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「Gmailで受け取った重要なメールを、Codaにまとめて管理したい！」
「問い合わせメールの内容をCodaのデータベースに手作業で転記しているけど、件数が多くて時間がかかるし、ミスも発生しがち…」
このように、GmailとCoda間での手作業による情報連携に、非効率さや限界を感じてはいませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Gmailで受信した特定のメール情報をAIが自動で要約・翻訳し、Codaのテーブルに新しい行として追加してくれる仕組み</span>があれば、どうでしょうか。
こうした日々の煩わしい繰り返し作業から解放され、情報共有のスピードと質を向上させながら、より重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、面倒な手作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GmailとCodaを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GmailとCodaのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていた情報の転記作業を自動化できます。例えば、Gmailで受信したメールの内容をAIが自動で要約したり、翻訳したりしてCodaのテーブルに記録することが可能になり、情報整理や共有の手間を削減できます。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
日々大量に届くメール、特に長文のレポートやお客様からの問い合わせの中から重要なポイントを抽出し、Codaにまとめる作業は手間がかかります。
この連携を使えば、Gmailでメールを受信するたびにAIが内容を自動で要約し、Codaのテーブルに新しい行として追加するため、<span class="mark-yellow">メールの全文を読まなくても要点を素早く把握でき、情報整理にかかる時間を短縮</span>できます。
この自動化は、AIによる要約処理をフローに組み込むことで、手動でのまとめ作業をなくし、効率的な情報蓄積に繋がります。
海外のクライアントやパートナーとのやり取りで、外国語のメールを扱う際に翻訳ツールを使って内容を確認し、Codaに記録する作業はあまり効率的ではありません。
このテンプレートを活用すれば、Gmailで受信したメールをAIが自動で日本語（または指定の言語）に翻訳し、その結果をCodaのテーブルに記録するため、<span class="mark-yellow">言語の壁を感じることなく、スムーズな情報共有と対応が可能に</span>なります。
手動での翻訳作業が不要になるため、グローバルなコミュニケーションを円滑に進めることができます。
それでは、さっそく実際にGmailとCodaを連携したフローを作成してみましょう！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
では、Gmailをマイアプリ登録していきましょう！
Gmailで検索してアイコンをクリックします。
1.以下の画面が表示されます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
2.連携するアカウントを選んでください。
アカウントをクリックすると、追加アクセスを求められる場合があります。内容を確認し、問題がなければ設定を完了してください。
なお、今回の自動化では、Gmailのラベルを使うことになります。
まだ作っていない場合は、先にラベルを作成しておくとスムーズに進められます。
Gmailでのラベルの作成の設定方法については、こちらの記事も参考にしてみてくださいね。
続いて、Codaも同じく検索します。
1.以下の画面が表示されます。
アカウント名には任意のものを入力してください。
2.APIトークンはこちらから取得できます。
API settings→Generate API tokenからAPIトークンの生成が可能です。
なお、今回は事前に以下のようなデータベースを作成しています。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にGmailとCodaのアイコンが表示されているか確認してください。
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
まず、一番上の「特定のラベルのメールを受信したら」のアイコンをクリックします。
Gmailと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
トリガーアクションには「特定のラベルのメールを受信したら」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
各項目を設定していきます。
設定が終わったら、Gmailにメールを送信しましょう。
今回は以下のようにラベル付きメールを受信しました。
メールを送る際には、先ほど設定したラベル条件に一致するようにしてください。
設定が終わったら、Yoomに戻ってテストをクリックしましょう。
テストが成功すると、「テスト成功」という画面が表示され、Gmailから取得した情報をYoomで引用できるようになります。詳しくはこちらを参照してみてくださいね。
最後に「保存する」をクリックすれば完了です。
次に、「要約する」のアイコンをクリックします。
タイトルとアクションを設定します。
今回はどちらもデフォルトのままにしています。
なお、デフォルトのアクションでは2タスクが使われます。
詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してください。
各項目を設定していきます。
※「必須」と書かれた項目は、漏れのないように入力してくださいね。
その他の項目は任意ですが、必要なら注釈を見ながら入力してみてください。
設定が終わったらテストしましょう。
テストが成功したら保存しましょう。
最後に、「テーブルに行を追加」のアイコンをクリックします。
アクションに「テーブルに行を追加」を選んだら、次へ進みます。
各項目を設定していきます。
続いて、レコード情報を設定していきます。
今回は、Codaのデータベースにメールアドレスと要約の内容を入れておきたいので、新しくレコードの情報を追加しています。
追加するには「レコード情報を追加」をクリックすると、簡単に追加できます。
設定が終わったらテストをして、問題がなければ保存しましょう。
テスト後は、きちんとCodaの画面でデータが登録されているか確認しておくと安心です。
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、Gmailで受信したメール内容を要約しCodaのテーブルに行を追加する方法でした！
今回はGmailからCodaへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にCodaからGmailへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。これにより、Coda上での変更をトリガーとして、関係者に自動で通知を送るといった運用が可能になります。
Codaをタスク管理やデータベースとして活用しているチームで、新しいタスクや情報が追加されたことを関係者に都度連絡するのは手間がかかりませんか。
この連携を設定すれば、Codaのテーブルに新しい行が追加されると、その内容を記載したメールが指定の宛先に自動で送信されるため、<span class="mark-yellow">情報共有の漏れや遅れを防ぎ、チーム全体でスムーズなアクションを起こす</span>ことができます。
Codaで管理しているプロジェクトの進捗ステータスや担当者が変更された際に、その更新情報を手動で共有するのは面倒であり、伝達ミスも起こりやすいですよね。
この自動化フローを利用すれば、Codaのテーブルの行が更新されたことをトリガーに、関係者へ自動でGmailを送ることができるので、<span class="mark-yellow">最新の情報をチーム全体で共有しやすく、認識のズレがないプロジェクト推進</span>に繋がります。
GmailやCodaのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてください！
他のアプリと連携することで、管理するリストへ一斉にGmailを送信することができます。
これにより、顧客ごとにメールを作成して送信する手間を省けるため、業務の効率化を図りたいときにおすすめです。
他のアプリでのアクションをきっかけにCodaに行を追加することができます。
簡単な設定で手作業による転記を省けるため、担当者の作業負担を軽減したいときは、以下のテンプレートを試してみてください！
GmailとCodaの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメール内容の転記や、Codaの更新情報の通知といった繰り返し作業の手間を削減し、入力ミスや伝達漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は単純作業から解放され、情報の正確性と共有スピードの向上に繋がるため、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：ラベル以外の条件でメールを絞り込めますか？
A：はい、可能です！
「分岐」を活用することで、件名や本文に含まれるキーワードや添付ファイルの有無などを条件に設定してメールを絞り込むことができます。
詳しくは以下のリンク先をご覧ください。
「分岐」の設定方法
Q：この連携フローの実行に料金はかかりますか？
A：CodaとGmailは、いずれもフリープランで連携可能なアプリのため、利用料金をかけずにご利用いただけます。
ただし、フリープランでは毎月100タスクまでのご利用となっています。
今回紹介した連携だと、要約に最低2タスク使うため、全体で3タスク必要になり、毎月33回までフローボットを起動できます。
Codaにそれより多くのデータを反映したい場合は、有料プランをおすすめします。
詳しくは以下のリンク先を参考にしてみてください。
「タスク実行数」のカウント方法について
Q：連携が途中で失敗した場合、どうなりますか？
A：Yoomの画面でアプリの連携が失敗したことが表示されます。
まずは下記の記事を参考に、もう一度マイアプリの連携をお試しください。
エラー時の対応方法について
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