Apolloでコンタクトが更新されたらOutlookに通知する

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■概要

営業活動でApolloを活用する中で、コンタクト情報の更新を手動で確認し、関係者へOutlookで都度通知する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、ApolloとOutlookを連携させることで、こうした定型業務を自動化するために設計されています。Apolloでコンタクトが更新されると、指定した宛先にOutlook経由でメールが自動送信されるため、情報共有の漏れを防ぎ、迅速な対応が可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

Apolloのコンタクト更新をOutlookで共有しており、手作業に課題を感じる方
ApolloとOutlookを用いた情報共有の抜け漏れを防ぎ、迅速化したいと考えている方
営業チーム内の重要な情報更新を、関係者に確実かつ自動で通知したいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

Apolloでのコンタクト更新を検知し自動でOutlookへ通知するため、手作業での確認や連絡業務の時間を短縮できます。
手動での情報伝達による通知漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、重要な更新を確実に共有することが可能になります。

■フローボットの流れ

はじめに、ApolloとOutlookをYoomと連携します。
次に、トリガーでApolloを選択し、「コンタクトが更新されたら」というアクションを設定して、フローが起動する条件を定義します。
最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、通知したい宛先や件名、本文などを指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Outlookでメールを送信するアクションでは、通知を送る宛先（To, Cc, Bcc）を任意に設定できます。
メールの本文には、固定のテキストだけでなく、トリガーとなったApolloのコンタクト情報（会社名、担当者名、更新内容など）を埋め込むことが可能です。

■注意事項

Apollo、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。