Outlookで受信した内容からApolloにアカウントを作成する

■概要

日々の営業活動において、Outlookで受信した見込み顧客からのメールを、営業支援ツールのApolloへ手作業で登録する業務に手間を感じていませんか。この単純作業は時間を要するだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローは、Outlookでのメール受信をトリガーとして、AIがメール内容から必要な情報を抽出し、自動でApolloにアカウントを作成します。ApolloとOutlookの連携を自動化することで、リード管理の初動を効率化し、営業活動の迅速化を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受けた情報を手入力でApolloに登録している営業担当者の方
• ApolloとOutlook間のデータ入力を自動化し、営業チームの生産性を向上させたいマネージャーの方
• リード獲得からアプローチまでの時間を短縮し、機会損失をなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでメールを受信後、自動でApolloにアカウントが作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を削減できます
• 手動でのデータ入力に伴う、転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、常に正確なデータ管理を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとApolloをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致したメールのみ後続の処理に進むように設定します
4. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から必要な情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでApolloを選択し、「アカウントを作成」アクションを設定し、抽出したデータを用いてアカウントを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能のアクションでは、受信したメールの本文から、会社名や担当者名、連絡先など、Apolloへの登録に必要となる項目を任意で指定し抽出できます
• Apolloのアカウント作成アクションでは、アカウント名やメールアドレスなどの項目に、前段のAI機能で抽出した情報を変数として埋め込むことや、固定の値を設定することが可能です

■注意事項

• Apollo、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。