Dropboxで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRで読み取りCodaに行を追加する

■概要

Dropboxに保存した請求書や契約書などのファイルを、一つひとつ確認してCodaに手入力で転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローは、CodaとDropboxを連携させることで、Dropboxの特定フォルダにファイルが格納された際に、ファイル内の情報を読み取り、自動でCodaのテーブルに行を追加します。これにより、手作業による情報管理の非効率を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• DropboxとCodaを用いて、ファイルやタスクなどの情報を管理している方
• Dropboxに格納されたファイルの情報を、手作業でCodaに転記している方
• CodaとDropboxの連携を自動化し、チーム全体の業務効率を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイル格納をトリガーにCodaへ自動で行が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます
• 人の手による転記作業が不要になることで、入力ミスや対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を維持することに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとCodaをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル名などの特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます
4. 条件に合致した場合、Dropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
5. 次に、AI機能のOCRを設定し、ダウンロードしたファイルから必要なテキスト情報を抽出します
6. 最後に、オペレーションでCodaの「テーブルに行を追加」を設定し、OCRで抽出した情報をCodaのテーブルに自動で追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• オペレーションの分岐機能で設定する条件は、ファイル名に「請求書」という特定の文字列が含まれる場合など、実際の業務内容に応じて自由に設定してください
• AI機能のOCRでどの情報を抽出し、その情報をCodaのどの列に追加するかは、管理したい項目に合わせて任意で設定することが可能です

■注意事項‍

• DropboxとCodaのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上、OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。