で設定してください。
• Boxにファイルをアップロードする設定では、保存先のフォルダとファイル名を任意で設定してください。ファイル名に日付変数を含めるなどの工夫で、より管理がしやすくなります。

■注意事項

• BoxとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。