■概要
クラウド型案件管理ツール「board」で新しい顧客が作成された際、営業チームや関連部署へ都度Google Chatで共有するのは手間のかかる作業ではないでしょうか。手作業での通知は、連絡漏れや共有の遅延といった課題につながることもあります。このワークフローを活用すれば、boardに新しい顧客情報が登録されると、指定のGoogle Chatスペースへ自動で通知が送信されるため、こうした連携の手間を解消し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardで管理している顧客情報を、手作業でGoogle Chatに通知している方
- 顧客情報の共有漏れや遅延を防ぎ、営業活動を迅速化したいと考えているチームリーダーの方
- boardとGoogle Chatを連携させ、定型的な情報共有業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- boardへの顧客登録をトリガーに自動でGoogle Chatへ通知が飛ぶため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による通知の漏れや、情報の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有の実現につながります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google ChatとboardをYoomと連携します
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい顧客が作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、作成時と更新時など条件に応じて処理を分けられるようにします
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、boardから取得した顧客情報を指定のスペースに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- boardとの連携設定では、ご利用の環境に応じた任意のAPIキーを設定してください
- Google Chatでメッセージを送信するアクションでは、通知先として任意のスペースのリソース名を設定してください
■注意事項
- board、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
- boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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