Google Chatで投稿された特定条件のメッセージ内容をもとに、boardに顧客を作成する

■概要

Google Chatでの顧客情報に関するやり取りを、手作業で案件管理ツールboardに転記するのは手間がかかり、情報の見落としや入力ミスに繋がることはありませんか。このワークフローを活用すれば、Google Chatに投稿された特定のメッセージをきっかけに、自動でboardへ顧客情報を登録できるため、こうした課題を円滑に解消します。手作業による顧客登録を自動化し、営業活動の初動をスムーズにしましょう。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Google Chatとboardを併用し、顧客情報の入力作業に手間を感じている方
• 手作業による情報登録でのミスや漏れをなくし、顧客管理を効率化したい営業担当者の方
• Google Chatとboardを連携させ、定型業務の自動化を進めたいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Google Chatへの投稿をきっかけにboardへ自動で顧客登録が実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てられます。
• システムが情報を正確に転記するため、手作業による入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データ精度を保ちます。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ChatとboardをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致したメッセージのみを対象とするようにします。
4. 次に、テキスト抽出機能を設定し、Google Chatのメッセージ本文から顧客名など、boardへの登録に必要な情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでboardの「顧客の登録」アクションを設定し、抽出した各情報を紐付けて登録処理を実行します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatのトリガー設定では、通知を監視したいスペースのリソース名を任意で設定してください。
• 分岐条件は、「顧客登録」というキーワードを含むメッセージのみを対象にするなど、業務に合わせて任意の内容で設定することが可能です。
• boardのオペレーション設定では、連携させたいご自身のアカウントのAPIキーを正しく設定してください。

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■注意事項

• Google Chat、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
• boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。