Gmailで受信したメール内容を要約しCodaのテーブルに行を追加する

■概要

Gmailで受信する重要なメールの内容を、都度Codaに手作業で転記・整理する作業は手間がかかるだけでなく、情報の見落としや入力ミスにつながることもあります。このワークフローは、GmailとCodaの連携を自動化するものであり、特定のメールを受信した際にAIが内容を要約し、Codaのテーブルへ自動で情報を追加するため、日々の情報収集やタスク管理のプロセスを効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した問い合わせや報告などをCodaで管理しており、転記作業を自動化したい方
• 大量のメールから必要な情報だけを抽出し、効率的にCodaでデータベース化したいと考えている方
• GmailとCodaを活用した情報整理フローを構築し、チームの生産性を高めたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• 特定のGmailメッセージの受信をトリガーに、AIによる要約からCodaへの追加までを自動化し、手作業での転記にかかる時間を短縮します
• 手動でのコピー＆ペースト作業をなくすことで、情報の転記ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとCodaをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の対象としたいメールの条件を指定します
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「要約する」アクションでトリガーで受信したメールの本文を要約するよう設定します
4. 最後に、オペレーションでCodaの「テーブルに行を追加」アクションを設定し、要約した内容などを指定のテーブルに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「要約する」アクションでは、要約対象とするテキストをメール本文全体にするか、件名や本文の一部にするかなどを任意でカスタムできます
• Codaの「テーブルに行を追加」アクションでは、データ追加先のドキュメントIDやテーブルIDを任意で設定してください
• Codaのテーブルに追加する各項目には、固定のテキストを入力したり、トリガーで取得したメール情報やAIの要約結果などを変数として埋め込むことが可能です

■注意事項

• Coda、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。