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「boardで管理している顧客情報や案件情報が更新されるたびに、内容をコピーしてGoogle Chatに投稿している」
「手作業での通知だと、どうしても共有漏れや入力ミスが発生してしまい困っている…」
このように、顧客・案件管理ツールのboardとビジネスチャットツールGoogle Chatの間での手作業による情報連携に、手間や限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">boardで新しい顧客や案件が作成された際に、その情報を自動でGoogle Chatに通知する仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放され、チーム内での情報共有を迅速かつ正確に行えるようになり、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、手間や時間をかけずに業務の効率化を実現可能です。ぜひこの記事を参考に、面倒な手作業をなくし、業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">boardとGoogle Chatを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
boardとGoogle ChatのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた両ツール間の情報共有を自動化できます。
例えば、boardに新しいデータが登録されたら、その内容を自動的に Chatの指定したスペースに通知することが可能になり、チームへの情報共有のスピードと正確性を格段に向上させられます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。アカウント登録後すぐに試せるテンプレートを用意していますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
boardに新しい顧客情報が登録された際に、その顧客名や関連情報などを自動でGoogle Chatに通知できます。この自動化により、<span class="mark-yellow">営業担当者が手動で通知する手間が省けるだけでなく、関係者全員がリアルタイムで新規顧客の情報を把握できる</span>ため、迅速な対応や情報共有の漏れ防止に繋がります。
boardに新しい案件が登録されたタイミングで、AIがその案件情報を自動で要約し、Google Chatに通知する連携です。この仕組みを導入することで、<span class="mark-yellow">多忙なメンバーも案件の要点だけを素早くキャッチでき、確認の手間を大幅に削減</span>します。重要な案件情報を見逃すことなく、チーム全体の状況把握をスムーズに行えるようになります。
それでは、さっそく実際にboardとGoogle Chatを連携したフローを作成してみましょう！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
では、さっそくboardからマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にboardと入力するとboardのアイコンが表示されるので、クリックしましょう。
1.以下のような画面が表示されます。
アカウント名は任意のものを入力してください。
boardにログインした後、、こちらのページに移動しましょう。
2.APIトークンを取得するには、「新規トークン生成」ボタンをクリックしてください。
※APIキーは、アプリオペレーションの作成時にも使うため、忘れずに控えておきましょう。
boardの詳しいマイアプリ登録については、こちらの記事を参考にしてみてくださいね。
Google Chatも同じように検索して、Google Chat（OAuth）の方のアイコンをクリックします。
なお、Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。
詳細はこちらの記事を参照してみてくださいね。
1.以下の画面が出てきます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
2.Client IDとClient Secretを入力してください。
Google Chatの詳しいマイアプリ登録方法は、こちらを参照してみてくださいね。
入力が終わったら「登録する」をクリックしましょう。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にboardとGoogle Chatのアイコンが表示されているか確認してください。
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
まず、一番上の「新しい顧客が作成または更新されたら」のアイコンをクリックします。
boardと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
トリガーには「新しい顧客が作成または更新されたら」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
各項目を設定していきましょう！
設定が終わったら、テストのためboardの画面で顧客を作成します。
今回は以下のように作成しました。
終わったら、Yoomに戻ってテストをクリックしましょう。
テストが成功すると、「テスト成功」という画面が表示され、boardから取得した情報を引用できるようになります。詳しくはこちらを参照してみてくださいね。
テストを終えたら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう。
次に、「メールを送る」のアイコンをクリックします。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランでは使えないため、実行しようとするとエラーになってしまうのでご注意ください。
なお、ミニプランをはじめとする有料プランは2週間の無料トライアルが可能です！
トライアル期間中は、普段は制限されている機能やアプリも自由に試せるので、この機会にぜひお試しくださいね！
コマンドオペレーションは、初期設定のままでも利用可能です。
デフォルトでは作成日時と更新日時が一致すると自動で分岐が行われるようになっています。
特に変更の必要がなければ、何もせずフローに戻って問題ありません。
詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してみてください。
「分岐する」の設定方法
最後に、「メッセージを送信」のアイコンをクリックします。
先ほどと同じように設定していきましょう。アクションに「メッセージを送信」を選んだら、「次へ」をクリックします。
メール内容を設定していきます。
画面に「テスト成功」と表示されたら、最後に「保存する」をクリックして完了です！
メンション付きのメッセージを送りたい場合は、以下のリンク先も参考にしてみてくださいね。
Google Chatでメンション付きのメッセージを送る方法
テスト後はGoogle Chatの画面できちんとメッセージが送信されているか確認しておくと安心です。
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、boardで新しい顧客が作成されたら、Google Chatに通知する方法でした！
今回はboardからGoogle Chatへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle Chatからboardへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
チャットでのやり取りを起点に、手軽に顧客情報や案件情報を登録できるため、入力の手間をさらに削減できます。
Google Chatの特定のスペースに投稿されたメッセージの内容を抽出し、その情報をもとにboardに新しい顧客情報を自動で作成する連携です。例えば、<span class="mark-yellow">「顧客作成」といったキーワードを含むメッセージをトリガーにすることで、チャットでのやり取りからシームレスに顧客登録が完了</span>し、入力作業の手間と転記ミスをなくします。
Google Chatに投稿されたメッセージの中から、特定の条件に合致するものだけを判別し、boardの顧客情報として自動登録する連携フローです。この分岐処理を含む自動化により、<span class="mark-yellow">必要な情報だけを的確にboardへ反映させることが可能</span>になり、不要なデータが登録されるのを防ぎながら、よりスマートな業務プロセスを構築できます。
boardやGoogle ChatのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
boardに案件が登録されたらSlackに通知したり、Google Driveにフォルダを作成したりできます。また、Salesforceでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新したり、Googleフォームを送信後、承認されたらboardに発注先を登録したりすることも可能です。さらに、Notionに案件情報が登録されたら、boardにも案件情報を登録するといった自動化も行えます。
Google Chatで投稿されたら、LINE WORKSに通知したり、投稿内容を翻訳してLINEにメッセージを投稿したりできます。また、Google Chatでメッセージが投稿されたらTrelloにカードを登録したり、Jira Softwareに課題を作成したりすることも可能です。さらに、Google Chatでメッセージが投稿されたらGitHubでIssueを作成するといった自動化も行えます。
boardとGoogle Chatの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた顧客情報や案件情報の通知業務をまるごと無くし、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>これにより、営業チームや関連部署は、常に最新の情報をリアルタイムで、かつ正確に共有できるため、情報伝達の遅れや漏れといった課題を解消し、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使うことで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に実現できます。
もしboardとGoogle Chatの連携をはじめとする業務自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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