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「Confluenceで作成した議事録の情報を、HubSpotの取引に手作業で転記している…」
「プロジェクトの仕様書をConfluenceで管理しているけど、営業担当者への共有が遅れがち…」
このように、ConfluenceとHubSpot間での手作業による情報連携に、手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Confluenceに新しいページが作成されたタイミングで、関連情報が自動的にHubSpotの取引として登録される仕組み</span>があれば、情報の正確性を保ちながら、より重要な戦略業務に集中できる時間を創出できるはずです！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。ぜひこの機会に導入し、日々の業務をもっとスマートにしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ConfluenceとHubSpotを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
ConfluenceとHubSpotのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた二つのツール間の情報共有プロセスを自動化できます。
ここでは具体的な自動化例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Confluenceでプロジェクトの議事録や要件定義書などのページが作成されるたびに、その情報を手動でHubSpotの取引として登録する作業は、手間がかかる上に更新漏れのリスクも伴います。
この連携を利用すれば、Confluenceのページ作成をトリガーとして、<span class="mark-yellow">自動的にHubSpotに新しい取引を作成できるため、情報登録の手間を削減し、スピーディーな情報共有が可能です。</span>
Confluenceで作成される全てのページではなく、「受注」や「重要」といった特定のキーワードを含むページや、特定のプロジェクトスペースで作成されたページのみをHubSpotの取引として管理したい場合に有効です。
ページタイトルなどの情報をもとに条件分岐を設定し、<span class="mark-yellow">条件に合致した場合のみHubSpotに取引を作成するため、不要な情報連携を防いで、より的確な業務管理が実現できます。</span>
それでは、さっそく実際にConfluenceとHubSpotを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでConfluenceとHubSpotの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Confluence／HubSpot
[Yoomとは]
今回は「Confluenceでページが作成されたら、HubSpotで取引を作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Confluenceのマイアプリ登録
以下の動画を再生して、手順をご参照ください。
HubSpotのマイアプリ登録
こちらも同じように、動画で手順を確認し登録を進めてみましょう。
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！
まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
次に、連携アカウントとアクションを設定しましょう。
タイトルは、任意でわかりやすい名前に変更可能です。
アカウント情報は、プルダウンから選択できます。トリガーとしたいアカウントを選択してください。
アクションは、テンプレート通りに「ページが作成されたら」のままで大丈夫です。
設定が完了したら「次へ」を押してください。
画面が切り替わり、アプリトリガーのAPI接続設定になるので、下記を参考にそれぞれ設定しましょう。
設定が完了したら、Confluenceでテスト用のページを作成してください。
今回は下記のようなページを作成しましたが、記載する内容は架空の情報（「テスト株式会社」や「テスト太郎」など）でOKです。
テスト用ページの準備ができたら、フローボットに戻りテストをクリックしてみましょう。
成功すると、「取得した値」にConfluenceの情報が追加されているはずです。
ここで取得した値は、この後のステップで使用します！
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得した値は、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
詳しくはこちらをご覧ください。
最後に、「保存する」を選択し次のステップへ進みましょう。
それでは、先ほど取得したConfluenceの情報を活用して、HubSpotで取引の作成をする設定を行いましょう。
まずは、赤枠をクリックしてください。
タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
画面が遷移したら、各項目を入力していきましょう。
「取引名」は、入力欄をクリックすると下記のような「取得した値」が表示されます。
前のステップで取得したConfluenceの情報を活用して、設定してください。
取得した値を用いて以下のように設定することで、Confluenceでページが作成されるごとに、異なる取引名がHubSpotへ動的に反映できます。
なお、取得した値を活用せず手入力すると、毎回同じ取引名で作成されてしまうため注意が必要です。
「ステージ」には、HubSpotで確認したIDを入力します。
今回は必須項目のみ入力しましたが、必要に応じて他の項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
成功すると、HubSpotに指定した内容が反映されているはずです。
下記のようにデータが反映していればOKです！
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう！
ConfluenceとHubSpotの連携に留まらず、さまざまなアプリと連携させることで日々の業務効率化はもっと進められますよ。
以下の自動化例を参考に、ご自身の業務に合う組み合わせをお試しください！
フォームの回答を基にしたページの生成やフォルダの作成、他のサービスで作成されたコンテンツの解析をコメントとして追加するといった作業を自動化できます。社内の情報共有の加速や、データ集約の手間の削減に役立つでしょう。
また、データベースやフォームサービスとの連携により多様なデータ管理も実現できます。
顧客や取引情報の登録をチャットツールに通知、データベースに記録するといったシンプルなフローの他、案件発生時のドキュメント管理やチームワーク強化に便利な連携例も揃っています。
これらの自動化によって、情報伝達の抜け漏れ防止や作業効率の向上が期待できるでしょう。
本記事では、ConfluenceとHubSpotを連携し、情報共有のプロセスを自動化する方法について解説しました。
この連携を実現することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたConfluenceからHubSpotへの情報転記作業が不要になり、入力ミスや反映漏れといったヒューマンエラーをなくすことができます。</span>担当者は最新の正しい情報に基づいて業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できるようになるでしょう！
今回ご紹介したような、業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：逆にHubSpotの情報をConfluenceに連携できますか？
A：はい、可能です。
新規作成で始めから作成することもできますし、下記のテンプレートを利用することもできます。
Q：HubSpotで取引以外の情報も操作できますか？
A：はい、可能です。
例えば、「コンタクトの作成」や「会社の作成」といったアクションへ変更可能です。
Yoomでは、さまざまなHubSpotのテンプレートを活用できます。下記のリンクから、運用したい内容に合ったテンプレートを見つけてみましょう。
Q：連携がエラーになった場合、どのように検知・対処できますか？
A：アプリ連携時の失敗はYoomの画面で失敗したことが表示されます。
連携が失敗した原因として、ログイン情報の入力ミスなどが考えられるので、画面左側の「マイアプリ」からマイアプリ連携を再度お試しください。
また、フローボットでエラーが発生した場合はYoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
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