毎日大量に届くメールのチェックや、その内容を要約してスプレッドシートなどに記録する作業に追われ、重要な情報を見逃しそうになったり、手作業による転記ミスに頭を悩ませたりしていませんか？
特に、顧客からの問い合わせや日報、ニュースレターなど、定型的にチェックが必要なメールの処理は、多くの時間を奪う原因になりがちです。
もし、特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容をChatGPTが自動で要約し、指定のスプレッドシートに整理された形で保存してくれる仕組みがあればいいなと思いますよね。
そうすれば情報収集にかかる時間を削減できるので、見逃しや転記ミスといった課題から解放され、本来注力すべきコア業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには受信したメールの内容をAIで要約する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したらChatGPTで要約し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
日々大量に受信するメールの中から、重要な情報を手動で確認し、内容をまとめる作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容をChatGPTが自動で要約し、Google スプレッドシートへ情報を蓄積します。
GmailとChatGPTを連携させることで、情報収集や管理に関する手作業を効率化し、重要な情報の見逃しを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailでの情報収集や内容確認を手作業で行っており、効率化したいと考えている方
・Gmailで受信した内容をChatGPTで要約し、チームのナレッジとして活用したい方
・重要なメールの情報をGoogle スプレッドシートに手動で転記しており、手間を感じている方
■注意事項
・Gmail、ChatGPT、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
GmailとChatGPT、Google スプレッドシートを連携するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、その内容をChatGPTで要約し、結果をGoogle スプレッドシートに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：ChatGPT／Gmail／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Gmail、ChatGPT、Google スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定とChatGPT、Google スプレッドシートのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したらChatGPTで要約し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
日々大量に受信するメールの中から、重要な情報を手動で確認し、内容をまとめる作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容をChatGPTが自動で要約し、Google スプレッドシートへ情報を蓄積します。
GmailとChatGPTを連携させることで、情報収集や管理に関する手作業を効率化し、重要な情報の見逃しを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailでの情報収集や内容確認を手作業で行っており、効率化したいと考えている方
・Gmailで受信した内容をChatGPTで要約し、チームのナレッジとして活用したい方
・重要なメールの情報をGoogle スプレッドシートに手動で転記しており、手間を感じている方
■注意事項
・Gmail、ChatGPT、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
ステップ1：Gmail、ChatGPT、Google スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Gmailのマイアプリ連携
以下をご確認ください。
ChatGPTのマイアプリ連携
以下をご確認ください。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携
以下をご確認ください。
上記設定が終わったら、今回使うアプリの「マイアプリ連携」は完了します。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したらChatGPTで要約し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
日々大量に受信するメールの中から、重要な情報を手動で確認し、内容をまとめる作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容をChatGPTが自動で要約し、Google スプレッドシートへ情報を蓄積します。
GmailとChatGPTを連携させることで、情報収集や管理に関する手作業を効率化し、重要な情報の見逃しを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailでの情報収集や内容確認を手作業で行っており、効率化したいと考えている方
・Gmailで受信した内容をChatGPTで要約し、チームのナレッジとして活用したい方
・重要なメールの情報をGoogle スプレッドシートに手動で転記しており、手間を感じている方
■注意事項
・Gmail、ChatGPT、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
以下のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。OKをクリックして設定を進めましょう。
ステップ3：Gmailのトリガー設定を行う
まず、フローの第一段階であるアプリトリガーの設定を行います。
テストを行うためGmailに、ChatGPTで要約したい内容のメールを送っておきましょう。
メールを送り終わったら、フローボットの「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認できたら「次へ」をクリックしましょう。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
詳しくは以下もご確認ください。
メールを検出するキーワードを指定します。今回は「テスト」としました。
演算子を利用する場合はGmail の検索を絞り込むをご参照ください。
ここまで入力したらテストボタンをクリックしてください。テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくは以下をご覧ください。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ4：ChatGPTでテキストを要約する
次にChatGPTでテキストを要約していきます。「テキストを生成」をクリックしてください。
※ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、契約内容を整えておきましょう。API 料金
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
要約したいメッセージの内容と、AIへの指示を入力していきます。
取得した値を使用して書くと、可変のフローになり毎回異なる値を出力できます。必ず取得した値を使って指示出ししてください。
今回は以下のように設定しました。
- 下記メッセージの内容を要約してください。
- （Gmailの取得した値より）本文
他にも指定できる項目があるので、適宜設定してください。今回は特に設定はしていません。
設定が完了したらテストボタンをクリックします。
テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ5：Google スプレッドシートにレコードを追加する
ここからはGoogle スプレッドシートにレコードを追加していきます。「レコードを追加する」をクリックしましょう。詳しくは以下をご覧ください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
Google スプレッドシートに要約結果を記載するシートを作成します。今回は以下のようなシートを作成しました。
Yoom設定画面に戻り、「データベースの連携」に、先ほど作成したGoogle スプレッドシートを候補から選択します。
その下の「スプレッドシートのタブ名」も候補から選択できますので、同じように選択してください。
テーブルの範囲はシート上で値の入っている列を指定しています。
ここまで入力したら「次へ」をクリックして進みましょう。
前ページでデータベースがうまく指定できていれば、「追加するレコードの値」にGoogle スプレッドシートの項目が反映されています。（要約結果）
ここにChatGPTの「返答内容」を取得した値から入力してください。
ここまで入力したらテストボタンをクリックします。テストが成功したら、指定したGoogle スプレッドシートも見に行ってみましょう。要約結果が追加されていればフローの設定は完了です。
Yoom設定画面の「完了」ボタンをクリックしましょう。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
動作確認をしてみましょう。
その他のChatGPT自動化例
これらは、ChatGPTをさまざまな業務ツールと連携させて活用できる自動化テンプレートの例です。データ登録や更新、期限到来などをきっかけに、要約・翻訳・文章生成・対応案作成などを自動で行えます。手作業を減らして情報整理やコンテンツ作成を効率化できるため、日々の業務負担を軽減し生産性向上に役立ちます。
Airtableに特定条件のレコードが登録されたら、ChatGPTで内容を要約してGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Airtableに日々蓄積されていく情報を確認し、ChatGPTで内容を要約して別のツールに転記する作業は、手間がかかり見落としの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Airtableに特定の条件を満たすレコードが登録された際に、自動でChatGPTが内容を要約し、指定のGoogle スプレッドシートに情報を追加することが可能です。手作業による情報整理の手間を省き、効率的なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・AirtableとChatGPTを活用した情報収集や顧客管理などを手作業で行っている方
・Airtableで管理しているデータを、Google スプレッドシートに手動で転記・共有している方
・AirtableやChatGPTを用いた定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Airtable、ChatGPT、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Airtableのアウトプットの取得方法は下記を参考にしてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Asanaで期日が今日までのタスクを取得したら、ChatGPTで作成したメッセージをChatworkに通知する
試してみる
毎日指定の時間にAsanaで期日が今日までのタスクを取得したら、ChatGPTを使用して作成した通知内容をChatworkに通知するフローです。
BASEで特定の名称を含む商品が作成・更新されたら、商品説明をChatGPTで要約し反映する
試してみる
■概要
「BASEで特定の名称を含む商品が作成・更新されたら、商品説明をChatGPTで要約し反映する」業務ワークフローは、BASE上の商品を条件フィルタで抽出し、AI要約機能でテキストを最適化。
BASEとChatGPTの連携で説明文を自動更新し、EC担当者の作業時間を手軽に削減します。
手作業のミスも防止でき、安定した品質をキープできます。
■このテンプレートをおすすめする方
・BASEで新商品や更新商品の説明文作成に時間がかかっているEC担当者の方
・商品タイトルに「特定ワード」が含まれる時だけ要約＆反映したいショップ運営者の方
・長文の説明を手作業でまとめ直すミスが気になるチームリーダーの方
・AIを活用してEC運営を効率化したいマネージャーや経営者の方
■注意事項
・BASE、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Backlogで特定の課題が作成されたら、詳細をChatGPTで要約し更新する
試してみる
■概要
「Backlogで特定の課題が作成されたら、詳細をChatGPTで要約し更新する」ワークフローは、Backlogに登録された課題の文章を自動要約する仕組みです。
長文の確認作業を減らし、いつでも最新の要点がチーム内でスムーズに共有できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Backlogで長文の課題詳細を読むのが手間に感じ、見落としを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
・チームメンバーへの要点共有をもっとスピーディーにしたい開発リーダーの方
・BacklogとChatGPTの連携に興味があり、要約プロセスを自動化してレビュー遅延を解消したい担当者
・プロジェクトの情報整理から定型業務の負荷を減らし、チームの生産性を向上させたい組織の方
■注意事項
・Backlog、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google スプレッドシートの情報をもとにChatGPTで翻訳・要約を行い、結果を追加する
試してみる
Salesforceの商談がステージ更新されたら次のアクションプランをChatGPTで作成する
試してみる
■概要
このフローでは、SalesforceとChatGPTの連携により、商談のステージが変更されると自動的に次に必要なアクションプランを生成することが可能です。これによって、営業担当者は的確な顧客対応が可能となり、成約率の向上が期待できます。また、手動でプランを考える手間を省き、営業活動をより戦略的に進めることができるでしょう。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートがおすすめな方
・Salesforceを活用して営業活動を管理している営業担当者の方
・営業プロセスの自動化を検討している営業マネージャーの方
・ChatGPTを利用して営業支援を強化したいIT担当者の方
・salesforce chatgpt 連携による業務効率化を目指すビジネスオーナーの方
・営業チーム全体のフォローアップ品質を統一したいリーダーの方
■注意事項
・SalesforceとChatGPTをYoomに連携する必要があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、ChatGPTで解析しTrelloにカードを作成する
試してみる
Tallyで受け付けた問い合わせに対し、ChatGPTで回答を生成し、自動メールで返信する
試してみる
■概要
「Tallyで受け付けた問い合わせに対し、ChatGPTで回答を生成し、自動メールで返信する」フローは、問い合わせ対応を自動化する業務ワークフローです。
Tallyで集めたフォームデータをChatGPTが解析・回答生成し、その結果を自動的にメールで顧客へ送信します。
これにより、迅速かつ一貫した対応が可能となり、スタッフの負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Tallyを活用して顧客からの問い合わせを管理しているカスタマーサポート担当者
・ChatGPTを利用して問い合わせ対応の自動化を検討しているIT担当者
・問い合わせ処理の効率化と迅速化を図りたい中小企業の経営者
・手動でのメール返信に時間を取られている営業スタッフ
・AIを活用した業務自動化に興味があるビジネスプロフェッショナル
■注意事項
・Tally、ChatGPT、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
毎週Notionから情報を取得し、ChatGPTで文章を生成してX（Twitter）に自動投稿する
試してみる
■概要
毎週Notionから情報を取得し、ChatGPTで文章を生成してX（Twitter）に自動投稿するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・定期的にX（Twitter）で情報発信をしており、コンテンツの作成や投稿の負担を軽減したいマーケティング担当者
・データに基づいた情報発信を行いたいが、データの整理と文章化に手間がかかっている方
・NotionのデータとChatGPTを活用し、一定のフォーマットで情報を定期的に発信したい広報やPR担当者
・Notionで情報整理やコンテンツ管理を行っているSNS運用担当者
■注意事項
・Notion、ChatGPT、X（Twitter）のそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Salesforceで商談が成立したら、ChatGPTで請求書の草案を作成する
試してみる
まとめ
ChatGPTを連携してメールの要約と保存を自動化することで、これまで手作業で行っていた大量のメールチェックや内容の転記作業から解放され、ヒューマンエラーを防ぎながら重要な情報を効率的に蓄積できます。
これにより、情報収集の時間を短縮できるだけでなく、チーム内での迅速な情報共有や、蓄積されたデータに基づいた分析・活用へと繋げることが可能です。本来時間をかけるべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ会員登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：もっと複雑な条件でメールを絞り込める？
A：
可能です！ミニプラン以上でご利用できる分岐設定を使うことで特定の条件のものだけを連携できるようになります。
詳しい分岐の設定方法については、以下をご参照ください。
「分岐」の設定方法
Q：Gmail以外のメールソフトでも自動化できる？
A：
もちろん可能です。YoomはGmail以外にもOutlookやZoho Mailなど、様々なメールソフトと連携が可能です。連携アプリについて、詳しくは以下をご確認ください。
Yoom連携アプリ一覧
Q：要約や保存に失敗した場合はどうなる？
A：
要約や保存などの連携が一時的に失敗した際、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
エラー時の対応方法について
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
Yoomお問い合わせ窓口
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