■概要
名刺交換後に手作業で顧客情報を入力する際、手間や時間がかかると感じていませんか。特に、オンラインで交換した名刺画像をOutlookで受け取り、一件ずつ手入力でApolloへ登録する作業は、非効率であり入力ミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Outlookで名刺画像が添付されたメールを受信するだけで、自動で文字情報を読み取りApolloへコンタクトとして登録するため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ApolloとOutlookを利用しており、名刺情報の入力作業に手間を感じている営業担当者の方
- 名刺交換後のリード情報を迅速にApolloへ登録し、営業活動を加速させたい方
- 手作業によるデータ入力のミスをなくし、顧客情報の正確性を高めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点にApolloへの登録が自動化されるため、これまで手入力に費やしていた作業時間を他のコア業務にあてられます
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとApolloをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定し、特定の件名や差出人などで条件を絞り込みます
- 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 次に、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します
- OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードした名刺画像から会社名や氏名、メールアドレスなどのテキスト情報を抽出します
- 最後に、Apolloの「コンタクトを作成」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を各項目に埋め込みます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の設定では、読み取る名刺のレイアウトに合わせて、会社名、氏名、役職、メールアドレスといった抽出したい項目を任意でカスタムしてください
- Apolloでコンタクトを作成するアクションでは、会社名や氏名などの各項目に、前段のOCR機能で取得した値を埋め込むだけでなく、固定値を入力するなどの柔軟な設定が可能です
■注意事項
- Apollo、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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